Už máte dosť neefektívnych stretnutí? Pošlite týchto 8 pravidiel svojmu šéfovi

Reklama

Drvivá väčšina z nás vie, koľko odtokových stretnutí môže byť v našom čase aj produktivite. Ak je však stretnutie dobre zorganizované (a dobre vedené), neexistuje dôvod, prečo nemôže zvýšiť produktivitu, zmysel pre účel a morálku pre každého účastníka.

Existuje veľa obsahu prečo nenávidíme stretnutia. Facebook sa chvástá napísaný v okamihu úplnej frustrácie kvôli zmeškaným príležitostiam, a to výlučne vďaka zle organizovanému, zdanlivo zbytočnému stretnutiu, ktoré sa ťahalo ďaleko za stanovený čas.

Tu je niekoľko pravidiel, ktoré treba dodržiavať pri lepších stretnutiach a ako zabezpečiť, aby ste nestrácali čas každého. Dôveruj mi.

Majte účel a uistite sa, že o tom ľudia vedia

Ak jednoducho všetkých vyzývate, aby vám dali aktualizáciu, alebo aby ste si stonali, je to prednáška. Prednáška nie je stretnutie. Ak potrebujete aktualizovať všetkých, pošlite e-mail alebo pošlite všetkým príspevok v tímovom nástroji, ako je napríklad voľný ktorý uľahčuje skupinovú komunikáciu Slack robí skupinu rýchlejšou a ľahšou komunikáciou

Skupinové e-maily môžu skutočne zabiť produktivitu. Je čas dať poštovým klientom odpočinok a využívať služby spolupráce, ako je napríklad novo spustený Slack. Čítaj viac . Bude to oveľa lepšie využitie času všetkých.

Ak ste v pozícii, kde je stretnutie skutočne potrebné (t. J. Keď potrebujete niečo dať skupine, hovoriť o nej, odraziť nápady atď.), Uistite sa, že má jasný účel. Prečo presne spájate všetkých?

Zlý účel:„Dať všetkým rýchlosť, aby vedeli, čo sa deje“.

Lepší účel:„Aby sme zhromaždili nápady, stanovili rozvrh a priradili ďalšie akcie každému členovi tímu, aby sme mohli do konca marca úspešne spustiť produkt X360“.

A uistite sa, že všetci účastníci poznajú účel stretnutia skôr, ako sa uskutoční. Ak ľudia vedia, aké budú konečné výsledky stretnutia, bude oveľa pravdepodobnejšie, že budú pripravené, a dúfajme, že budú uvažovať o niektorých témach skôr na diskusiu, než na premýšľanie lietať.

Vytvorte jasnú a štruktúrovanú agendu

Váš cieľ je váš cieľ. Váš program je váš plán, ako sa tam dostanete. Bez tohto cestovného plánu sa stretnutia často vymknú spod kontroly, nevyjdú z témy a ani zďaleka nie je možné prijať toľko rozhodnutí, koľko ste dúfali. Ak si všimnete, že vaše stretnutia prechádzajú témou, zastavte túto diskusiu a čo najskôr ju vráťte naspäť.

Štruktúrujte svoje programy schôdzí Ľahko vytvárajte programy schôdzí pomocou očakávaní stretnutí [iPad]Aj keď sa nikto z nás nečaká na účasť na stretnutiach, našťastie existuje množstvo užitočných online a mobilných aplikácií, ako napríklad AgreeDo, ktoré uľahčujú plánovanie stretnutí. Všetky úspešné stretnutia sa začínajú ... Čítaj viac opatrne používajte výrobok ako napr Očakávania týkajúce sa splnenia (iPad) alebo online nástroje ako MyCommittee a Minutes.io. Stanovte prísny termín pre každú položku programu a jednotlivým ľuďom dajte pozor, čo sa od nich očakáva. Ak chcete, aby niekto prispel k určitej diskusii na stretnutí, dajte im vedieť! Napríklad:

program

1. Vyhlásenie o účele stretnutia a prípravných prácach (5 minút)
2. Post mortem pri spustení za posledné týždne - aké boli naše KPI (Kim o tom informoval). Čo šlo dobre? čo nie? (15 minút)
3. Nápady, ako môžeme vytvoriť povedomie pre ďalšie spustenie (všetci - pred stretnutím si premyslite nejaké nápady) - (15 minút)
4. Rozhodnite sa pre 3 z týchto nápadov, aby ste pred ďalším stretnutím vyjasnili viac - (10 minút)
5. Priradenie ďalších akcií každému členovi tímu - (5 minút)

Uistite sa, že každý má to, čo potrebuje

Bojím sa premýšľať o tom, koľko času sa každý rok premrhá na celom svete v dôsledku toho, že sa ľudia nepripravujú na stretnutia (vrátane nevedomosti) ako si vziať na vedomie poznámky zo stretnutia Zarobte zápisnicu: Ako robiť efektívne poznámky počas stretnutiaJe to zručnosť, ktorú málokto zdokonalil; perfektné zápisnice zo stretnutia. Záznam udalostí vám ušetrí bolesti hlavy po riadku. Tu je návod, ako si na schôdzke vziať efektívne zápisnice. Čítaj viac ). Podeľte sa o svoj program so všetkými účastníkmi najmenej pár dní pred schôdzou, aby mohli zhromaždiť všetko, čo sa od nich vyžaduje.

Ak potrebujete, aby nejaký člen tímu niečo priniesol, uistite sa, že rozumejú jeho dôležitosti je a že je vytlačený (ak je to potrebné) vopred, aby sa zaistilo, že sa nezachytí vo fronte pre tlačiarne. Posledná vec, ktorú potrebujete, je ospravedlnenie účastníkov - “Ach, prepáč, nemal som šancu to pripraviť - budem mať pripravený na budúci týždeň“. Nikomu to nepomôže.

Ak organizujete stretnutie s ľuďmi, ktorí pracujú na diaľku, najprv si pozrite našu podrobnú správu „Online Sprievodca stretnutím Online Sprievodca stretnutím: Softvér a stratégiaModerné videokonferenčné služby sa ľahko používajú a sú dostupné takmer každému s počítačom alebo smartfónom. Schopnosť spojiť sa a stretnúť sa s ľuďmi online znamená, že už nie sme obmedzení geografickou polohou. Čítaj viac “Plus, uistite sa, že každý vie, ako používať akýkoľvek nástroj na konferencie, ktorý sa rozhodnete použiť. Pred stretnutím vyzvite ľudí, aby skontrolovali svoj mikrofón, webovú kameru a ubezpečili sa, že majú nainštalované všetky doplnky, ktoré by mohli byť potrebné pre veci ako Stretnutia Google+ Tipy na plánovanie a usporiadanie efektívnych stretnutí so službou Google HangoutsVďaka dnešnej internetovej technológii môže byť usporadúvanie online stretnutí efektívne a nákladovo efektívne, najmä ak ich vopred naplánujete a využijete nástroje, ktoré šetria čas. Posledných pár mesiacov som sa zúčastňoval online stretnutí ... Čítaj viac .

Pozvite iba ľudí, ktorí ich potrebujú

Nepozývajte celý tím, aby ste sa cítili ako veľký šéf. Pozvite iba ľudí, ktorých potrebujete. To znamená, že ľudia, ktorí sú schopní pomôcť dosiahnuť účel stretnutia. Všetci ostatní môžu byť neskôr aktualizovaní prečítaním zápisníc zo schôdze alebo rozhovorom so svojimi kolegami vo vhodnejšom čase.

Udržujte podrobné zápisnice

Používajte výrobok ako napr agreed (zadarmo) do uschovajte si podrobné minúty Agreedo: Napíšte a spravujte zápisnice z obchodných stretnutí zadarmo onlineUž niekoľko týždňov hľadám ľahko použiteľný web alebo aplikáciu, ktorá mi umožní uchovávať a ukladať zápisnice zo schôdzí. Tradičný prístup k textovým dokumentom už nie je produktívny ... Čítaj viac ku ktorému sa môžete spoľahlivo vrátiť a vlastne rozumieť. Tento nástroj umožňuje robiť podrobné minúty pomocou klávesových skratiek, sledovať výsledky stretnutí (napríklad splnené úlohy) a zdieľať tieto minúty rýchlo a ľahko so svojím tímom. Ak používate iPad, môžete tiež skúsiť MinuteTaker (7,99 USD) pre profesionálne správy zo stretnutí MinuteTaker a stretnutia vám pomáhajú vytvárať profesionálne správy o minútach iPaduV mojom bezplatnom online sprievodcovi stretnutím MakeUseOf, kde som uviedol niekoľko tipov na plánovanie a organizovanie stretnutí na webe, som sa zmienil aj o aplikácii na niekoľko minút. Aj keď veľmi málo z nás ... Čítaj viac .

Uistite sa, že keď ľudia čítajú tieto zápisnice, poznajú hlavné body / zhrnutia toho, o čom sa diskutovalo a čo bolo rozhodnuté, ako aj to, že sa mohli rýchlo vrátiť k tomuto dokumentu a vedieť, čo sami musia urobiť Ďalšie.

Vylúčenie nie je vždy lepšie ako začlenenie

Viem, že som (len) spomenul, že na stretnutie by sa mali zúčastňovať iba tí ľudia, ktorí sú skutočne potrební, ale každý tak často by ste mali zapojiť všetkých do neformálnejšej jam session, kde môžete všetci odraziť nápady okolo, hovoriť o tom, čo by mohlo vylepšiť Organizácia.

Využite to ako príležitosť na vybudovanie silnejšieho tímu. Urobte to pri jedle alebo pive. Dajte si do kancelárie nejaké chutné jedlo a prinútite každého, aby si vzal hodinu alebo dve zo svojho dňa, aby sa dostal aby lepšie spoznali svojich kolegov, zatiaľ čo všetci spolupracujú na tom, aby spoločnosť vylepšila svoje schopnosti Celé. Opäť platí, že majú účel a program, ale snažte sa, aby sa tento druh stretávania stal neformálnejším, menej štruktúrovaným, ale stále s celkovou témou, napríklad „Zefektívnenie organizácie“ alebo „Nápady, ako môžeme diverzifikovať ".

Priradiť jasné ‘ďalšie položky akcie“

Pred ukončením schôdzky sa uistite, že každý v miestnosti pozná presnú akciu, ktorú musí podniknúť ďalej, a jej časovú os. Toto je trik, ktorý naozaj tlačil David Allen vo svojej fantastickej knihe ‘Dokončiť veci‘. Bez ohľadu na to, na ktorom projekte niekto pracuje, uistite sa, že existujú ďalšie jasné kroky, ktoré je potrebné podniknúť, aby sa tento projekt posunul vpred.

Aby som to zopakoval, musí to byť konkrétna činnosť (alebo súbor opatrení) s presným termínom, nie iba všeobecná myšlienka, ktorá sa musí urobiť „ASAP“. Napríklad

Zlá ďalšia akcia:„Zhrňte začiatok minulého mesiaca“.

Ďalšia lepšia akcia:„Zostavte tabuľku (s niekoľkými užitočnými grafmi), ktorá zobrazuje naše KPI z celkového obdobia spustenia. Podeľte sa o to s tímom štartu a pošlite krátky e-mail s vysvetlením, ako si myslíte, že spustenie začalo. Prosím, urobte to do štvrtka “.

Požiadajte o spätnú väzbu

Mnoho ľudí má na pozore kritiku svojich „nadriadených“ alebo kolegov, takže po každom stretnutí požiadajte ľudí, aby zanechali anonymnú spätnú väzbu prostredníctvom online formulára (existuje zoznam bezplatné online prieskumné nástroje To hovorí každý: 5 bezplatných nástrojov pre efektívne online prieskumyNa chvíľu by ste nemali veľa možností na výber prieskumnej služby, ale v súčasnosti je z čoho vyberať. Ktorý z nich je pre vás najlepší? Čítaj viac tu). Zistite, čo si ľudia o stretnutí mysleli - bolo to príliš dlho? Bolo to pre nich užitočné? Boli ich názory počúvané? Ako by sa mohlo stretnutie nabudúce vylepšiť?

Nech už dostanete akúkoľvek spätnú väzbu, nezabudnite ju ignorovať. Vyvolajte svoje stretnutia, aby ste sa uistili, že fungujú dobre pre všetkých zúčastnených.

Celkovo sa budete riadiť týmito jednoduchými pravidlami, aby ste sa uistili, že vaše stretnutia sú dobre pripravené a správne spustené skrátiť dĺžku a zvýšiť efektívnosť vašich stretnutí a zároveň udržať frustráciu každého minimum!

A čo ty? Keby sa vaše stretnutia viedli viac takto, myslíte si, že by boli efektívnejšie?

Obrázok Kredit: Woodleywonderworks, stretnutie tímu, prostredníctvom služby Flickr