5 spôsobov, ako efektívne viesť stretnutia a zastaviť plytvanie časom

Reklama

Každý nenávidí stretnutia, ale každý vie, že sú nevyhnutné. Ako teda zefektívňujete stretnutia namiesto veľkého množstva času? Tieto webové stránky a aplikácie môžu pomôcť.

Nástroje v tomto článku sú vhodnejšie pre osobné stretnutia. Aj keď ich môžete použiť aj pre vzdialené tímy, s webom máte lepšie možnosti najlepšie bezplatné nástroje na stretnutie online na spoluprácu s vaším tímom 6 najlepších bezplatných nástrojov na online stretnutie, ktoré spolupracujú s vaším tímomMalé tímy na spoluprácu nepotrebujú drahé podnikové aplikácie. Tu je šesť fantastických nástrojov, pomocou ktorých môžete spravovať údaje svojho tímu, komunikáciu a ďalšie. Zadarmo. Čítaj viac . Od videokonferencií až po správu projektov je v tomto zozname niečo pre každého.

Šalát z hlávkového šalátu (Web): Nájdite, kedy sa môžete stretnúť, nie je potrebná žiadna registrácia

Je nepríjemné prihlásiť sa do novej služby pre každú malú úlohu. Lettuce Meet je jednoduchá webová aplikácia, ktorá zisťuje najvhodnejší dátum a čas, s ktorým sa môžu všetci stretnúť. Požiada ich o preferencie.

Je to strašne jednoduché. Začnite požadovanú schôdzku s jej menom a účelom, potom pridajte dátumy, na ktorých sa môžete stretnúť, a v každom dni si vyberte časové úseky, ktoré sú zadarmo. Jedinečnú webovú adresu pre šalát odošlite komukoľvek inému, kto môže podobne pridať svoju vlastnú dostupnosť. Bezplatné sloty všetkých účastníkov (označené zelenou farbou) sa vzájomne prekrývajú, čo vám ukáže najlepšie časy na stretnutie.

Hlávkový šalát je jedným z tých jednoduchých nástroje na spoluprácu bez registrácie 10 a viac nástrojov na registráciu bez registrácie, ktoré môžete použiť do 10 sekúndSpolupráca online vám a vášmu tímu môže ušetriť čas aj peniaze. Spolupráca rýchlo môže ušetriť o niečo viac. Tieto nástroje sú pripravené na použitie, keď ste. Nevyžaduje sa žiadna registrácia. Čítaj viac ktoré vám pomôžu dosiahnuť veci bez toho, aby ste skočili cez obruče. Vo vašej spoločnosti je používanie Kalendára Google alebo Microsoft Outlook jednoduchšie. Keď sa však jedná o stretnutie s externými ľuďmi, ako sú klienti alebo zákazníci, je neutrálnejšia cesta, ako je napríklad šalátový šalát.

Musíte často vydržať dlhé a zbytočné stretnutia? Zvyčajne sa to stáva preto, že osoba vedúca stretnutie sa dostatočne nepripravila. Tento kontrolný zoznam tímových stretnutí zabezpečí hladké priebeh stretnutia tak pre vedúceho, ako aj pre účastníkov.

Kontrolný zoznam je rozdelený na úlohy pred, počas a po stretnutí. Časť „Počas“ je plná malých útržkov, ktorým by ste mali venovať pozornosť, pretože to sú veci, ktoré často vykoľajujú stretnutia. Napríklad „jedna téma sa bude prediskutovať naraz“ a „každý bod programu bude nahlas zabalený“ sa zdá byť triviálny, ale zaistí, aby bolo stretnutie úspešné, bude to trvať dlho.

Môžete vytlačiť celý kontrolný zoznam, ktorý budete mať so sebou na schôdzi. Kontrolný zoznam tímových stretnutí vám odporúča kliknúť na všetky tlačidlá kontrolného zoznamu a poslať ho e-mailom všetkým účastníkom, pretože nahlasovanie vašich cieľov vytvára trochu spoločenského tlaku, ktorý vám pomôže pri výkone. Je to podobné ako mať skupina majstrov na dosiahnutie cieľov Ako vám skupina odborníkov môže pomôcť dosiahnuť viac cieľovTermín „skupina majstrov“ sa v súčasnosti v oblasti osobného rozvoja veľa obracia, ale čo presne sú, fungujú a ako by ste si mohli založiť vlastnú skupinu? Čítaj viac .

Každé stretnutie si vyžaduje pevný program. Ak to nemáte na svojom mieste, idete na meandrovú diskusiu, kde sa nič nestane a všetci strácajú čas. Ak sa chcete dozvedieť, ako nastaviť program schôdzky, použite tieto bezplatné šablóny ako sprievodcov.

Zoznam bezplatných šablón spoločnosti Smartsheet pokrýva celý rad rôznych scenárov stretnutí: neformálne stretnutie, obchodné stretnutie, stretnutie správnej rady, stretnutie tímu, jednoduché stretnutie, týždenné stretnutie atď. Tieto šablóny môžete použiť v programoch Microsoft Word, Dokumenty Google alebo v ľubovoľnom textovom procesore, ktorý podporuje formát súborov DocX.

Aj keď sú šablóny dobrým základom pre nastavenie programu, nezabudnite si tiež prečítať Harvard Business Review's tipy, ako navrhnúť program schôdzky. Má niekoľko skvelých trikov, napríklad zoznam tém ako otázok, na ktoré musí tím odpovedať namiesto všeobecných titulov s otvoreným koncom.

Nakoniec, ak nenájdete to, čo potrebujete vo vyššie uvedených šablónach agendy, pozrite si náš zoznam ďalších 15 šablón schôdzí programu Word 15 bezplatných šablón programu schôdzky pre program Microsoft WordTieto bezplatné šablóny programu schôdzí pre program Microsoft Word vás môžu začať skvelým začiatkom akéhokoľvek typu schôdzky. Čítaj viac .

agreed (Web): Zoberte si zápisnice zo stretnutí, zdieľajte ich a prideľujte úlohy

Jedna osoba na každom stretnutí by mala mať za úlohu vyhotoviť zápisnicu. „Zápisnica zo schôdze“ je v podstate zoznam všetkého, čo sa stalo pozoruhodným. Môže ísť o úlohy, informácie, diskusie o témach alebo viac. AgreeDo vám pomôže ľahko a bezplatne sa oddeliť.

Vytvorenie účtu, vytvorenie stretnutia a pozvanie účastníkov je jednoduché. Každá položka môže byť označená ako jeden zo štyroch typov: informácie, rozhodnutie, úloha alebo téma. Vďaka tomu je teraz pre niekoho jednoduchšie si zapisovať veci a rýchlo ich zapisovať a neskôr ich zmeniť na správnu kategóriu.

Úlohy môžu byť priradené účastníkom pridaním ich e-mailu a môžete im tiež dať termín. Ku každej schôdzi môžete pridať aj jednu prílohu. Účastníci môžu k zápisnici pridať aj pripomienky.

Bezplatná verzia aplikácie AgreeDo vás obmedzuje na štyri stretnutia mesačne a troch účastníkov a jednu prílohu na stretnutie. Prémiová verzia môže tieto limity zvýšiť podľa vašich potrieb.

Dobrým postupom je zabaliť každé stretnutie tak, že si prečítate jeho zápisnicu a zaistíte, aby s tým všetci súhlasili. Ak AgreeDo nie je váš šálka čaju, môžete použiť šablóny zápisníc zo schôdzí 12 najlepších šablón zápisníc zo stretnutí pre profesionálovZápisnica zo schôdze obsahuje základné náležitosti. Na rýchlu aplikáciu formátu MOM použite jednu z týchto šablón zápisnice. Čítaj viac pre Microsoft Word alebo Google Docs.

Nejde iba o vstávanie (eBook): Sprievodca denným ranným stretnutím

Aplikácia Project Management Qlutter je o tom, ako zefektívniť prácu. Zostavili bezplatnú elektronickú knihu, ktorá učí svoje vlastné postupy, ako viesť efektívne a efektívne každodenné ranné stretnutie.

Prostredníctvom ôsmich kapitol sa v ebooku hovorí o výhodách ranných stretnutí, o tom, ako zapojiť tím do diskusie s nápadom a ako stretnutie viesť. Je to krátka kniha na 44 stranách, ale na jej konci sa budete cítiť lepšie pripravení organizovať denné stretnutia formou stretnutí stand-up alebo scrum.

Ak chcete knihu, potom si ju musíte zaregistrovať vo formáte PDF, mobi alebo epub. Je ľahšie poslať ho priamo na Kindle.

Stiahnuť ▼: Nejde iba o vstávanie (eBook) [už nie je k dispozícii]

Čo robiť, keď stretnutie nevediete

Takže teraz máte jednoduché nástroje na zostavenie schôdzky, vytvorenie kontrolného zoznamu, aby ste ju udržali na dobrej ceste, stanovili program a urobili si minúty. Dokonca viete, ako efektívne viesť denné stretnutie. To všetko je však zbytočné, ak schôdzku nevediete.

V prípade, že schôdzku zvolal váš šéf a majú tendenciu nechať schôdzky bezcieľne blúdiť, musíte s tým niečo urobiť. Začnite tým, že pošlete tento článok na internete osem pravidiel, ktoré by mal šéf vedieť pre efektívne stretnutia Už máte dosť neefektívnych stretnutí? Pošlite týchto 8 pravidiel svojmu šéfoviAk je stretnutie dobre organizované, nie je dôvod zvyšovať produktivitu, zmysel pre účel a morálku. Tu je niekoľko pravidiel, ktoré treba dodržiavať pri efektívnych stretnutiach. Čítaj viac . Urob to zdvorilo alebo anonymne.