Ako zmenšiť veľkosť tabuľky Excel

Tabuľky programu Excel sa môžu ľahko stať nepraktickými a veľkými, najmä ak obsahujú veľa údajov alebo obrázkov. Aj keď to vo väčšine prípadov nemusí byť problém, môže to sťažiť efektívnu správu, zdieľanie a prácu s tabuľkou.

Našťastie existuje niekoľko vecí, ktoré môžete urobiť na zníženie veľkosti súborov programu Excel bez toho, aby ste obetovali akékoľvek údaje. Tu vám ukážeme, ako na to.

1. Odstrániť nechcené hárky

Príliš veľa nepoužívaných hárkov môže spôsobiť, že váš excelový súbor bude zbytočne veľký. Preto by ste mali začať odstránením tabuliek, ktoré nepotrebujete. Ak to chcete urobiť, otvorte súbor programu Excel, kliknite pravým tlačidlom myši na nechcený hárok a vyberte Odstrániť.

Podobne môžete zvážiť odstránenie nechcených grafov, obrázkov, tabuliek a iných prvkov.

2. Odstráňte nepotrebné formátovanie

Veľkosť súboru programu Excel sa môže zväčšiť aj v dôsledku nadmerného formátovania buniek, pretože každá naformátovaná bunka zaberá v súbore ďalšie miesto. Napríklad, ak si

formátovať okraje buniek, zaberie viac miesta ako nenaformátovaná bunka.

Preto je dobré z hárku programu Excel odstrániť akékoľvek zbytočné formátovanie. Ak to chcete urobiť, použite tieto kroky:

1. Otvorte súbor programu Excel a vyberte bunky, z ktorých chcete odstrániť formátovanie.
2. Kliknite na Domov kartu v hornej časti.
3. V Úprava skupiny, kliknite na jasný tlačidlo a vyberte Vymazať formáty z výsledného menu.

3. Upravte veľkosť obrázka a predvoľby kvality

Obsahuje váš excelový súbor obrázky? Ak áno, zmenšenie veľkosti a kvality obrázka môže pomôcť zmenšiť veľkosť súboru Excel.

Je dôležité poznamenať, že zmenšenie veľkosti obrázka a kvalita môže ovplyvniť ich vzhľad v súbore Excel. Ak s tým súhlasíte, nakonfigurujte program Microsoft Excel na ukladanie obrázkov v nižšom rozlíšení podľa týchto krokov:

1. Otvorte program Microsoft Excel v počítači.
2. Kliknite na Súbor menu v hornej časti.
3. Vyberte možnosti z ľavého panela.
4. V okne Možnosti programu Excel vyberte položku Pokročilé tab.
5. Prejdite nadol na Veľkosť a kvalita obrázka sekciu a zaškrtnite Zahoďte editačné údaje možnosť.
6. Vyčistite Nekomprimujte obrázky v súbore začiarkavacie políčko.
7. Kliknite na rozbaľovaciu ponuku vedľa Predvolené rozlíšenie zvoliť rozlíšenie 150 ppi alebo nižšie.
8. Kliknite OK aby sa zmeny uložili.

4. Komprimujte obrázky v tabuľke Excel

Ak si neželáte znížiť rozlíšenie pre všetky obrázky, Microsoft Excel vám tiež ponúka možnosť komprimovať jednotlivé obrázky v tabuľke. Tu je návod, ako ho môžete použiť na zoštíhlenie súboru Excel.

1. V tabuľke programu Excel vyberte obrázok, ktorý chcete komprimovať.
2. Kliknite na Formát obrázka tab.
3. V Upraviť kliknite na Komprimovať obrázky tlačidlo.
4. Zaškrtnite Použiť iba na tento obrázok ak chcete komprimovať iba vybratý obrázok.
5. Zaškrtnite Odstráňte orezané oblasti obrázkov možnosť.
6. Pod Rozhodnutie vyberte preferované ppi.
7. Kliknite OK.

Ak chcete, môžete zopakovaním vyššie uvedených krokov komprimovať viac obrázkov. Potom by sa celková veľkosť súboru programu Excel mala výrazne znížiť.

5. Zabráňte Excelu v ukladaní vyrovnávacej pamäte pivot

Pivot Cache v Exceli je miesto dočasného uloženia údajov používaných v kontingenčných tabuľkách. Aj keď to môže zlepšiť výkon a umožniť vám efektívnejšie pracovať s kontingenčnými tabuľkami, môže to tiež zväčšiť veľkosť súboru, pretože Excel ukladá tieto údaje do vášho súboru.

Ak vaša excelová tabuľka obsahuje kontingenčnú tabuľku, pomocou nasledujúcich krokov zabránite Excelu uložiť kontingenčnú vyrovnávaciu pamäť so súborom.

1. Otvorte tabuľku Excel.
2. Vyberte ľubovoľnú bunku kontingenčnej tabuľky a kliknite na Analýza kontingenčnej tabuľky kartu v hornej časti.
3. Kliknite na možnosti tlačidlo.
4. V Možnosti kontingenčnej tabuľky okno, kliknite na Údaje tab.
5. Vyčistite Uložte zdrojové údaje so súborom začiarknite políčko a začiarknite Pri otváraní súboru obnovte údaje začiarkavacie políčko.
6. Kliknite OK na potvrdenie.

Po dokončení vyššie uvedených krokov Excel neuloží vyrovnávaciu pamäť pivot vo vašom súbore, čím sa efektívne zníži jej veľkosť.

6. Uložte svoju tabuľku v binárnom (.Xslb) formáte

Microsoft Excel predvolene ukladá vaše súbory vo formáte založenom na XML, čo uľahčuje výmenu údajov s inými aplikáciami a systémami. Ak však potrebujete rýchlo zmenšiť veľkosť súboru, môžete si tabuľku Excel uložiť v binárnom formáte.

Ak chcete uložiť tabuľku programu Excel v binárnom formáte, postupujte takto:

1. Otvorte tabuľku Excel.
2. Kliknite na Súbor a potom Uložiť ako.
3. Vyberte preferované umiestnenie na uloženie súboru.
4. Kliknite na Uložiť ako typ rozbaľovacej ponuky na výber Binárny zošit programu Excel (*.xlsb).
5. Kliknite na Uložiť tlačidlo.

Tým sa súbor Excel uloží v binárnom formáte, ktorý vyžaduje menej úložného priestoru. Ak chcete, aby program Microsoft Excel vždy ukladal vaše súbory v binárnom formáte, môžete zmeniť predvolený formát ukladania v programe Microsoft Excel. Tu je postup:

1. Otvorte Microsoft Excel a prejdite na Súbor > Možnosti.
2. Vyberte Uložiť z ľavého bočného panela.
3. Použite rozbaľovaciu ponuku vedľa Uložte súbory v tomto formáte na výber Binárny zošit programu Excel (*.xslb) možnosť.
4. Kliknite OK na uloženie zmien.

Po dokončení vyššie uvedených krokov Excel uloží všetky súbory v binárnom formáte, pokiaľ nie je uvedené inak.

7. Preveďte tabuľku na súbor ZIP

Ak sa nechcete obťažovať zmenou nastavení programu Excel, môžete tabuľku jednoducho previesť na súbor ZIP. Môžete to urobiť pomocou vstavanej funkcie kompresie súborov systému Windows. Týmto spôsobom budete môcť zmenšiť veľkosť súboru Excel bez jeho otvorenia. Tu je návod, ako na to ísť.

1. Stlačte tlačidlo Win + E otvorte Prieskumník súborov.
2. Prejdite do priečinka, kde je uložený váš súbor.
3. Kliknite pravým tlačidlom myši na súbor programu Excel a vyberte položku Komprimovať do súboru ZIP možnosť z kontextového menu.

Systém Windows uloží komprimovaný súbor na rovnaké miesto ako pôvodný súbor. Môžete tiež použiť a spoľahlivý nástroj na kompresiu súborov tretích strán pre to. Po skomprimovaní môžete svoju tabuľku Excel zdieľať bez toho, aby ste sa museli starať o jej veľkosť.

Jednoducho zmenšite svoje excelové súbory

Veľké súbory programu Excel môžu byť ťažkopádne, pomaly sa načítavajú a je ťažké ich zdieľať prostredníctvom e-mailu. Našťastie nič z toho netreba znášať. Dodržiavanie nižšie uvedených tipov vám pomôže rýchlo zmenšiť veľkosť súboru Excel.