Základy používania polí v Airtable

Spomedzi mnohých nástrojov produktivity si Airtable neustále získava na popularite, a to z dobrého dôvodu.

Jedinečná kombinácia funkcií tabuľky, hustoty informácií databázy a pod vďaka rozmanitosti jeho viacerých pohľadov je pre mnohých atraktívny ako neoddeliteľná súčasť ich produktivity arzenálu.

Takže, kde začať, keď ste práve založili svoju prvú základňu? Nájdite si čas na preskúmanie rôznych možností a zistite, ako môžu najlepšie vyhovieť vašim potrebám.

Čo sú polia v airtable?

Či chcete použite Airtable na správu projektov, organizovať údaje alebo sledovať úlohy, budete sa musieť zoznámiť s poľami Airtable, aby ste z Airtable vyťažili maximum.

Polia sú základným kameňom správy údajov v Airtable a slúžia ako kontajnery pre informácie, vzorce a formátovanie. Každé pole zaberá svoj vlastný stĺpec v predvolenom zobrazení mriežky vašej novej základne. Polia platia rovnakým spôsobom pre každý záznam v tabuľke. Nie je možné určiť rôzne štýly formátovania pre jednotlivé bunky, čo sa môže zdať obmedzujúce pre používateľov čistých tabuliek.

Môžete však mať viacero zobrazení mriežky a tabuliek v ľubovoľnej základni, v prípade potreby skryť polia a dokonca prepojiť informácie medzi tabuľkami. Kompromisy sa môžu spočiatku zdať obmedzujúce, ale to sa môže zmeniť, keď sa zoznámite s Airtable.

Úloha primárneho poľa v airtable

Keď začnete svoju novú základňu, všimnete si, že niektoré polia sú už vo vašej prvej tabuľke. Pole najvzdialenejšie vľavo je špeciálne zvýraznené a uzamknuté na ľavej strane. Toto je primárne pole a má dôležitú úlohu ako jedinečný identifikátor pre váš záznam – takmer ako nadpis, pod ktorým sú všetky vaše ostatné informácie.

Primárne pole sa používa ako názov záznamu Airtable pohľady a na mnohých iných miestach, ako napríklad názov každej karty v zobrazení Kanban alebo referenčný názov v prepojených záznamoch. Primárne pole je štandardne jednoriadkové textové pole. Napriek tomu podľa Podporná dokumentácia Airtable, môžete v prípade potreby zmeniť primárne pole na niekoľko iných typov polí.

Ako pridať nové pole do Airtable

Existujú dva spôsoby, ako pridať pole do Airtable; prvá metóda je cez zobrazenie mriežky Airtable. Vedľa hlavičiek vašich existujúcich polí uvidíte hlavičku so znamienkom plus. Kliknutím na toto znamienko plus sa otvorí ponuka, ktorá zobrazuje všetky dostupné polia. Vyberte typ poľa, podľa ďalších pokynov nastavte pole a kliknite Vytvorte pole.

Druhý spôsob, ako pridať pole, je v rámci akéhokoľvek jednotlivého záznamu vo vašej databáze, ktorý je dostupný vo väčšine zobrazení kliknutím na záznam. V dolnej časti záznamu kliknite na Pridajte do tejto tabuľky nové pole.

Zobrazí sa kontextové okno, ktoré vám umožní pridať do záznamu nové jednoriadkové textové pole. Zadajte názov poľa a v prípade potreby zmeňte typ poľa pomocou rozbaľovacej ponuky. Podľa ďalších zobrazených pokynov nastavte svoje pole a kliknite Uložiť.

Pamätajte, že pridanie nového poľa ho pridá do každého záznamu vo vašej tabuľke, takže pri ďalšom vstupe do zobrazenia mriežky tabuľky pravdepodobne nájdete stĺpec plný prázdnych miest.

1. Polia na zadávanie textu

V Airtable je viacero textových formátov so zodpovedajúcimi typmi polí. Predvolené jednoriadkové textové pole je najzákladnejšie pole a je vhodné pre stručné deskriptory. Ak potrebujete písať viac, zvážte pole Dlhý text, ktoré po prepnutí umožňuje zadať až 100 000 textových znakov, zalomenie riadkov a formátovanie RTF.

Pole Dátum umožňuje manuálne alebo kalendárové zadávanie dátumu a času. Okrem toho existuje mnoho ďalších špecializovaných oblastí, ako je telefónne číslo, e-mail, adresa URL, číslo, mena, trvanie a percento. Každé pole je navrhnuté tak, aby ukladalo a formátovalo príslušné typy údajov.

2. Polia založené na výbere

Airtable ponúka viacero polí na základe výberu rôznych možností. Sú to užitočné spôsoby, ako kategorizovať svoje záznamy, sledovať úlohy alebo sledovať proces.

Pole Checkbox jednoducho pridá do vašich záznamov začiarkavacie políčko, na ktoré sa dá kliknúť. Pole Hodnotenie pridáva vizuálny hodnotiaci systém od jedného do desiatich bodov, ktorý je štandardne nastavený na päť hviezdičiek. Polia Single select a Multiple select umožňujú rozbaľovacie ponuky na kategorizáciu, pričom druhá možnosť umožňuje viacero výberov pre jeden záznam.

3. Vyhľadávacie a počítacie polia

Polia Lookup a Count predstavujú najvýraznejšiu funkcionalitu Airtable: jej výkonnú schopnosť spájať sa a interagovať s rôznymi súbormi údajov prostredníctvom modelu relačnej databázy.

Pole Prepojiť so záznamom spája záznamy naprieč tabuľkami a vytvára bohaté vrstvy súvisiacich informácií. Na základe toho vám pole Súhrn umožňuje vytvárať výpočty a súhrny založené na poliach v prepojených záznamoch.

Pole Počet vám umožňuje spočítať počet záznamov pripojených k poľu Odkaz na záznam. Vyhľadávacie pole získava údaje z prepojených záznamov, čím uľahčuje zdieľanie informácií medzi tabuľkami bez redundancie.

Airtable obsahuje sadu polí, ktoré ukladajú metadáta o vašich záznamoch. Tieto polia sú neoceniteľné, keď spracovávate často sa meniace veľké dáta.

Polia Čas vytvorenia a Čas poslednej úpravy sledujú, kedy boli záznamy vytvorené alebo naposledy upravené. Vytvoril a naposledy upravil identifikujte príslušných používateľov zodpovedných za tieto akcie. Môžete si vybrať špecifické podmienky, za ktorých sa toto pole v prípade potreby aktualizuje.

Pole Automatické číslovanie priraďuje záznamom poradové číslo, čím ponúka jednotný systém číslovania v celej tabuľke. Aj keď samotný Airtable čísluje vaše záznamy na úplne ľavom okraji zobrazenia mriežky, toto číslovanie počíta iba počet viditeľných záznamov.

5. Iné vzdušné polia

Okrem vyššie uvedených polí ponúka Airtable aj niektoré charakteristické polia, ktoré fungujú vo vlastnej lige. Pole Vzorec prináša do vašej základne jednu z najužitočnejších funkcií tabuľkového procesora. Toto pole vám umožňuje vykonávať výpočty, vytvárať zložené údaje a vytvárať funkcie založené na logike.

Ak ste zvyknutí na nástroje ako Microsoft Excel, už viete, ako funguje pole Vzorec, ale možno si budete chcieť prečítať ako používať vzorce v Airtable aby ste sa uistili, že z možností tohto poľa vyťažíte maximum.

Pole Používateľ vám umožňuje pridať do záznamu niekoho iného, ​​kto používa Airtable, výberom jeho mena z rozbaľovacieho zoznamu alebo jeho pozvaním do základne prostredníctvom e-mailu. Niektoré funkcie tohto poľa môžu vyžadovať jeden z platených plánov Airtable.

Pole Čiarový kód ukladá čiarové kódy a QR kódy naskenované prostredníctvom mobilných aplikácií Airtable. Nakoniec, pole Tlačidlo vám umožňuje pridať do záznamov prispôsobiteľné tlačidlá, ktoré môžu zobraziť ukážku webových stránok, spustiť skripty, načítať vlastné rozšírenia Airtable a ďalšie.

Organizujte, komentujte a buďte produktívnejší s poľami v Airtable

Polia vám pomôžu vyťažiť maximum z údajov vo vašej základni Airtable a sú bránou k uvoľneniu plného potenciálu Airtable pre váš pracovný tok. Či už ukladáte informácie, získavate nové poznatky alebo vytvárate pracovné postupy na mieru, Airtable je všestranný nástroj, ktorý vám pomôže pracovať inteligentnejšie.

Ak narazíte na typ poľa, ktorý ste doteraz nepoužívali, neváhajte experimentovať a zistite, či môže pozdvihnúť vaše procesy.