Ako vytvárať a používať Ganttove diagramy v Notion

Či už pracujete sami alebo ako súčasť väčšieho tímu, Ganttov diagram je vynikajúci spôsob, ako riadiť zložité projekty. Mnoho nástrojov na riadenie projektov ponúka možnosť použiť Ganttov diagram a Notion je jedným z nich.

Vedieť, ako používať Ganttove diagramy v Notion, môže byť skľučujúce, ak ste to nikdy predtým nevedeli. Ale ste na správnom mieste, ak hľadáte návod, pretože to je to, čo vám dnes ukážeme.

Čo je Ganttov diagram?

Predtým, ako sa začneme zaoberať tým, ako používať Ganttov diagram, stojí za to pochopiť, čo to je. Ganttov diagram sú rámce, ktoré môžete použiť na meranie pokroku veľkých projektov. Aj keď ich často uvidíte vo väčších organizáciách, môžete použiť aj Ganttov diagram, ak ste na voľnej nohe alebo študent. Sú tiež vynikajúce pre tímy fungujúce na diaľku.

Ganttov diagram zvyčajne obsahuje náčrt každej úlohy v rámci projektu, ako je prepracovanie webovej stránky alebo spustenie marketingovej kampane. Potom môžete vidieť časový plán očakávaných dátumov dokončenia spolu s percentami priebehu. Ako s mnohými inými

metódy projektového riadenia, môžete delegovať úlohy aj na ostatných.

Ak ste súčasťou vzdialeného tímu, môžete si ich pozrieť špičkové nástroje projektového manažmentu pre spoluprácu na diaľku.

Ako vytvoriť a použiť Ganttov diagram v Notion

Aj keď môžete v Notion vytvoriť Ganttov diagram úplne od začiatku, je oveľa jednoduchšie použiť vopred navrhnutú šablónu – najmä ak ste začiatočník. Notion má bezplatnú šablónu Ganttovho grafu, ktorú si môžete stiahnuť a použiť vo svojom preferovanom pracovnom priestore, a to je to, čo použijeme v tomto návode.

Tu je postup, ako získať šablónu:

1. Choďte na Stránka šablóny Gnatt v aplikácii Notion a vyberte Začnite s touto šablónou.
2. Vyberte pracovný priestor, v ktorom chcete duplikovať šablónu.
3. Počkajte, kým Notion duplikuje šablónu a začnite prispôsobovať, ako chcete.

Teraz, keď máte šablónu, prejdime k prispôsobeniu a používaniu Ganttovho diagramu v aplikácii Notion.

1. Zadávanie názvov projektov

Skôr ako začnete s komplexnejšími aspektmi prispôsobenia, mali by ste začať zadaním názvov projektov. Postup je veľmi jednoduchý:

1. Choďte na Projekt tab.
2. Umiestnite kurzor na projekt, ktorý chcete zmeniť, a vyberte ho OTVORENÉ.
3. Do horného textového poľa zadajte nový názov vášho projektu.

Prípadne môžete kliknúť na názov, ktorý chcete zmeniť, v tabuľke a prispôsobiť si ho podľa potreby. Opakujte oba procesy, kým nezmeníte všetky názvy projektov tak, aby vyhovovali vašim vlastným požiadavkám.

2. Prispôsobenie špecifík každého projektu

Keď zmeníte názov každého projektu vo svojom Notion Ganttovom diagrame, ste pripravení začať prispôsobovať ďalšie špecifiká. Môžete zmeniť každú z nasledujúcich možností:

• Pridávanie podúloh do každého okna.
• Aktualizuje sa váš stav a pokrok.
• Časová os

Aby sme vám uľahčili sledovanie procesu, nižšie ich rozdelíme do rôznych sekcií.

Pridávanie čiastkových úloh do každého okna

Pridávanie čiastkových úloh je možno najlepším miestom, kde začať po zmene názvov projektov. Postup:

1. Otvorte úlohu, ktorú chcete prispôsobiť. Môžete to urobiť tak, že prejdete na stránku Projekt alebo kliknutím na kartu v zobrazení časovej mierky.
2. Môžete si všimnúť prednastavený počet úloh už uvedených v Notion. Kliknutím na každú z nich môžete prispôsobiť názov, správcu úloh a stav. V prípade potreby môžete pridať aj komentáre.
3. Ak chcete pridať nové úlohy od začiatku, kliknite na + tlačidlo. Potom buď vyberte stránku, ktorú chcete prepojiť, alebo vytvorte novú zadaním "vytvoriť" vo vyhľadávacom paneli a klepnutím na „Nové vytvorenie v Úlohách“.
4. Ak chcete odstrániť úlohy, vyberte položku - po umiestnení kurzora myši nad konkrétnu úlohu.

Po pridaní nových úloh si môžete všetko prispôsobiť rovnakým spôsobom ako pri prednastavených verziách.

Aktualizácia stavu vašej úlohy

Ak chcete aktualizovať úlohy v šablóne Notion Gantt, otvorte kartu súvisiacu s vaším projektom alebo podúlohou. Tu nájdete sekciu s názvom Postavenie; rozbaľte rozbaľovaciu ponuku a vyberte aktuálny stav projektu.

Pravdepodobne si všimnete percentuálnu časť v Pokrok tab. Môžete to aktualizovať dokončením čiastkových úloh v rámci projektu.

Ak ste novým používateľom Notion, zvážte vyskúšanie tohto sprievodcu užitočné veci, ktoré môžete robiť v Notion.

Časová os

Ak potrebujete zmeniť časový plán pre každú úlohu, môžete použiť Časová miera oddiele. Keď sa zobrazí kalendár, vyberte si nový dátum začiatku a konca.

Svoj projekt môžete presunúť aj na časovej osi Ganttovho diagramu presunutím požadovanej úlohy (úloh).

3. Zmena zobrazenia

Ak chcete zmeniť zobrazenie v Ganttovom diagrame, máte niekoľko možností. Na pravej strane uvidíte rozbaľovaciu ponuku so zadanou časovou mierkou; to môže byť mesiac, rok, Štvrťrokalebo niečo v tomto zmysle.

Vyberte si preferované časové rozpätie z ponuky. Môžete tiež použiť Dnes kartu preskočte na aktuálny deň.

Ďalšou možnosťou je zmeniť zobrazenie úlohy podľa priority. Ak to chcete urobiť, vyberte Podľa priority na ľavej strane obrazovky. Prípadne vybrať Všetky projekty pre úplný prehľad o všetkom.

Všimnite si, že ak chcete, všetky tieto názvy môžete prispôsobiť. Môžete sa tiež pozrieť na toto rýchly sprievodca k projektom a šablónam úloh spoločnosti Notion ak ešte len začínate.

4. Prezeranie a delegovanie úloh

Ak používate Ganttov diagram pre sólové projekty, túto časť nepotrebujete. Ak ste však svoj Notion Ganttov diagram navrhli tak, aby fungoval ako súčasť väčšieho tímu, je dôležité, aby ste vedeli, ako delegovať úlohy.

1. Prejdite nadol na Úlohy.
2. Klikni na pridelených tab.
3. Zadajte meno osoby, ktorej chcete delegovať úlohu.

Prípadne môžete postupovať podľa týchto pokynov:

1. Otvorte úlohu.
2. Prejdite na podúlohu.
3. Vyberte osobu, ktorej chcete delegovať svoju úlohu pridelených oddiele.

Ak sa neskôr rozhodnete, že Ganttov diagram nie je najoptimálnejším spôsobom riadenia vašich projektov, nemusíte sa obávať. Niekoľko alternatívy projektového manažmentu ku Ganttovým diagramom existujú.

Vytvorte efektívne Ganttove diagramy v Notion

Hoci Ganttov diagram môže na prvý pohľad vyzerať mätúco, je to tiež efektívny spôsob riadenia vašich projektov. Vedieť, ako používať Ganttove diagramy v Notion, je užitočným východiskovým bodom a možno zistíte, že váš tím je vďaka tomu produktívnejší.

Aj keď tieto grafy používate iba pre jednotlivé projekty, môže byť pre vás jednoduchšie sledovať vaše veľké úlohy. Ganttov diagram môžete použiť pre niekoľko typov projektov a sú obzvlášť užitočné pre dlhodobé projekty.