12 dôvodov, prečo ľudia STILL ignorujú vaše e-maily

Reklama

Je trochu frustrujúcejších, ako vynaložiť úsilie na napísanie naliehavého e-mailu, a to len preto, že odpoveď príde príliš neskoro. Problém však nemusí spočívať na príjemcovi. Môže to spočívať na vás a ako ste vypracovali svoju správu.

Výskum odhalil mnoho poznatkov o tom, ako presvedčiť ďalších členov e-mailového zoznamu, aby otvárali, čítali a klikali na odkazy v e-mailoch. Existuje však menej informácií o dosahovaní podobných cieľov pre osobný alebo pracovný e-mail.

Ak máte v práci urgentný problém, chcete predstavte sa ovplyvňovateľovi 6 spôsobov, ako zaneprázdniť ľudí, aby odpovedali na vaše e-mailyPokiaľ ide o e-maily, existuje celkom iný súbor pravidiel, ktoré povzbudia alebo odradia osobu, aby klikla na tlačidlo „odpovedať“ a odpovedala vám. Naučte sa pravidlá úspešnosti e-mailu. Čítaj viac alebo zorganizujete stretnutie, ako je pravdepodobnejšie, že dostanete rýchlu odpoveď na svoj e-mail?

Toto je zoznam dôvodov, prečo odpovede na vaše e-maily prichádzajú aj naďalej neskoro alebo vôbec. Uvedomením si týchto bežných chýb a tipov budete môcť kultivovať rýchlejšiu a konzistentnejšiu mieru odpovedí na každý z vašich e-mailov.

Vy ste od osoby, od ktorej potrebujete odpoveď

Ak do svojej správy vložíte ľudí, často predpokladajú, že boli zahrnutí len preto, aby boli držaní v slučke. Tým sa znižuje pravdepodobnosť, že títo ľudia budú reagovať, pretože sa domnievajú, že neboli hlavnými príjemcami. Ak potrebujete, aby každý odpovedal, nepoužívajte funkciu CC. V ideálnom prípade by ste mali posielať e-mailom jednu osobu súčasne. Ale ak máte na CC, dajte jasne najavo, že ste v e-maile potreba všetci odpovedať, počítajúc do toho tí, ktorí sú CC.

Váš predmet je na hovno

riadok kvality Ako si zaistiť, aby bola vaša e-mailová správa vynikajúca v preplnenej doručenej pošteUž ste niekedy poslali e-mail, ktorý ste považovali za dôležité, aby ste naň mohli odpovedať až o mnoho dní neskôr, alebo čo je horšie zabudnuté? Je pravda, že niekedy je to mimo vašu kontrolu, ale sú veci, ktoré môžete urobiť ... Čítaj viac musí ľuďom oznámiť, že potrebujete naliehavo odpovedať. Znamená to, že váš e-mail „URGENT“ je viac ako len nepríjemný. A to neznamená, že musíte byť smiešne podrobní.

Niečo také jednoduché ako „Stevo, do zajtra musíme urobiť toto rozhodnutie“ funguje dobre. Po prvé, týka sa jednotlivca, takže vie, že zodpovednosť nesie ne. Po druhé, obsah tohto riadku vyvoláva pocit naliehavosti a zvedavosti. To zvyšuje pravdepodobnosť, že správa bude otvorená okamžite.

Neuvádzate svoj dopyt rýchlo

Všetci vieme, že e-maily by sa mali držať stručné. Ak sú však vaše viac ako pár krátkych odsekov, uistite sa, že vaša žiadosť je od samého začiatku v centre pozornosti, inak sa môže prehliadnuť.

To znamená zdvorilo sa stretnúť s tým, čo potrebujete v prvej alebo druhej vete. Podrobnejšie informácie nájdete neskôr, ale predpoklad toho, po čom ste, musí byť na prvom mieste.

Vaše správy sú nudné

Ak každý očakáva, že vaše správy budú nudné, oblátkové, plné žargónu a sú príliš podrobné, nenapadne myšlienku otvorenia vašich e-mailov.

Namiesto toho sa ľudia tešia na príjem e-mailov od vás. Použite humor. Oslovte ľudí osobne. Vyhnite sa firemným prejavom. Udržujte svoje vety krátke a pútavé. Zahrňte zábavný GIF Nájdite najlepšie GIFy na webe pomocou Giphy, špecializovaného vyhľadávača pre animované obrázkyGIF sú bežné na celom webe, ale niekedy je ťažké nájsť ten správny pre správnu situáciu. Našťastie prišiel nový špecializovaný vyhľadávací nástroj určený iba pre GIF. Jeho meno je Giphy a ... Čítaj viac . Stále dokážete rozjasniť niekoho deň, aj keď ich žiadate o láskavosť.

Nestanovujete termín

Ak niečo potrebujete, informujte príjemcu presne, kedy to potrebuje. Príliš často sme požiadaní o odpoveď „ASAP“ alebo „čoskoro“. Preto je tento termín subjektívny. Ak poviete: „Na túto otázku dnes naozaj potrebujem odpoveď do 16:00“, nie je tu však priestor na dvojznačnosť.

Neposkytujete alternatívy

Pokračovanie vyššie uvedeného príkladu môže nastať v prípade, že príjemca nemôže dostať odpoveď do 16:00. Túto možnosť musíte vo svojej pôvodnej správe zohľadniť rozšírením vety:

„Na túto otázku dnes naozaj potrebujem odpoveď do 16:00. Ak to nie je možné, dajte mi vedieť do poludnia, aby som mohol urobiť alternatívne opatrenia. “

E-mail nie je Vysoká priorita

Ak je vaša správa naozaj je naliehavé, môžete to objasniť označením e-mailov ako takých u určitých e-mailových klientov. Schopnosť označiť e-mail ako Vysoká priorita je možné v programoch Microsoft Outlook a Apple Mail. Bohužiaľ to nie je možné v Gmaile, takže najbližšou alternatívou je predchádzať subjektu témou „URGENT:“

Toto by sa malo uskutočniť iba v skutočne naliehavých prípadoch. Ak ste videli, ako to robíte príliš často, tento tip stratí svoju účinnosť.

Nerobíte hrozbu

Znie to horšie, ako je. Oznámte príjemcovi, že ak nedostane odpoveď v stanovenej lehote, budú mať určité následky. Napríklad: „Ak sa od vás do 14:00 nevrátim, predpokladám, že je všetko v poriadku, a pošlem dodávateľovi 10 000 dolárov.“

Ak sa potom príjemca rozhodne otázku ignorovať, výslovne vie, že veci budú aj naďalej pokračovať bez ich vloženia. Ak chcú, aby bol ich hlas vypočutý, musia hovoriť teraz.

Nepomáhate

Ak je vaša žiadosť veľmi široká, príjemca si často bude myslieť, že musí vypovedať výrečnejšiu odpoveď, ako je potrebné. Dajte im vedieť, či to urobí jednoduché „áno“ alebo „nie“. Ak organizujete stretnutie, ponúknite ako východiskový bod tri alebo štyri vhodné časy. Urobte, čo môžete, aby ste odpovedali na e-mail a nezaťažovali príjemcu.

Posielate e-mail v nesprávnom čase

Ak viete, že váš manažér je vždy ponáhľaný z nohy vo štvrtok popoludní, nečakajte do štvrtka ráno na odoslanie e-mailu, ak ste ho mohli poslať v utorok. Ak viete, že váš kolega má na začiatku každého dňa veľa e-mailov, možno počkajte, kým nebudete vedieť, že majú prešli ich doručenou poštou 5 krokov na ošetrenie vašej doručenej pošty Zero Email FrenzyInbox Zero je jedno z najpopulárnejších slov hlášky. Ak chcete skutočne vyriešiť svoje e-mailové problémy, musíte ísť nad rámec Inbox Zero a riešiť základné problémy. Čítaj viac pred odoslaním správy. Vďaka tomu bude váš e-mail menej v ihle v kupce sena.

Odosielate príliš veľa e-mailov

Ak v kancelárii viete, že ste neúprosným e-mailom, vaši kolegovia sa rýchlo oslepia voči doručeným prosbám.

Nech je to zvyk Ako používať mikro návyky a iskriť masívne osobné zmenyVytváranie nových návykov je ťažké. Návyky sa zvyčajne budujú počas týždňov alebo mesiacov opakovania a motivácia je výzvou. Keď bude cestovanie ťažké, mikro návyky môžu byť veľkou pomocou. Čítaj viac že e-maily, ktoré odošlete, sú dôležité e-maily. Keď potom niekto uvidí správu vo vašej doručenej pošte, pravdepodobne si to všimne.

Si vďačný

Ak budete ľudí stále pýtať na veci a nebudete vďační, ľudia vám čoskoro pomôžu. Vo svete e-mailov to znamená, že vás ľudia jednoducho ignorujú. Radšej by odpovedali a pomáhali iným ľuďom, ktorí rešpektujú svoj čas a úsilie.

Ak teda niekto rýchlo odpovie, ďakujem mu. Ak sa vám pokúsia odpovedať alebo vám pomôžu, uistite sa, že ste vďační.

Pokúsiť sa

Ak máte problém s pomalými odpoveďami alebo nemáte žiadne odpovede, skúste sa vyhnúť každej z vyššie uvedených chýb. Ak tak urobíte, každý váš e-mail bude pravdepodobne otvorený, prečítaný a bude naň rýchlo odpovedaný. Keď to urobíte niekoľko týždňov, malo by sa to stať druhou prirodzenosťou. Skôr ako to budete vedieť, budete odborníkom na e-mail Chcete sa stať odborníkom na niečo? Vyskúšajte úmyselnú praxKeď sa usilovne snažíte vylepšiť určitú zručnosť, je až príliš ľahké cítiť sa kruto. Využite silu „úmyselného cvičenia“, aby ste sa dostali nad tých, ktorí rozčuľujú plošiny. Čítaj viac .

Aké ďalšie techniky e-mailu vám pomôžu získať okamžitú odpoveď? Bolo pre vás niečo z vyššie uvedeného efektívne?

Kredity obrázkov: nudná práca autor: Ditty_about_summer cez Shutterstock, Každý deň je Valentín autor: Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Už sme skoro tam? autor: Stuard Richards (Flickr). opatrnosť - strmé kroky: 1 autor: Crystian Cruz (Flickr). Triage doručenej pošty s Gmailom autor: David Bruce Jr. (flickr).