Ako vytvoriť posledný dokonalý systém riadenia času, ktorý budete niekedy používať

Reklama

J.R.R. Tolkien raz napísal cez charakter Gandalfa: „Musíme sa len rozhodnúť, čo robiť s časom, ktorý je daný nám." Ak chcete poznať tajomstvo vytvorenia dokonalého systému riadenia času na svete, musíte si ho vypočuť Gandalf.

Moja osobná cesta k dokonalému systému riadenia času bola dlhá a je posiata telom minulých pokusov. Hovoria, že cesta do pekla je dláždená dobrými úmyslami. Povedzme, že som vždy začal používať každý nový systém s veľmi dobrými úmyslami.

Skúsil som Gqueues Zúčastnite sa správy úloh Google a plánovania na úplne novú úroveň pomocou GQueuesÚlohy Google nefungujú, ak sa chcete posunúť od dnešného riadenia času do vizionárskeho plánovania zajtrajška. To je miesto, kde GQueues vystúpi na platňu. Čítaj viac , Todoist Oveľa produktívnejšia je služba ToDoist Premium? Tu je 6 dobrých dôvodov na inováciuChvíľu som používal ToDoist zadarmo. Ale stále prichádzal proti veciam, ktoré som chcel robiť a nemohol. E-mailové pripomenutia. Pridávanie poznámok k úlohe. Veci, ktoré by skutočne pridali veľa ... Čítaj viac

, Úlohy Google Transformácia úloh Google na balík na správu úloh pomocou úloh Google offline [Chrome]Používanie Úloh Google je ako vzťah s nenávisťou. Problém s použitím Google Tasks priamo povedať, Google Calendar alebo vnútri Google Mail je, že rozloženie a užívateľské rozhranie je veľmi zjednodušené a ... Čítaj viac a každý trik riadenia života medzi. Ak ste ako ja, pravdepodobne ste urobili to isté. Je to neustále hľadanie väčšej organizácie s menšou prácou. Spôsob, ako vytvoriť viac času v rozvrhu, splniť všetko, čo snívate, bez toho, aby ste stratili spánok.

Čo je to perfektný systém riadenia času?

Ak ste ako ja, pravdepodobne máte pocit, že máte systém, ktorý je takmer čo potrebujete, ale nie celkom. Takmer vždy niečo chýba.

Perfektný systém riadenia času by mal mať nasledujúce vlastnosti.

• Umožňuje vám „pokojné miesto“ premýšľať o svojich životných cieľoch a snoch
• Poskytuje bezproblémovú integráciu úloh súvisiacich s vašimi cieľmi
• Umožňuje vám ľahko organizovať a plánovať svoje týždenné a denné povinnosti
• Pomáha vám vyhnúť sa zabudnutiu na dôležité úlohy
• Je kompaktný a jednoduchý, ale efektívny a komplexný

Ten posledný je ako pýtať sa na mesiac, nie? Je to nevyhnutnosť jednoduchosti spojená s požiadavkou, aby bola všestranná, čo znemožňuje nájdenie dokonalého systému.

Vytvorenie montážnej linky riadenia času

Ideálny systém riadenia času by mal fungovať ako efektívna montážna linka. Máte prichádzajúcu prácu (úlohy) a tie je potrebné usporiadať a naplánovať a potom integrovať do kalendára. Tento proces vyzerá takto:

Problém s väčšinou pokusov o použitie jedného app ako gTasks Na synchronizáciu úloh s Google pomocou gTasks [Android]V súčasnosti existuje milión a jeden skvelý spôsob, ako spravovať zoznam úloh online a prostredníctvom mobilných aplikácií. To znamená, že stále existuje niekoľko ľudí, ktorí ešte nepoužívajú jedného z ... Čítaj viac alebo čokoľvek iného je, že tieto aplikácie sa špecializujú na to, aby zvládli jednu alebo dve časti tohto procesu naozaj dobre.

Nástroje na sledovanie času 4 vynikajúce bezplatné nástroje na sledovanie času [Android]Bez ohľadu na to, kto ste, čas je neuveriteľne dôležitá komodita. Všetkým sme pridelili rovnaké množstvo času - 86 400 sekúnd každý deň - a je len na nás, ako tento čas trávime ... Čítaj viac alebo pomocou Pomodoro technika Pomodoro Web App Tomato.es je spravovanie času jednoduchéNemôžete sa zamerať? Teraz choďte do práce. Tomato.es je bezplatný časovač Pomodoro, ktorý môžete použiť priamo v prehliadači - a je to pravdepodobne najlepšia aplikácia, akú som kedy použil. Technika Pomodoro je jednoduchá: ... Čítaj viac spraviť ťa odkladať menej Prečo nie je možné odrastať pomocou aplikácií na správu úloh [názor]Najdlhšie som zápasil s časovým manažmentom a v niektorých aspektoch to stále robím. Jednou z mojich mnohých metód „prekonávania“ riadenia času bolo použitie aplikácií na správu úloh. Aj ... Čítaj viac spravovaním týždenného rozvrhu, ale nepomáhajú vám pri organizovaní vašich úloh.

Až keď mi Justin ukázal svoju techniku ​​použitia LEGOS ako metóda riadenia času Ako používať LEGO na lepšie riadenie vášho časuMyslím, že som našiel konečný nástroj produktivity: LEGO. Neopúšťaj! Nechaj ma vysvetliť. Čítaj viac že som začal dostávať tušenie niečoho, čo by pre mňa mohlo fungovať lepšie. To viedlo k tomu, čo som si myslel, že sa stane mojím najlepším a posledným systémom riadenia všetkých čias, pomocou Trello Trello - Unikátny, jednoduchý a výkonný systém riadenia projektov z dobrého domovaZnamená pre vás niečo meno Joel Spolsky? Ak áno, budete si chcieť prečítať tento príspevok, pretože predstavuje najnovší a najväčší projekt Spolského. A ak nie, mali by ste vedieť, že je to ... Čítaj viac .

Zostavenie kúskov dohromady

Trello však stále nebolo ľahké naplánovať životné ciele Ako vytvoriť víziu a splniť svoje veľké cieleMôžete ich nazvať veľké skaly alebo veľké, chlpaté, odvážne ciele. Niektorí to nazývajú zoznamom vedier. Vyprázdnenie tohto vedra vyžaduje akciu. Tu sa ukazuje užitočný vizuálny nástroj, ako je Trello. Čítaj viac a riadenie úloh z jedného kroku do ďalšieho bolo veľmi neohrabané.

Z týchto dôvodov som sa nakoniec rozhodol zobrať všetky ponaučenia, ktoré som sa naučil z minulých systémov Testoval som a spojil všetko do jedného automatizovaného systému riadenia času, ktorý to robí all.

1. - Vytvorte si svoj Master Time Management Sheet

Pracovný postup, ktorý som ukradol Justinovi a použil v systéme Trello, funguje dobre. V podstate začnete na jednej strane so všetkými prichádzajúcimi novými úlohami, ktoré musíte nejako zapadnúť do vášho rozvrhu. Vľavo od nej nájdete zoznam všetkých úloh, ktoré chcete tento mesiac dokončiť. Vľavo od tohto týždňa.

Tento systém pracoval pre mňa asi štyri alebo päť mesiacov. Začal som zabudnúť na veci, ktoré boli na niektorých zoznamoch. Nedostali sa k dnešnému dňu a potom ich pochovali. Systém mi začal zlyhávať.

Tak som to urobil. Najprv musíte vytvoriť tabuľku Google a vytvoriť štyri hárky.

V tomto prípade začnete vľavo a vytvoríte prichádzajúce list. Zobrazí sa zoznam všetkých prichádzajúcich úloh z rôznych systémov.

Napravo od tohto vytvoríte Mesačné požiadavky list. Napravo od toho vytvorte a Týždenné požiadavky list. Napravo od toho vytvorte svoj Týždenný plán list.

K jednotlivým hárkom sa dostaneme za okamih. Najprv však vytvorte týždenný kalendár v systéme Windows Týždenný plán hárok vytvorením jedného radu dní v týždni a stĺpca každých pol hodiny po celý deň.

Teraz, keď máte pripravený týždenný rozvrh na použitie, je čas začať zadávať úlohy do nového systému riadenia času!

Na internete Prichádzajúci hárok, vytvorte hlavičky pre úloha, projekt, Dátum bol pridaný, štítok, priorita, odkaz, Naplánovanýa Hotový.

Všetky tieto polia budú mať zmysel v okamihu, keď začneme kŕmiť váš list „Prichádzajúce“ automatizovanými kanálmi.

2. - Vytvorte a automatizujte svoje životné ciele

Prvým z týchto kanálov budú vaše životné ciele.

Jedna najdôležitejšia lekcia, ktorú som sa naučil, je, že pokiaľ ide o veľké ciele, potrebuješ priestor je čistý a určený iba na jeden účel - uvažuje o veciach, ktoré sú najdôležitejšie vy.

Zo všetkých aplikácií na správu času, ktoré som kedy vyskúšal, je to jeden z cieľov Todoist je perfektný.

Je to čisté a jednoduché. Tieto veľké životné ciele si vytvoríte naľavo a potom na pravej strane rozdelíte tieto skutočne veľké ciele na čiastkové ciele, na ktorých sa budete počas svojho života usilovať.

Napríklad jedným z mojich životných cieľov je mať šťastnú rodinu. Niektoré z čiastkových cieľov by pre moje deti boli „poskytnúť pozitívne detstvo“ alebo „byť oddaným a starostlivým manželom“. V rámci týchto čiastkových cieľov existujú ďalšie podrobnosti. Napríklad výstavba spálne pre moju dcéru by jej určite priniesla pozitívnejší zážitok z detstva.

Teraz je to hodnotný úloha. Čo chcete urobiť, je nastaviť štítky pre tieto činnosti, ktoré je možné vykonať, takže ToDoist ich automaticky odošle do vášho hlavného systému riadenia času.

Budete musieť použiť ToDoist Premium mať prístup k štítkom (je to lacné a stojí za to!)

V aplikácii ToDoist stačí kliknúť na etikety na ľavom navigačnom paneli a potom kliknite na ikonu Pridať menovku Tlačidlo.

Vo vyššie uvedenom príklade som pri vytváraní úlohy spálne po vytvorení označenia happy_family pridal k úlohe samotnej „@happy_family“, aby som ju označil.

Prečo vám tieto štítky pomáhajú? Pretože teraz môžete použiť IFTTT tieto označené miesta nájdete a vložíte ich do svojej úplne novej prichádzajúce hárok v Tabuľkách Google.

V IFTTT stačí zvoliť spúšťač ToDoist a zvoliť Nová úloha bola vytvorená so štítkom.

Ďalej si môžete vybrať z rozbaľovacieho zoznamu štítkov, ktoré ste vytvorili, ako aj projektu, v ktorom ste štítok použili.

Nakoniec nastavte akciu na Disk Google, vyberte položku Pridajte riadok do tabuľkya zadajte správny názov tabuľky Google, kde ste vytvorili hárok Prichádzajúce.

Všimnite si polia v tomto výstupe? Sú to rovnaké polia, ktoré ste práve vytvorili v tabuľke.

Takže teraz, kedykoľvek v ToDoiste vytvoríte úlohu súvisiacu s životným cieľom a použijete jednu z menoviek ak ste vytvorili spúšťače IFTTT, táto úloha sa automaticky načíta do priečinka Prichádzajúce tabuľkový procesor.

Premýšľajte o tom. Teraz si môžete sadnúť, vyčistiť svoju myseľ a naplánovať si svoje životné ciele. Nemusíte robiť starosti s tým, ako naplánovať, čo musíte urobiť, aby ste ich dosiahli - stačí si len pomyslieť na úlohy, ktoré musíte splniť, aby ste sa tam dostali. Nechajte automatizáciu postarať sa o zvyšok.

3. - automatizujte svoje urgentné požiadavky

Váš život je, samozrejme, viac ako len vaše životné ciele. Zmierte sa s tým, denné požiadavky, telefonáty a e-maily vás neustále bombardujú novými požiadavkami a novými úlohami. Potrebujete spôsob, ako sa vysporiadať aj s týmito požiadavkami.

Odpoveďou je tiež automatizácia informačného kanála „Prichádzajúce“ z vášho e-mailového účtu. Nerobte si starosti, je to naozaj jednoduché. Stačí vytvoriť spúšť IFTTT za zakaždým hviezda e-mail v doručenej pošte.

Potom vytvorte rovnakú akciu ako ste predtým - Pridajte riadok do tabuľky. Nezabudnite správne zadať rovnaký názov tabuľky. Budete tiež musieť prispôsobiť Formátovaný riadok tak, aby vydala požadované polia pre tabuľku Prichádzajúce, ktorú ste vytvorili.

Dôležité je len uistiť sa, že predmet e-mailových riadkov sa v tabuľke nachádza v poli „Úloha“.

Vždy, keď v doručenej pošte označíte hviezdičkou e-mail, tento predmet e-mailu sa pridá do tabuľky ako ďalšia prichádzajúca úloha.

Krása tohto je, že keď skenujete e-maily a zistíte e-mail, ktorý vyžaduje váš čas, musí sa stať súčasťou vášho pracovného postupu. Nestrácajte čas pokusom o dokončenie úlohy okamžite. Stačí to len hviezdičkou a ísť ďalej.

Teraz, keď už máte svoje životné ciele a všetky svoje e-maily, všetky automatizované, aby ste mohli plniť prichádzajúce úlohy frontu vášho nového systému správy času, je čas sa pustiť do organizácie pracovného toku Systém.

4. - Zorganizujte si pracovný postup správy času

Teraz prichádza zábavná časť. Ak ste použili ToDoist na plánovanie svojich dlhodobých cieľov a vo svojich e-mailoch ste uvádzali dôležité veci, v hárku ste dostali veľa nových úloh!

Pamätajte na Naplánovaný a hotový polia, ktoré ste vytvorili? No, toto boli doplnky, ktoré automatizácia nevyplní. Je to preto, že keď vyberiete každý názov úlohy a presuniete ich na Tento mesiac alebo Tento týždeň listy, budete si musieť poznamenať, že ste naplánovali túto úlohu. Po dokončení úlohy ju môžete označiť ako dokončenú pomocou poľa Hotovo.

Po naplánovaní úlohy existuje v liste Mesiac alebo Týždeň. Myšlienka je, že mesačne by ste mali presunúť všetky prichádzajúce úlohy, o ktorých si myslíte, že môžete tento mesiac splniť Tento mesiac list.

Tento mesiac a Tento týždeň hárky by mali obsahovať tieto polia: úloha, Kto pre?, kmitočet, opakovať a Životný cieľ.

Pri presúvaní názvu úlohy z Prichádzajúce do Tento mesiac si urobte čas na vyplnenie týchto polí. Pre koho (pre ktorého klienta alebo osobu) je úloha? Je to úloha, ktorú musíte opakovať každý mesiac? Je to jeden z vašich životných cieľov?

Najdôležitejšie je určiť, kedy je potrebné úlohu dokončiť. Zoradenie podľa tohto poľa vám pomôže určiť priority úloh, ktoré sa majú splniť pri plánovaní týždňa.

Pamätajte, robte to každý mesiac. Na začiatku týždňa si tiež nájdite čas na presun úloh z internetu Tento mesiac list na rovnaké Tento týždeň list. Alebo v prípadoch, keď sa úloha opakuje mesačne, môžete ju jednoducho pridať priamo do svojho týždenného kalendára a aktualizovať pole „Next Due“.

Toto je krása tohto systému. Môže vám pomôcť zvládnuť všetko - úlohy súvisiace s týmito dôležitými životnými cieľmi, každodenné každodenné úlohy, z ktorých vychádzajú e-maily, mesačné a týždenné povinnosti, ktoré musíte vykonávať bez ohľadu na to, čo sa týka, a potom dôležité úlohy, ktoré pridávate prichádzajúce hárok sami.

Keď sa úlohy spracúvajú a prúdia z karty na kartu, dostanú sa o nich dátum a priority, a nakoniec ju pridáte do svojho plánu na nasledujúci týždeň. Toto je rozvrh na poslednej karte, ktorú ste vytvorili na začiatku tohto článku. Používa sa stratégia blokovania času Blokovanie času - tajná zbraň pre lepšie zameranieHľadáte efektívnejší spôsob usporiadania pracovných dní? Vyskúšajte blokovanie času. Táto taktika riadenia času vám pomôže udržať vás na správnej ceste a zároveň udržať rozptýlenie, odkladanie a neproduktívne multitasking na uzde. Čítaj viac o čom Rob nedávno písal - čo funguje celkom dobre.

Tieto úlohy by ste mohli zvážiť farebným kódovaním, keď ich pridáte do svojho plánu na týždeň. Možno vytvorte farebný kód pre každého iného klienta alebo použite rôzne farby na označenie rôznych projektov alebo priorít.

Kľúčom k tomuto systému je, že je schopný zvládnuť všetko, od vášho plánovania života a stanovenie cieľov 5 kritických chýb, ktorým sa treba vyhnúť pri stanovovaní cieľovStanovenie cieľov je skvelý spôsob, ako znížiť otáľanie a zvýšiť produktivitu. Ak nemáte ciele, nemáte smer. Bez smerovania sa ľahko cítite stratení a zmätení. Našťastie ... Čítaj viac , na projektoch, na ktorých práve pracujete.

Sú potom naplánované tak, aby boli splnené na druhej a tretej karte a nakoniec naplánované a vykonané na poslednej karte. Pokiaľ ste dostatočne disciplinovaní na to, aby ste si sadli a používali tento systém na naplánovanie nadchádzajúceho mesiaca a týždňa, mnohokrát to zvýši vašu produktivitu.

Našli ste už svoj dokonalý systém riadenia času? Vyzerá to, že by to mohlo fungovať pre vás? Podeľte sa o svoje vlastné skúsenosti s riadením času a tipy v sekcii komentárov nižšie!

Kredity obrázkov: Časový manažment Cez Shutterstock