Ako spolupracovať v reálnom čase na dokumente programu Word

Práca s inými ľuďmi na dokumente programu Word môže byť skutočnou výzvou. Dokonca aj skúsení používatelia služieb Microsoft 365 môžu považovať za náročné upravovať a kontrolovať zdieľané dokumenty.

Môžete však jednoducho spolupracovať na dokumente programu Word v reálnom čase a zároveň sledovať všetky zmeny a schváliť ich alebo zamietnuť. Pozrieme sa na potrebné nástroje a na to, ako ich môžete využiť na čo najefektívnejšiu spoluprácu.

Čo potrebujete na spoluprácu na dokumente programu Word?

Ak chcete spolupracovať na dokumente programu Word v reálnom čase, musíte si ho uložiť na svoje konto OneDrive. Ak to chcete urobiť, otvorte dokument a prejdite na Súbor > Uložiť ako, a uložte ho vo OneDrive.

Okrem toho odporúčame používať novšiu verziu Microsoft 365 a mať aktívne predplatné. Podľa Microsoft, stále môžete upravovať dokument súčasne s inými ľuďmi, ale nebudete mať k dispozícii funkciu spolupráce v reálnom čase.

Ak chcete vidieť zmeny iných ľudí, musíte dokument pravidelne obnovovať. Ak vaše predplatné vypršalo, existuje niekoľko spôsobov získajte zľavu na nové predplatné Microsoft 365.

Ako zdieľať dokument programu Word

Teraz, keď už viete, čo potrebujete na prácu s inými ľuďmi na rovnakom dokumente programu Word, poďme sa pozrieť na to, ako ho môžete zdieľať. Prvou možnosťou je zdieľať ho z Wordu. Otvor Súbor menu a vyberte zdieľam.

Všimnete si, že existujú dve rôzne možnosti:

• Zdieľať e-mailom. Musíte zadať e-mailové adresy ľudí, s ktorými chcete dokument zdieľať.
• Zdieľať s odkazom. Takto sa k dokumentu dostane každý, kto má odkaz. Ak musíte dokument zdieľať s mnohými ľuďmi, táto možnosť môže byť efektívnejšia. Ak však pracujete na niečom dôvernom, môže byť lepšie manuálne pridať každého prispievateľa.

Bez ohľadu na to, ktorú metódu používate, nájdite si čas a nastavte správne povolenia. Kliknite na Upraviť a vyberte, či ľudia, s ktorými zdieľate dokument, ho môžu iba zobraziť alebo upraviť.

Potom kliknite na Nastavenia zdieľania možnosť. Tam môžete nastaviť dátum vypršania platnosti dokumentu a dokonca nastaviť heslo, aby boli informácie v bezpečí. Keď budete s nastaveniami zdieľania spokojní, kliknite Použiť.

Prípadne môžete zdieľať dokument programu Word prostredníctvom OneDrive kliknutím pravým tlačidlom myši na súbor a výberom OneDrive > Zdieľať. Potom budete musieť nastaviť nastavenia zdieľania, ako je uvedené vyššie.

Ako sledovať a kontrolovať zmeny v programe Microsoft Word

V závislosti od nastaveného povolenia môžu ľudia, s ktorými ste dokument zdieľali, dokument upravovať. Ak chcete sledovať zmeny vykonané každým, mali by ste zapnúť funkciu Sledovanie zmien vlastnosť.

Ak to chcete urobiť, otvorte Preskúmanie a prejdite na stránku Sledovanie Ponuka. Tam otvorte Sledovanie zmien menu a vyberte Pre každého. Keď je funkcia povolená, Word podčiarkne pridaný text, zatiaľ čo odstránený text bude označený prečiarknutím.

Teraz, ak chcete zabrániť niekomu inému v náhodnom vypnutí tejto funkcie, kliknite na Sledovanie zámku možnosť a nastavte si heslo. Týmto spôsobom sa môžete uistiť, že vám nebudú chýbať žiadne zmeny vykonané v dokumente.

Vyberte položku Ako sa mení zobrazenie aplikácie Microsoft Word

Pre väčšiu efektivitu vám Word umožňuje vybrať, ako má zobraziť zmeny vykonané v dokumente. V Preskúmanie otvorte rozbaľovaciu ponuku vedľa položky Zobraziť na kontrolu ikonu. Tam vyberte jednu z nasledujúcich možností:

• Originál. Zobrazí pôvodný dokument. Neodstráni však žiadne komentáre ani zmeny vykonané inými osobami.
• Žiadne značky. Odstráni označenie a zobrazí dokument so zmenami, ktoré ste už schválili.
• Všetky značky. Zobrazuje všetky zmeny pomocou inej farby pre každého spolupracovníka.
• Jednoduché značkovanie. Označuje zmeny červenou čiarou.

Ako prijať alebo odmietnuť zmeny v programe Microsoft Word

Ak chcete prijať alebo odmietnuť zmeny, kliknite pravým tlačidlom myši na sledovanú zmenu a vyberte jednu z nich Prijmite vloženie alebo Odmietnuť vloženiev závislosti od toho, či niekto pridal alebo odstránil text. Ak niekto iný odstránil časť dokumentu, zobrazí sa vám Prijať vymazanie a Odmietnuť vymazanie možnosti.

Aj keď je tento proces jednoduchý, môžu vám uniknúť niektoré zmeny, ak na rovnakom dokumente pracuje veľa prispievateľov. Ak sa chcete uistiť, že vám nič nechýba, použite Zmeny časti namiesto manuálneho prechádzania dokumentu. Tam použite Predchádzajúce a Ďalšie tlačidlá na navigáciu medzi zmenami.

Existuje viac spôsobov, ako spravovať sledované zmeny. Môžete napríklad kliknúť Prijať > Prijať a prejsť na ďalšiu. Ak ste už o úpravách diskutovali so svojimi spolupracovníkmi, môžete použiť Prijmite všetky zmeny možnosť.

Podobne môžete zmeny odmietnuť kliknutím na Odmietnuť tlačidlo alebo Odmietnuť > Odmietnuť a prejsť na ďalšiu. Ak chcete odstrániť všetky zmeny, prejdite na kartu Kontrola a kliknite na šípku nižšie Odmietnuťa vyberte Odmietnuť všetky zmeny. To môže byť naozaj užitočné, ak niekto importoval veľký objem údajov do Wordu bez predchádzajúcej konzultácie s vami.

Pomocou tably kontroly môžete sledovať zmeny v programe Microsoft Word

Ďalším efektívnym spôsobom, ako sledovať akékoľvek úpravy, je použitie kontrolnej tably. Tento nástroj vám zobrazí počet viditeľných sledovaných zmien a komentárov vo vašom dokumente.

Ak chcete získať prístup, prejdite na adresu Recenzia > Sledovanie a kliknite na Panel recenzií. Potom vyberte jednu z Kontrola vertikálnej tably alebo Kontrola horizontálneho panela možnosti.

Ako sledovať zmeny vykonané konkrétnymi ľuďmi v programe Microsoft Word

Môže byť efektívnejšie zoradiť zmeny podľa autora. Ak to chcete urobiť v programe Microsoft Word, prejdite na Recenzia > Sledovanie a predĺžiť Zobraziť značky Ponuka. Tam vyberte Konkrétni ľudia a zrušte začiarknutie všetkých políčok okrem tých, ktoré zodpovedajú autorom, ktorých zmeny chcete skontrolovať.

Ako zastaviť zdieľanie dokumentu alebo zmeniť povolenia v programe Microsoft Word

Ak chcete zastaviť zdieľanie dokumentu s konkrétnymi prispievateľmi, otvorte dokument a prejdite na stránku zdieľam Ponuka. Tam vyberte Spravovať prístup.

Ak chcete odstrániť prístup k niektorému z prispievateľov, vyberte jeho používateľské meno. Potom kliknite Priamy prístup a otvorte rozbaľovaciu ponuku. Vyberte Odstrániť prístup a potvrďte akciu. Prípadne použite rovnakú ponuku na zmenu spôsobu prístupu k zdieľanému dokumentu.

Spolupracujte jednoducho v programe Microsoft Word

Používanie nástrojov na spoluprácu v programe Microsoft Word vám môže ušetriť veľa času, pretože členom tímu nemusíte posielať e-mail o žiadnych zmenách vykonaných v dokumente. Okrem schopnosti spolupracovať má Microsoft Word množstvo funkcií a nástrojov, takže na dokončenie svojich projektov nepotrebujete ďalší textový procesor. Môžete napríklad previesť tabuľky na grafy alebo prekladať jazyky na cestách.