Ako opraviť vzorce programu Excel, ktoré sa nezobrazujú správne

Microsoft Excel je výkonný nástroj na vytváranie tabuliek a analýzu obrovského množstva údajov. Sú však chvíle, kedy môže byť používanie programu komplikované, a keď sa vo vašom hárku niečo pokazí, môže byť ťažké zistiť, kde je problém a ako ho vyriešiť.

Zadali ste správne údaje? Počítali vaše vzorce správne? Posunuli ste niečo, čo ste nemali? Tu je niekoľko problémov, ktoré sa môžu vyskytnúť, keď sa vaše excelové tabuľky nezobrazujú správne, a ako ich opraviť.

1. Nesprávne alebo nesprávne odkazy na vzorce

Pri práci s tabuľkou sa môžete stretnúť so situáciou, keď vaše vzorce nevracajú výsledky výpočtu a vrátia #REF! namiesto toho chyba.

#REF! chyba nastane v jednej z dvoch okolností. Prvým je, keď presuniete alebo odstránite bunku, riadok alebo stĺpec, čo vytvára situáciu, keď odkaz na bunku už neexistuje tak, ako predtým. #REF! chyby spôsobené pohybmi buniek sú veľmi rozšírené, najmä ak sa odkazuje priamo na jednotlivé bunky.

Ak sa chyba objaví hneď po premiestnení alebo zmene bunky, môžete kliknúť Vrátenie späť (alebo stlačte Ctrl + Z) a Znovu (alebo Ctrl + Y), aby ste prešli svoje kroky a zistili, ktorá zmena spôsobila chybu. Ak však problém vo vašom hárku pretrváva dlhšie, pravdepodobne budete musieť upraviť vzorec a opraviť odkazy na bunky v argumentoch vzorca.

Druhým najbežnejším prípadom je #REF! chyba, ktorá sa objaví, keď vyhľadávacia funkcia (napríklad VLOOKUP, XLOOKUP alebo INDEX) požaduje bunky mimo definovaného rozsahu buniek, ktoré sa prehľadávajú. Ak by ste napríklad požiadali svoju funkciu INDEX, aby našla niečo v desiatom stĺpci, ale rozsah vyhľadávania obsahuje iba osem stĺpcov, vráti sa #REF! chyba.

Kľúčom k zabráneniu tejto formy #REF! chybou je uistiť sa, že údaje, ktoré hľadáte, sú v rozsahu, ktorý ste definovali pre funkciu. Môžete to urobiť buď obmedzením hodnoty vyhľadávania alebo rozšírením rozsahu prehľadávanej oblasti tak, aby zahŕňala hodnotu.

2. Nesprávne názvy funkcií alebo rozsahov

Ďalším rozšíreným problémom, s ktorým sa môžete stretnúť pri práci v Exceli, je zadanie vzorca alebo funkcie a následné prijatie #NAME? chyba.

Názov? chyba nastane, keď je niektorá časť syntaxe vzorca zadaná nesprávne, čo bráni Excelu vo výpočte vzorca.

Tento problém je najčastejšie výsledkom nesprávneho zadania názvu funkcie (napríklad zadaním „XLOKUP“ namiesto „XLOOKUP“). Môže sa to však stať aj pri oddeľovačoch syntaxe (ako sú dvojbodky, čiarky a úvodzovky) a pomenovaných rozsahoch.

Toto je pomerne jednoduché prehliadnutie, takže je tiež ľahké tomu zabrániť; oplatí sa ešte raz skontrolovať, či ste vzorec napísali správne, vrátane správneho pravopisu syntaxe a správne umiestnenej interpunkcie.

Ak nájdete #NAME? chyby sú častým problémom, možno by ste mali zvážiť použitie Vložiť funkciu funkcia v Vzorce tab. Tam môžete pre každú funkciu použiť okno Sprievodca vzorcom, ktoré vás prevedie proces definovania argumentov a rozsahov bez toho, aby ste sa museli starať o podrobnosti funkcie syntax.

3. Štýly a formátovanie, ktoré sa neprenesú

Pri práci s tabuľkami Excel je ľahké prehliadnuť spôsob, akým sú vaše údaje štylizované a či sú jednotné. Máte pekne vyzerajúcu tabuľku údajov v jednom hárku, ale keď si použite vzorec poľa alebo niečo podobné, výstup vyzerá inak?

Keď na prenos obsahu jednej bunky do druhej používate vzorec alebo odkaz na bunku, presúvajú sa iba údaje a nie akékoľvek štylistické formátovanie, ktoré ste použili na pôvodné bunky, ako sú písma, farby alebo pozadia. Tieto nastavenia formátovania budete musieť znova použiť na nové bunky, kde sa nachádza výstup.

4. Chyby poľa alebo pretečenia

Niektoré vzorce v programe Excel, najmä vzorce poľa, vyžadujú určité množstvo priestoru, aby správne fungovali. Ak vzorec nemá dostatok miesta na správne fungovanie alebo ak je tento priestor prerušený inými údajmi alebo koncom tabuľky, zobrazí sa #SPILL! dôjde k chybe. Táto chyba naznačuje, že nie je dostatok miesta na to, aby sa vzorec prelial do susedných buniek v tabuľke.

Ak narazíte na #SPILL! Chyba, prvá vec, ktorú by ste mali vyskúšať, je odstrániť všetky viditeľné prekážky, ktoré môžu byť v ceste vzorcu. Ak sa tým problém nevyrieši alebo neexistuje jasne viditeľná príčina chyby, existuje niekoľko ďalších problémov, ktoré môžete rýchlo skontrolovať.

Zlúčené bunky, nesprávna konštrukcia vzorca alebo dokonca vzorec, ktorý vracia príliš veľa hodnôt a prekračuje limity pamäte vášho systému, to všetko môže viesť k chyba #SPILL v Exceli.

5. Preklepy

Nesprávne zobrazenie údajov v Exceli je niekedy výsledkom jedného z najjednoduchších problémov, problému, ktorý sa pravidelne prehliada: zadali ste nesprávne vzorec. Môže to byť frustrujúce prehliadnutie, ale stojí za to skontrolovať, či váš vzorec neobsahuje žiadne preklepy.

Uistite sa, že ste zadali všetky požadované argumenty. Toto je obzvlášť dôležité, keď pracujete s viacerými kritériami, ktoré spolupracujú, napríklad kedy pomocou vyhlásení IFS.

Ak vytvárate zložitý príkaz, ktorý používa viacero funkcií alebo vnorené vzorce, uistite sa, že oddeľovače, ako sú zátvorky, čiarky a úvodzovky boli správne umiestnené a uzavreté, takže vo vzorci nie sú žiadne visiace argumenty alebo prvky hierarchia.

Aby ste sa uistili, že zadávate a používate vzorec správne, môžete si prečítať syntax funkcie v riadku vzorcov, použiť Sprievodcu vzorcom alebo skontrolovať pomocou Príručky pomocníka pre funkcie Excel od spoločnosti Microsoft.

Rýchlo vyriešte problémy s Excelom

Niekedy môžu malé chyby spôsobiť veľa frustrácie, najmä keď sa pokúšate spravovať zložité funkcie, vzorce a výpočty v Exceli. Naučíte sa však jednoduché kroky na riešenie problémov a budete ich mať na pamäti, pomôže vám to lepšie reagovať, keď sa vám hárky pokazia, a dokonca aj predchádzať problémom.

Vedieť robiť rýchle opravy podľa potreby môže znamenať veľký rozdiel v tom, že vám pomôže zostať produktívnou a výkonnou pri vašej práci.