Ako automatizovať prácu spoločnosti Microsoft s IFTTT

Microsoft To Do je praktický nástroj na správu osobných úloh. Skúsili ste to však automatizovať, aby ste ešte viac zvýšili svoju produktivitu? IFTTT – „If This Then That“ je nástroj bez kódu na automatizáciu úloh. Pomocou IFTTT môžete automatizovať vytváranie, dokončenie alebo krížové plánovanie v Microsoft To Do.

Ste pripravení zastaviť každodenné ručné oplachovanie a zopakovať to na Microsoft To Do? Tu je návod, ako na to.

Automatizácia e-mailových upozornení na nové úlohy spoločnosti Microsoft

Applet IFTTT použijete na automatizáciu e-mailových upozornení na určené e-mailové adresy vždy, keď sa v Microsoft To Do vytvorí úloha. Tento aplet bude používať reťaz dvoch akcií:

• Počiatočná akcia vytvorí novú úlohu vždy, keď pridáte udalosť do Kalendára Google.
• Druhá akcia odošle e-mail s upozornením na vytvorenie úlohy určeným príjemcom.

Na pridanie viac ako jednej akcie do apletu budete potrebovať aspoň predplatné IFTTT Pro vo výške 2,5 $ mesačne.

Teraz poďme na kreatívny spôsob produktívne používajte Microsoft To Do. Ak chcete začať, prihláste sa do svojho účtu IFTTT alebo si vytvorte účet na web IFTTT ak ste tak ešte neurobili. Môžete to urobiť aj prostredníctvom mobilnej aplikácie pre Android alebo iOS. Kroky sú naprieč platformami podobné.

Potom postupujte podľa týchto krokov:

1. Na hlavnom paneli IFTTT kliknite na Vytvorte vpravo hore.
2. Kliknite Pridať napravo od Ak toto banner.
3. Do vyhľadávacieho panela napíšte „Kalendár Google“ a kliknite na Kalendár Google po zobrazení bannera.
4. Zo zoznamu spúšťačov vyberte Pridaná nová udalosť.
5. Ak sa zobrazí výzva, kliknite Pripojte sa a podľa pokynov na obrazovke prepojte svoj účet IFTTT s účtom Google.
6. Ďalej kliknite Vytvorte spúšťač.
7. Kliknite na Potom To banner. Ďalej do vyhľadávacieho panela napíšte „To Do“. Vyberte Microsoft To Do keď to vidíš.
8. Kliknite Vytvorte úlohu v zozname úloh. IFTTT predvolene pridá váš účet Microsoft To Do.
9. Môžete kliknúť Pridať nový účet na prepnutie účtov Microsoft.
10. Z Ktorý zoznam úloh? vyberte zoznam úloh, ktorý dostane spúšťač kalendára
11. The Telo úlohy pole obsahuje zložky zahrnuté vo vytvorenej úlohe; toto je popis úlohy. Ingrediencie sú zvýraznené sivou farbou. Môžete to ponechať ako predvolené alebo odstrániť to, čo nechcete zahrnúť do podrobností o úlohe.
12. Kliknite Vytvorte akciu.
13. Ďalej kliknite na ikonu krížika (+) pod Potom banner.
14. Typ Gmail vo vyhľadávacom paneli. Kliknite Gmail z výsledku.
15. Vyberte Poslať email.
16. Zadajte e-mailové adresy ľudí, ktorých chcete upozorniť Adresovať lúka. Ak označujete viac ako jednu e-mailovú adresu, oddeľte každú z nich čiarkou. Ak chcete označiť viac ľudí, zadajte ich e-mailové adresy do CC adresu a BCC polia adresy podľa potreby. Tieto slúžia účel CC a BCC v bežných e-mailoch.
17. Ostatné polia nechajte tak, ako sú. Potom prejdite nadol a kliknite Vytvorteakcie.
18. Kliknite Ďalej.
19. Nakoniec kliknite Skončiť aktivovať svoj aplet.

Vytvorený aplet je teraz spustený na vašom účte IFTTT. Vždy, keď pridáte udalosť Kalendára Google, zapíše túto úlohu do vášho zoznamu úloh Microsoft a pošle e-mailom uvedeným adresám podrobnosti o úlohe. Toto je skvelé Tip Kalendára Google na zvýšenie produktivity.

Ako používať IFTTT na replikáciu úloh v Microsoft To Do

Úlohy môžete naplánovať z inej aplikácie na správu úloh, ako je Asana, Trello alebo Clickup na Microsoft To Do.

Applet nižšie vytvorí novú úlohu v Microsoft To Do vždy, keď vám bude z vašej organizácie v Asane pridelená nová úloha:

1. Ísť do Vytvorte vpravo hore a kliknite na Ak toto banner.
2. Do vyhľadávacieho poľa napíšte „Asana“ a kliknite Asana.
3. Kliknite Nová úloha, ktorá vám bola pridelená v projekte. Kliknite Pripojte sa ak sa zobrazí výzva, a podľa pokynov na obrazovke prepojte IFTTT s Asanou.
4. Vyberte svoj účet Asana a pracovný priestor organizácie. Zadajte projekt, ktorý chcete sledovať, vložením jeho adresy URL do Názov projektu alebo adresa URL box.
5. Kliknite Vytvorte spúšťač.
6. Kliknite na Potom To banner.
7. Do vyhľadávacieho poľa napíšte „Microsoft“ a vyberte Microsoft To Do keď sa objaví.
8. Kliknite Vytvorte úlohu v zozname úloh.
9. Vyberte cieľový zoznam úloh Microsoft to Do zo zoznamu Ktorý zoznam úloh? rozbaľovacia ponuka.
10. Prejdite nadol a kliknite Vytvorte akciu.
11. Kliknite Ďalej.
12. Nakoniec kliknite Skončiť na nasadenie vášho apletu.

Po nasadení váš aplet podľa toho vykoná pracovný postup Asana-Microsoft To Do. To môže byť užitočné Asana hack na zvýšenie vašej produktivity.

Ako automatizovať dokončenie úloh pomocou IFTTT

Pomocou iného apletu IFTTT môžete ľuďom automaticky posielať e-maily, keď dokončíte úlohu z úloh pridaných do Microsoft To Do.

Musíte len zabezpečiť, aby ste v tomto novom aplete sledovali rovnaký zoznam úloh ako vyššie. Tu je návod, ako na to:

1. Na hlavnom paneli IFTTT kliknite na Vytvorte a kliknite na Ak toto banner.
2. Potom do vyhľadávacieho panela napíšte „To Do“ a vyberte Microsoft To Do keď to vidíš.
3. Na nasledujúcej stránke kliknite na Úloha v zozname dokončená spúšťač.
4. Uistite sa, že ste nastavili Ktorý zoznam úloh? rozbaľovacej ponuky na zoznam úloh používaný pri automatizácii vytvárania úloh v predchádzajúcich častiach. Ak napríklad automatizujete vytváranie novej úlohy na vzorovej úlohe, vyberte rovnakú úlohu ako spúšťač.
5. Kliknite na Potom To banner a do vyhľadávacieho panela napíšte „Gmail“. Vyberte Gmail pri videni.
6. Kliknite Poslať email. Potom zodpovedajúcim spôsobom vyplňte polia pre e-mailové adresy na nasledujúcej stránke, pričom e-mailové adresy oddeľte čiarkou.

   V závislosti od vášho pracovného postupu to môžu byť aj e-maily, ktoré ste upozornili pri vytváraní úlohy.

7. Ostatné polia nechajte tak, ako sú. Potom kliknite Vytvorte akciu.
8. Kliknite ďalej.
9. Nakoniec kliknite Skončiť aktivovať aplet dokončenia úlohy Microsoft To Do.

Vždy, keď dokončíte zadanú úlohu v Microsoft To Do, váš aplet IFTTT odošle e-mailové upozornenie na uvedené adresy, že ste ju dokončili.

Okrem týchto príkladov, ktoré sme uviedli vyššie, má IFTTT aj verejné aplety Microsoft To Do, ktoré môžete voľne používať. Neváhajte a preskúmajte ich na IFTTTVerejná stránka apletov spoločnosti Microsoft To Do.

Automatizujte Microsoft, aby ste to zvládli bez obmedzení

IFTTT obsahuje viac ako 700 služieb pre automatizáciu. Jediným malým obmedzením je, že niektoré spúšťače nemusia byť podporované alebo ešte nie sú dostupné. Napriek tomuto obmedzeniu môžete jednotky apletu kreatívne prepojiť, aby ste dosiahli svoj cieľ automatizácie.