Going Paperless: Výhody, nevýhody a digitálne riešenia

Reklama

kancelária bez papiera Budúcnosť je tu - Váš sprievodca, ako mať dnes bezpapierový životBezpapierový - termín, ktorý sa dnes často používa. Čo to však znamená? A do akej miery sa uplatňuje? Určite všetci stále používame papier do istej miery aj napriek pokroku ... Čítaj viac Zdá sa, že konečne doháňa. Čiastočne to môže byť spôsobené ešte viac populárna myšlienka minimalizmu Ako sa stať efektívnym minimalistom vo svojom každodennom životeStále viac ľudí sa rozhodlo prijať minimalizmus. V určitých situáciách to môže spôsobiť frustrujúce zmätok vo vašom každodennom živote. S minimálnym plánovaním to nemusí prísť. Čítaj viac . Ale je to všetko strom šetriaci nirvanu alebo nočná mora rozmerov A4?

Preskúmame klady a zápory, spolu s radami, ktoré je možné napadnúť, aby ste si mohli vytvoriť vlastnú myseľ a okamžite s tým pokračovať.

Výhody kancelárskeho papiera bez papiera

Poďme sa najprv pozrieť na výhody, ktoré hovorí adios na papier.

Zbavte sa zastaraného faxu

Napriek tomu, že sa faxový prístroj zmenil na archaické zariadenie, stále existujú niektorí, ktorí trvajú na tom, aby sa na ne zavesili nechtami. Sú to ľudia, ktorí majú na svojej vizitke viditeľne zobrazené číslo faxu. Sú to ľudia, ktorí nemôžu akceptovať, že sa vymyslelo niečo, čo sa nazýva e-mail, a preto sa topia pod morom faxového papiera.

Ak niekto ako taký absolútne trvá na tom, aby sa vám niečo MUSÍ faxovať, potom existujú spôsoby, ako ich prijať, bez toho, aby sa museli zaoberať zasekávaním papiera a padaním stromov na svedomie. Početné online služby vám môžu priradiť „virtuálne faxové číslo“ a druhá osoba môže na toto číslo faxovať. Fax sa potom skonvertuje na prílohu e-mailu a odošle vám prostredníctvom interwebov.

Nevýhodou je, že bezplatné plány pre tieto stránky sú neuveriteľne obmedzujúce. Ak chcete získať slušnú službu, musíte platiť mesačný plán.

Niektorí sa na ne pozerajú Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFaxa FreeFaxtoEmail.

Mať viac priestoru pre Tango

Práve teraz mám niekoľko políčok plných dokumentov siahajúcich 15 rokov. Sedia v mojej kancelárii a čakajú na naskenovanie, aby som mohol konečne skartovať papierové originály. Medzitým, zatiaľ čo môj najlepší priateľ Procrastinate ostáva so mnou, neustále zakopávam o boxy, bijem do nich boky a zvyčajne im prisahám na hlavu.

Keď sa konečne dostanem k skenovaniu papiera, budem mať jednu obrovskú skartovaciu párty a drink zakaždým, keď dokument prejde skartovacím zariadením (do konca budem úplne beznohý). Ale o čom naozaj snívam, je, že mám v kancelárii obrovské množstvo priestoru. Môžem využiť tento priestor na začatie tancovania alebo zápasenie so psom. A pripomeniem si, akú farbu má moja podlaha.

Ak ste spoločnosť, ktorá míňa veľa peňazí na úložný priestor pre svoje dokumenty, len premýšľajte o tom, koľko ušetríte, naskenujete tieto dokumenty a spálite celé množstvo. Morálka zamestnanca pôjde cez strechu.

Záchrana životného prostredia od nás

Najviditeľnejšou výhodou je samozrejme životné prostredie. Znižuje sa príliš veľa stromov a amazonský dažďový prales čiastočne mizne, aby nasýtil celulózový a papierenský priemysel. Čokoľvek, čo môžeme urobiť, aby sme to spomalili, je očividne dobrá správa pre planétu, v ktorej žijeme. Príliš veľa tlačíme a zbytočne sa míňa papier. Presunutím do bezpapierového prostredia môžete urobiť niečo pre matku prírodu.

Ak ty MUSÍ niečo vytlačiť Najlepšie tipy a nástroje, ktoré vám pomôžu pri tlači webových stránokBez ohľadu na to, ako ťažké sa snažíte ísť na papier, niekedy stačí vytlačiť túto webovú stránku. Môže ísť o pokyny, článok pre triedu, leták na stretnutie v práci atď. Ako ... Čítaj viac , potom existujú spôsoby, ako minimalizovať množstvo papiera a atramentu, ktoré používate. Služby ako PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvarka Printliminator vám pomôže odstrániť všetky nepotrebné prvky zo stránky pred jej vytlačením, napríklad reklamy. Ak je to možné, skenujte a e-mailom.

Papier netrvá večne, ale digitálne súbory budú

Je to skutočnosť, že papier netrvá večne. Magna Carta pravdepodobne nevyzerá tak sviežo ako keď bola prvýkrát napísaná. Denník Anne Frank začína po okrajoch zhnednúť a skrútiť sa. Papier sa jednoducho nakoniec rozpadne, keďže uplynul dosť času.

Inými slovami, je to hrozný spôsob, ako uchovávať informácie z dlhodobého hľadiska. Nikdy si nemôžete byť istí, kedy bude hnedá, roztrhaná, miznúca, stočená alebo jednoducho necháte všade hodiť šálku kávy. Ale digitálny súbor? Ak ju uchovávate v obľúbenom formáte, ako napríklad PDF alebo TXT a robiť pravidelné zálohy 5 základných faktov o zálohovaní, ktoré by mal každý používateľ Windows vedieťNikdy nebudeme unavení, aby sme vám pripomenuli, aby ste si robili zálohy a aby boli vaše údaje v bezpečí. Ak vás zaujíma, čo, ako často a kde by ste si mali svoje súbory zálohovať, máme priame odpovede. Čítaj viac , vždy bude k dispozícii, keď ju budete potrebovať. Za dvadsať alebo tridsať rokov to bude stále vyzerať rovnako, ako keď ste ho prvýkrát vytvorili.

Zamestnanci môžu pracovať na diaľku

Problém s papierom je v tom, že ak chcete, aby kolegovia v iných geografických lokalitách mali kópiu, musíte ju poslať poštou. To si vyžaduje čas (ešte viac, ak ho pošta stratí). Čas v mnohých prípadoch znamená stratu peňazí, oneskorenie príležitostí a narastajúcu frustráciu.

Ak sú však súbory digitalizované, môžu sa dať do spoločnosti online intranet S OcPortal môžete rýchlo nastaviť svoj vlastný domáci intranetUž ste niekedy premýšľali o tom, aké by mohlo byť mať „portálovú stránku“ pre vašu rodinu, tak ako mnoho spoločností ponúka zamestnancom? Nebolo by vhodné mať centrálny webový archív ... Čítaj viac alebo wiki 4 z najlepších osobných Wikislov, aby vás mohli organizovaťČo keby tu bol softvér wiki navrhnutý tak, aby vám pomohol na osobnej úrovni? Dalo by sa použiť na čokoľvek, napríklad na obrys svojho románu, sledovanie projektov na zlepšenie domova alebo na plánovanie ... Čítaj viac . Alebo môžu byť zaslané e-mailom alebo vložené do priečinka úložiska v cloude. Vďaka tomu môžu kolegovia v inej kancelárii okamžite získať kópiu bez toho, aby museli čakať. Ak je dokument odovzdaný do miesto spolupráce 10 a viac nástrojov na registráciu bez registrácie, ktoré môžete použiť do 10 sekúndSpolupráca online vám a vášmu tímu môže ušetriť čas aj peniaze. Spolupráca rýchlo môže ušetriť o niečo viac. Tieto nástroje sú pripravené na použitie, keď ste. Nevyžaduje sa žiadna registrácia. Čítaj viac ako sú Dokumenty Google alebo Dropbox, potom každý na všetkých miestach môže začať so spätnou väzbou v reálnom čase.

Nevýhody bezpapierového úradu

Ale ísť bez papiera nie je vždy rajom, v ktorom je stvorený. Technológia na záchranu!

Skenovanie každý. Single. Kus. Of. Papiera.

Hneď od netopiera je to otravnejšia vec pre celý podnik. Nájdenie energie a sklonu sedieť a skenovať každý jeden kus papiera. Je to únavné, časovo náročné a úprimne povedané, radšej by ste radšej sledovali opakovania Baywatch v televízii.

Ale je tu niekoľko vecí, ktoré vám uľahčia prácu. Najprv skontrolujte každý kus papiera a vložte ho do jednej z troch hromád - určite skenovanie, možno skenovaniea rozrezať. rozrezať veci... dobre... skartovať to a zbaviť sa toho.

Pravdepodobne sa môžete zbaviť platených účtov, účtenok za veci, u ktorých záruka už dávno uplynula, návod na použitie (šanca je, že výrobca Používateľ odovzdal verziu PDF Nemôžete nájsť používateľskú príručku pre svoje zariadenie? Prehľadajte tieto špecializované webové stránkyStarostlivý človek s predvídavosťou buď naskenuje používateľskú príručku a ponechá si vo svojom počítači kópiu alebo vyhľadá kópiu, ktorá je zvyčajne k dispozícii na stránkach výrobcu vo formáte PDF. Je tu tretina ... Čítaj viac na ich webové stránky), bankové vkladové lístky (ale NIE sú to výkazy) atď. Stačí na to vrhnúť kritické oko a rozhodnúť sa „naozaj to musím udržať?“.

Možno skenovanie je pre veci, o ktorých si ešte nie ste istí a nechcete sa ponáhľať k rozhodnutiu. Držte ich nabok.

Potom nájdete, že Rozhodne skenujte hromada je pravdepodobne lepšie zvládnuteľná. Teraz vytvorte priečinky v počítači (Dane, poistenie, výplatné pásky, atď.) a keď skenujete dokument, okamžite ho presuňte do príslušného priečinka a pridajte popisný názov.

Existujú aplikácie, ktoré tvrdia, že vám tento proces urýchlia (podľa môjho názoru sú výsledky zmiešané). Evernote má možnosť skenovania, ktorý detekuje okraje dokumentu, keď naň nasmerujete kameru svojho smartfónu. K dispozícii je tiež Photomyne, ak skenujete fotografie. AlternativeTo have some dobré alternatívy k skenovaniu ak hľadáte niečo iné. Obzvlášť sa mi páči program ScanBot Najlepšie aplikácie pre príjem dokladov za skenovanie, sledovanie a správu faktúrTieto aplikácie na kontrolu príjmu vám pomôžu skenovať, ukladať a organizovať každú faktúru pre vaše osobné alebo obchodné potreby. Čítaj viac .

Spomienka na všetko späť

Čím viac skenujete, tým dôležitejšie je to, že ste vy všetko to podporte Sprievodca zálohovaním a obnovením systému WindowsStávajú sa katastrofy. Ak nie ste ochotní stratiť svoje údaje, potrebujete dobrú rutinu zálohovania systému Windows. Ukážeme vám, ako pripraviť zálohy a obnoviť ich. Čítaj viac . Pretože ak sa váš počítač rozhodne spáchať samovraždu alebo sebazničenie, bez zálohovania znamená, že nebudete mať absolútne žiadne súbory. A v mnohých prípadoch to môže byť neuspokojená katastrofa (najmä ak ste stratili daňové doklady). Mnoho spoločností podľa mojich skúseností ponúka náhradné kópie dokumentov za cenu, a vy sa tak môžete rozhodnúť. Ale v noci môžete ľahšie spať, ak máte v blízkosti alebo na diaľku (alebo oboje) riešenie na zálohovanie.

Prinajmenšom by ste mali mať prenosný pevný disk (získať aspoň 1 terabajt miesta). Ak máte Windows PC Príručka Ultimate Windows 10 Data Backup GuideSumarizovali sme všetky možnosti zálohovania, obnovy, obnovy a opráv, ktoré sme našli v systéme Windows 10. Použite naše jednoduché tipy a už nikdy nezúfajte nad stratenými dátami! Čítaj viac , stiahnuť a používať SyncToy, SyncToy: Jednoduché riešenie zálohovania a synchronizácie spoločnosti Microsoft [Windows]Ak máte v počítači súbory, musíte zálohovať. Prosté a jednoduche. Mnohí z nás sú oboznámení so zálohovaním a existuje veľa metód a programov, ktoré sa majú použiť. Ďalší aspekt, ktorý ... Čítaj viac mimoriadne jednoduchý nástroj na zálohovanie. Používatelia počítačov Mac Ultimate Triple Backup Solution for Mac [Mac OSX]Ako vývojár tu na MakeUseOf a ako niekto, kto zarobí celý svoj príjem z práce online, je spravodlivé povedať, že môj počítač a údaje sú celkom dôležité. Sú nastavené na produktivitu vďaka ... Čítaj viac bude pravdepodobne priťahovať Stroj času Rozdeľte a používajte pevný disk vášho času na ukladanie súborovAk je pevný disk vášho počítača Mac malý a pevný disk vášho počítača Time Machine je veľký, mali by ste ho použiť na účely zálohovania aj ukladania. Čítaj viac . Čokoľvek sa rozhodnete použiť, musíte si bez problémov nastaviť každý druh automatizovaného systému na zálohovanie súborov každý deň v rovnakom čase každý deň.

V ideálnom prípade by ste mali mať aj vzdialenú zálohu, len v prípade, že sa vaše miesto zaplaví alebo vznieti. Pred odoslaním cenných súborov do cloudu však nezabudnite ich zašifrovať do špeciálneho priečinka 5 účinných nástrojov na šifrovanie vašich tajných súborovMusíme venovať väčšiu pozornosť než kedykoľvek predtým šifrovacím nástrojom a všetkému, čo je určené na ochranu nášho súkromia. Vďaka správnym nástrojom je jednoduché zaistiť bezpečnosť našich údajov. Čítaj viac najprv. WinRAR a WinZip môžu šifrovať súbory rovnako, ako je to možné Veracrypta jeho zastaraný predchodca, TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 alternatívy šifrovania diskov pre WindowsTrueCrypt už nie je, ale našťastie existujú ďalšie užitočné šifrovacie programy. Aj keď to nemusia byť presné náhrady, mali by vyhovovať vašim potrebám. Čítaj viac . Možnosti cloudu zahŕňajú Dropbox, Disk Google, Box a SkyDrive.

Nájdenie databázy pomocou technológie typu OCR

Po prehľadaní všetkého môžete prejsť cestou triedenia priečinkov a podpriečinkov podľa kategórie dátum a mesiac (a dokonca aj denných priečinkov, ak sa chcete skutočne spresniť). Alebo číslo dve hľadá nejakú databázu Technológia typu OCR 4 bezplatné online nástroje OCR umiestnené na konečnom testeVďaka pokrokom v technológii OCR je jednoduchšie prevádzať text a obrázky z naskenovaného dokumentu PDF do editovateľných textových formátov. Testovali sme niekoľko bezplatných nástrojov OCR online, aby ste nemuseli. Čítaj viac .

OCR je skratka pre Optical Character Recognition a je to technológia, ktorá číta vytlačený text na stránke a je môžete tento text previesť na text, ktorý je možné kopírovať, alebo vám môže vrátiť výsledky na základe daných kľúčových slov ono. To je technológia, ktorá jednotky Evernote Ako používať Evernote: Neoficiálny manuálNaučiť sa, ako používať Evernote samostatne, trvá dlho. Z tohto dôvodu sme zostavili túto príručku, aby sme vám ukázali, ako naplno využiť najdôležitejšie funkcie Evernote. Čítaj viac a to je čo Projekt Gutenberg využíva Projekt Gutenberg: Viac ako len bezplatné knihyStránky ako Project Gutenberg, ktoré majú v čase písania knihy v ponuke viac ako 45 000 kníh, zabezpečia, že žiadna kniha nikdy nezmizne. Objavovanie temných literárnych diel je teraz jednoduchšie ako kedykoľvek predtým. Čítaj viac naskenovať všetky texty vo verejnom vlastníctve do elektronických kníh. Text v oboch dokumentoch a obrázky 5 najlepších nástrojov OCR na extrahovanie textu z obrázkovKeď budete mať papieriky, ako získate všetok vytlačený text prevedený na niečo, čo bude digitálny program schopný rozpoznať a indexovať? Udržujte dobrý softvér OCR v blízkosti. Čítaj viac Keď zadáte dané slovo, môžete ich nájsť, rozpoznať a priviesť k výsledkom vyhľadávania.

Na účely prehľadávania naskenovaných dokumentov musíte jednoznačne nájsť spôsob, ako ľahko okamžite vytiahnuť to, čo potrebujete. Takže ak pôjdete cestou OCR, musíte sa rozhodnúť. Chystáte zaplatiť Evernote ročný poplatok a dôverujete im vaše citlivé dokumenty? Alebo si namiesto toho niečo stiahnete a všetko ponecháte vo svojom počítači.

Ste znalec papiera alebo digitálny deviant?

Vždy existujú výhody a nevýhody všetkého, ale niektorí ľudia môžu tolerovať kon viac ako ostatní. Takže to všetko súvisí s tým, čo ste pripravení prijať.

Teraz je skenovanie všetko zbytočné a strata času? Alebo je digitalizácia cestou do budúcnosti? Čo hovoríte vy, čitatelia?

Kredity obrázkov: Potápajúci sa podnikateľ cez Shutterstock.com, všetky ostatné obrázky bez uvedenia zdroja z PixaBay