Fool Proof System na plánovanie a správu viacerých projektov

Reklama

Mať viac projektov v práci aj doma je ako pleseň, ktorá rastie na stenách skrine. Pleseň, ktorá vylučuje úzkosť a zdesenie, keď sa prepadnete ďalej, strácajú prehľad o tom, kde ste, a čo zostáva. Našťastie existuje relatívne jednoduchý systém na vyčistenie múčnatky, spoľahlivé nasmerovanie týchto projektov späť na správnu cestu a zachovanie tohto stavu.

Zadajte úplné plánovanie obzoru

Tento systém sa nazýva „Full Horizon Planning“ (FHP), čo je termín razené a ilustrované profesorom matematiky a múdrosti produktivity, Cal Newport. FHP je systém pracovných postupov, ktorý trvá váš väčšinou neaktívny zoznam úloh 4 populárne tipy týkajúce sa produktivity, ktoré by sa nemali ignorovaťNiektoré nápady na produktivitu, ktoré sa nám predávajú, sú niekedy neopodstatnené a často sa mýlia. Zbavme sa niektorých z týchto mýtov o produktivite tým, že ukážeme, že opak môže byť rovnako pravdepodobný. Čítaj viac a transformuje ho na niečo, čo je lepšie zvládnuteľné a rešpektuje váš čas. Je tiež vynikajúco nerozbitná, pokiaľ ide o zaručené denné rozptýlenie.

Keď Newport hovorí o systémoch pracovných postupov, definuje ich ako „súbor zvykov a nástrojov používaných na organizáciu práce, ktorú robíte a kedy to robíte. A keď hovorí „efektívne“, odkazuje na množstvo hodnoty, ktorú vyprodukujete “.

Z tejto definície je zrejmé, že FHP nie je propagovaný ako systém ovládajúci všetky systémy. Nemusí byť vhodný pre vašu prácu, ale určite stojí za zváženie. Stručne povedané, je to alternatíva, ktorá sa podobá iným systémom, ako je napríklad David Allen Získajte veci hotové Usporiadajte 2015: Naučte sa bojové umenie získania vecí [Veci na pozeranie]Zaujímalo by vás niekedy, prečo sa zdá, že úspešní nadpriemerne udržiavajú chladnú hlavu? Čítaj viac , monotasking Získajte veci hotové: 10 inšpirujúcich videí na zvýšenie vašej produktivityNamiesto toho, aby ste prešli každým video kanálom v službe YouTube, mysleli sme si, že by sme bremeno zjednodušili a odporučili by sme niekoľko klipov, ktoré vám ukážu, ako zvýšiť svoju produktivitu. Čítaj viac a blokovanie času Blokovanie času - tajná zbraň pre lepšie zameranieHľadáte efektívnejší spôsob usporiadania pracovných dní? Vyskúšajte blokovanie času. Táto taktika riadenia času vám pomôže udržať vás na správnej ceste a zároveň udržať rozptýlenie, odkladanie a neproduktívne multitasking na uzde. Čítaj viac . Úplné plánovanie obzoru je aglomeráciou aj odstraňovaním častí týchto myšlienok. Dovoľte mi parafrázovať Newportovo vysvetlenie.

• Každý projekt, ktorého ste uprostred, by mal byť klasifikovaný ako jeden z nich spiacealebo aktívny.
• Obrovské projekty by sa mali vyradiť z cesty, ale pravidelne by sa mali prehodnocovať.
• Ak je projekt povýšený na aktívny Aby sa stav mohol dokončiť, musí byť stanovený podrobný plán.

Pokiaľ ide o plánovanie aktívny projektov, nemali by ste sa zaoberať abstrakciami, ale „priamo s brutálnou fyzickosťou času“. To znamená:

„Na mesačnej úrovni viem, aké týždne budem na projekte pracovať a plánujem len vtedy, keď sa dostanem do týchto týždňov aké dni na tom budem pracovať, a až keď sa dostanem do konkrétnych dní, zistím, ktoré hodiny to bude konzumovať. "

Vďaka tomuto prístupu je oveľa menej pravdepodobné, že nadmerne využijete, čo vám umožní efektívnejšie plánovať a získať viac zo svojho času.

Príliš veľa ľudí plánuje presne, aké úlohy budú plniť, v ktoré konkrétne dni, možno aj mesiace vopred. To neponecháva žiadny priestor pre skutočný život. Počas niekoľkých dní choroby alebo dodatočných povinností môže celý systém upadnúť.

Myslím, že príklad je v poriadku. Použijem snímky obrazovky z Trelly (prečítajte si náš zápis Trello - Unikátny, jednoduchý a výkonný systém riadenia projektov z dobrého domovaZnamená pre vás niečo meno Joel Spolsky? Ak áno, budete si chcieť prečítať tento príspevok, pretože predstavuje najnovší a najväčší projekt Spolského. A ak nie, mali by ste vedieť, že je to ... Čítaj viac ), aby sme vám ukázali, ako by ste mohli usporiadať tento systém pracovných postupov v rámci takejto platformy.

Zostavte dosku Trello

Toto v žiadnom prípade nie je jediný spôsob, ako nastaviť Trello pre tento systém, ale je to taký, ktorý pracuje pre mňa. Vytvorte štyri „zoznamy“.

1. Zoznam všetkých aktívnych a spiacich projektov.
2. Zoznam toho, čo musíte vyriešiť tento mesiac, a týždne, v ktorých je potrebné niektoré veci dokončiť (zatiaľ k tomu nepridávajte žiadne informácie).
3. Zoznam toho, čo musíte robiť tento týždeň a v ktoré dni.
4. Zoznam úloh, ktoré je potrebné splniť dnes.

Po pridaní všetkých projektov do zoznamu Projekt označte tie, ktoré sú aktívny s farebným „štítkom“. Tieto projekty kapitalizujem aj s cieľom zabezpečiť, aby vynikali.

Napíšte prehľady projektov

Potom kliknite na prvý z vašich aktívnych projektov a napíšte komentár s podrobnými informáciami o tom, čo musíte urobiť, v širšom, praktickom zmysle a zhruba do kedy. V tomto príklade predpokladám, že každý projekt trvá niekoľko mesiacov. To vám umožní skutočne pochopiť, čo je od vás potrebné, a môžete začať chápať, ako môžete úlohy čo najlepšie usporiadať. Urobte to pre každý z vašich aktívnych projektov.

Poznámka: Toto je prvá úroveň podrobnosti. K týmto úlohám zatiaľ nemusíte priradiť konkrétne týždne, dni ani časy.

Plánovať tento mesiac (raz mesačne)

Mali by ste sa zamerať na to, aby ste to urobili na začiatku každého mesiaca. Na základe komentárov, ktoré ste práve napísali pre každý z vašich aktívnych projektov, by ste mali vedieť, čo je potrebné dokončiť do konca roka toto mesiac.

Každý z týchto míľnikov položte na tento zoznam ako samostatnú dlaždicu a označte ich zodpovedajúcou farbou (rovnaká farba ako aktívna úloha, ktorej sa týka), takže môžete ľahko zistiť, s ktorým projektom sa daná úloha zaoberá. Teraz sa rozhodnite, ktoré týždne počas tohto mesiaca budete pracovať na týchto jednotlivých míľnikoch.

Ak sa na tom chystáte pracovať tento týždeň niekoľko mesiacov, môžete úlohu duplikovať alebo rozdeliť na čiastkové úlohy.

Teraz na začiatku každého mesiaca zhruba viete, aké úlohy budete musieť do konca každého z nich urobiť týždeň. Ak sa vám nepodarí splniť niektorý z týchto míľnikov, jednoducho sa trochu pohnite, aby ste celý projekt mohli dokončiť do konečného termínu.

Naplánovať tento týždeň (raz týždenne)

Najprv v pondelok ráno skontrolujte príslušný týždeň v zozname „Tento mesiac“ a zistite, čo musíte v nasledujúcich dňoch riešiť.

Nájdite si tento čas a presuňte každú z týchto úloh do zoznamu „Tento týždeň“ a rozhodnite sa, na ktorú dni týmto položkám venujete čas.

Ak znova potrebujete úlohy rozdeliť na čiastkové úlohy alebo ich duplikovať, pokračujte. Ak ste napríklad na konci minulého týždňa zistili, že ste v stredu mali absolvovať školiaci kurz, môžete teraz tento rozvrh ľahko usporiadať.

Naplánujte si dnes (raz denne)

Na začiatku každého dňa strávte plánovanie 10-15 minút na základe úloh v Tento týždeň ako trávite čas, aby ste zaistili, že ste dosiahli tieto medzníky. Znova presuňte príslušné položky z Tento týždeň zoznam, na dnes Zoznam.

V tejto fáze granularity sa veci môžu rýchlo zmeniť, takže majte na pamäti toto a buďte pripravení zmeniť svoj plán na základe týchto rozptýlení. Ale úmyselným zrušením konkrétnych blokov času a sebadisciplínou, ktorá sa bude držať harmonogramu v najväčšej možnej miere, je oveľa pravdepodobnejšie, že splníte to, čo je potrebné splniť.

Vo vyššie uvedenom príklade vidíte, že celý pracovný deň bol naplánovaný, vrátane stretnutí, hovorov a odpovedania na e-maily. Kľúčová úloha bola rozdelená do dvoch samostatných blokov času.

Na konci každého dňa vymažte dnes Zoznam. Na konci každého týždňa vymažte Tento týždeň Zoznam. Na konci každého mesiaca vymažte Tento mesiac zoznam a začnite znova preskúmaním svojich projektov.

Vďaka tomu je zvyk

Ako dúfajme vidíte, je to systém postavený pre tých, ktorí sledujú rôzne relatívne zložité projekty. Je to pre ľudí, ktorí musia dodržať určitý počet termínov bez toho, aby sa museli vopred zamknúť do vopred stanoveného postupu a harmonogramu, ktorý je diktovaný týždňami alebo dokonca mesiacmi vopred.

Keď sa s touto rutinou vyrovnáte v priebehu niekoľkých týždňov, rýchlo sa dozviete, či je to pre vás. Ak sa vám tento systém páči, tento časový rámec by mal stačiť na to, aby ste mohli systém upraviť tak, ako je to uvedené vyššie, takže efektívne pracuje pre vaše konkrétne potreby. Až potom bude klesať ako zvyk.

Ďalšie nastavenia

Fyzické zápisníky

Ak nechcete používať Trello alebo by ste radšej tento systém používali v inom prostredí, existuje niekoľko možností. Sám Newport sám používa výber notebooky. Používanie fyzického pera a papier môže skutočne prispieť viac 6 jednoduchých dôvodov, prečo môže byť papier stále váš produkt zabíjajúci aplikáciuPapier môže byť účinnejším nástrojom produktivity ako počítač alebo dotykové zariadenie a nemal by sa okamžite odstrániť. Nie ste presvedčení? Tu je šesť dôvodov, prečo je papier stále relevantný. Čítaj viac ako by ste si mohli myslieť na svoju produktivitu. Každý zápisník predstavuje inú úroveň podrobnosti: mesiac, týždeň, deň, aby mohol rýchlo načítať zmeny jeho rozvrhov, ak sú potrebné.

Evernote & OneNote

Ďalšou alternatívou sú nástroje ako Evernote alebo Jedna poznámka. Môžete to nastaviť presne rovnakým spôsobom, ako Newport používa fyzické notebooky. Nastaviť a nový notebook OneNote je teraz skutočne zadarmo s viacerými funkciami ako predtýmSpoločnosť Evernote už viac neovláda aplikácie na vytváranie poznámok. Spoločnosť Microsoft nedávno oznámila, že program OneNote bude bezplatnejší ako kedykoľvek predtým. Ukážeme vám, čo to znamená z hľadiska funkcií a funkcií. Čítaj viac pre každú úroveň podrobnosti, ktorú potrebujete (pozri nižšie). Potom postupujte podľa vyššie uvedených krokov, aby ste ich udržali v aktuálnom stave. Mojím jediným problémom s týmto prístupom je to, že medzi rôznymi zápisníkmi existuje veľa kliknutí Preto dávam prednosť použitiu Trello, kde je možné väčšinu informácií vidieť na prvý pohľad a veľmi ľahko sa pohybovať ľahko.

vynikať

Ak ste osoba v Exceli, jedným z možných riešení je znovu vytvoriť rozloženie, ktoré sme nastavili v Trelle. Funguje to, ale presúvanie úloh a zmena ich poradia je zložitejšia, keď máte bunky sa pohybujú Úspora času pri textových operáciách v ExceliExcel dokáže robiť kúzla s číslami a zvláda znaky rovnako dobre. Táto príručka ukazuje, ako analyzovať, prevádzať, nahrádzať a upravovať text v tabuľkách. Tieto základy vám umožnia vykonávať zložité transformácie. Čítaj viac , namiesto jednoduchého pretiahnutia. Ak by ste radšej mali menej informácií na jednej stránke, vždy by ste mohli nastaviť nové karty Projekty, tento mesiac, tento týždeň, a Today.

Mohol by FHP pracovať pre vás?

Úplné plánovanie Horizontu je systém pracovných postupov, ktorý znamená, že môžete spravovať viac projektov bez toho, aby ste sa museli zaviazať k harmonogramom, ktoré buď nemôžete skutočne predvídať, alebo nemôžete kontrolovať.

Niet pochýb o tom, že tento „systém si vyžaduje viac počiatočných investícií do mentálnej energie, ako sa skrývať od konečného termínu do konečného termínu, a určite by nepracoval pre všetky typy pracovných miest“. Bol to však hlavný prispievateľ k vlastnej významnej produktivite spoločnosti Newport v akademickej oblasti, blogovaní a autorstve, pričom zabezpečil, že zriedka pracuje okolo 17:00 bez vyhorel Programovanie vyhorenia: Ako znovu získať stratenú motiváciuPísanie všetkých týchto riadkov kódu môže byť vyčerpávajúce fyzicky a emocionálne. Všetko, čo potrebujete, aby ste sa dostali späť, je vedomie, že motiváciu možno znovu získať. Čítaj viac .

Myslíte si, že je to systém pracovných postupov, ktorý by ste mohli využiť? Ako by ste to museli prijať pre svoju vlastnú kariéru? Alebo existuje a systém, ktorý funguje efektívnejšie Systém 3-Strike: Ako uprednostniť zoznam úlohNedostávate sa cez svoj zoznam úloh? Problémom nemusí byť vaša produktivita, môžu to byť iba vaše priority. Naučme sa, ako uprednostniť zoznam úloh a urobiť veci. Čítaj viac pre teba?

Obrázok Kredit: vyčerpaná žena autor: Piotr Marcinski cez Shutterstock, 40+235 od Bark via Flickr