Ľahko vytvárajte programy schôdzí pomocou očakávaní stretnutí [iPad]

Reklama

Hoci sa nikto z nás nečaká na účasť na stretnutiach, našťastie existuje množstvo užitočných online a mobilných aplikácií, ako sú napr agreed Agreedo: Napíšte a spravujte zápisnice z obchodných stretnutí zadarmo onlineUž niekoľko týždňov hľadám ľahko použiteľný web alebo aplikáciu, ktorá mi umožní uchovávať a ukladať zápisnice zo schôdzí. Tradičný prístup k textovým dokumentom už nie je produktívny ... Čítaj viac , ktoré uľahčujú úlohu plánovania stretnutí. Všetky úspešné stretnutia sa začínajú premyslenou agendou, ktorá obsahuje jasne definovaný cieľ a účel každého bodu programu. Dobre rozvinutý program vám a vašim členom tímu pomôže sústrediť sa a možno skrátiť čas, ktorý stretnete.

Pravidelne používam MyCommittee MyCommittee je najlepší online nástroj na vytváranie online programov a zápisnícOnline nástroje a zdroje na organizovanie efektívnych stretnutí sú široké a rozmanité a mimoriadne užitočné. S webmi, ako je MyCommittee.com, môžete znížiť potrebu zasielania e-mailov a posielať ďalej dokumenty spolu ... Čítaj viac

vypracovať programy a robiť zápisnice pre väčšinu stretnutí, ktoré organizujem a uľahčujem. Ale tiež som objavil dobre premyslenú aplikáciu iPad s názvom Očakávania stretnutí (zadarmo), určené na vytváranie a zdieľanie programov schôdzí. Aplikácia síce nie je navrhnutá na zápis minút, ale obsahuje funkciu, ktorú je možné na tento účel použiť v štipke.

Základné nastavenie

Očakávania týkajúce sa splnenia má čisté používateľské rozhranie, ktoré vám pri pridávaní údajov skutočne ušetrí pár poklepaní. Ak chcete nastaviť program, jednoducho klepnite na tlačidlo + v ľavom hornom rohu panela s ponukami. Existujú vstupné polia pre povinný názov, miesto, dátum a časové trvanie stretnutia.

K dispozícii je tiež „účel”Pole, ktoré by sa nemalo prehliadať. Dobre premyslené stretnutie by malo mať jasne definovaný účel, ktorý začína nejakým akčným slovesom - napr. "vyhodnotiť súčasnú marketingovú stratégiu “.

Očakávania stretnutí tiež zahŕňajú funkciu Účastníci, ktorá sa pripája k zoznamu kontaktov vášho iPadu. Nepochybne budú ľudia, s ktorými sa stretnete, pravdepodobne alebo mali byť vo vašom zozname kontaktov. Ak účastník nie je na vašom zozname, môžete v aplikácii pridať nové kontakty. Táto funkcia je nielen časovo úsporná, pretože znižuje potrebu zadávania mien a e-mailových adries, ale je tiež užitočná pre rýchle zdieľanie agendy s účastníkmi prostredníctvom e-mailu.

Stanovenie položiek programu

Pokiaľ ide o vypracovanie programu, splnenie očakávaní je skutočne časovým spínačom. Položky programu samozrejme pridávate pomocou vstupného poľa, ale aplikácia vám ušetrí niekoľko poklepaní na základe toho, ako je nastavená. Po zadaní zadania a ťuknutí na ikonu hotový, aplikácia pridá položku do zoznamu, ale našťastie nezatvorí klávesnicu.

Poznámka - položky programu by sa zvyčajne mali začínať slovesom akcie, napr. Preskúmanie, hodnotenie, diskusia, brainstorming, správa, diskusia.

Môžete naďalej pridávať položky programu, z ktorých každá je predvolene priradená 15 minút. V tejto chvíli si nemusíte robiť starosti s určovaním času trvania pre jednotlivé položky programu.

Očakávania stretnutí zahŕňajú aj šikovnú malú funkciu na pridanie prestávok na obed a kávu do vašej agendy. Predvolený čas pre tieto položky je 45 a 15 minút, ale časy sa dajú upraviť.

Nové a dôležité body programu by mali obsahovať aj meno účastníka zodpovedného za tento bod, ako aj stručný opis toho, prečo sa tento bod zaradí do programu. Vývojári očakávaní stretnutí jasne pochopili dôležitosť definovania bodov programu.

Môžete klepnúť na položku programu a pridať meno člena tímu zodpovedného za danú položku a stručný popis a poznámky týkajúce sa toho, čo sa bude vzťahovať na túto časť programu. Táto funkcia by sa dala využiť aj na vytváranie minút. Popisy vašich programov sú skryté, keď ste editorom danej aplikácie, ale zobrazia sa na uloženej domovskej stránke a v dokumente, ktorý vám pošlete e-mailom.

Ako uvidíte, očakávania stretnutia automaticky vypočítajú trvanie stretnutia na základe prideleného času pre každú položku programu rokovania. Toto je malý sladký časovač a samozrejme môžete upravovať položky a časy programu. Položky tiež môžete ľahko presunúť alebo odstrániť. Schopnosť upraviť časy sa dá urobiť aj počas stretnutia. Ak teda pre určitý bod idete časom, môžete upraviť ďalšie body programu tak, aby schôdza skončila podľa plánu.

Zdieľanie vašej agendy

Po dokončení nastavovania programu je všetok váš vstup pekne naformátovaný na domovskej stránke aplikácie. Nezabudnite však klepnúť na ikonu Uložiť pred zatvorením aplikácie, inak budú všetky neuložené údaje odstránené.

Očakávania v stretnutí uľahčujú zdieľanie vašej agendy prostredníctvom e-mailu. Skutočný e-mail bude obsahovať všetky informácie o programe schôdze vrátane dátumu a času a položiek a poznámok k programu. Bohužiaľ však musíte manuálne zadať e-mailové adresy účastníkov do poľa „Komu“ e-mailovej schránky „Očakávania stretnutí“. Ak by to aplikácia urobila za vás, ušetrilo by to niekoľko krokov.

Zaslanie programu účastníkom niekoľko dní alebo týždeň pred schôdzou je však skvelým spôsobom spolupráce a získania ďalších vstupov do programu.

Môžete tiež uložiť položky dátumu a programu do aplikácie Kalendár na vašom iPade.

Ďalšie funkcie

Ďalším veľkým časovačom v programe Očakávania stretnutí je schopnosť klonovať uložené stretnutia. To znamená, že nemusíte znova písať body programu z predchádzajúcich schôdzí, ale jednoducho ich upravovať pre ďalšiu schôdzu. Toto je obzvlášť užitočná funkcia pre opakujúce sa pravidelne plánované stretnutia, ktoré obsahujú staré aj nové body programu.

Môžete tiež ukladať programy ako neplánované koncepty a všetky vaše programy sa samozrejme archivujú.

Celkovo je program Meeting Expectations dobre navrhnutá a časovo úsporná mobilná aplikácia. Bolo by to ešte lepšie ako desktopová aplikácia. Splnenie očakávaní nahrádza potrebu používať šablóny programu Microsoft Word alebo iné čisto textové aplikácie. Vďaka tejto aplikácii budú vaše programy vyzerať profesionálne.

Očakávania stretnutí sú v prvej verzii, takže dúfam, že to znamená, že sa objavia ďalšie funkcie vrátane možnosti ukladania programov do Dropbox a vo formáte PDF. Medzi ďalšie priania patrí možnosť pridania mien k poznámkam zo zoznamu účastníkov namiesto ich písania manuálne. Ide o menšie žiadosti, najmä preto, že v obchode iTunes App Store existuje iba niekoľko ďalších podobných mobilných aplikácií.

Dajte nám vedieť, čo si myslíte Očakávania týkajúce sa splnenia. Vyskúšate to, alebo už používate iné podobné riešenie?