6 spôsobov, ako zaručiť urážku, hnev a obťažovanie každým e-mailom, ktorý odošlete

Reklama

E-maily sú ťažké. Je skutočne ťažké v e-maile sprostredkovať to, čo skutočne chcete povedať, a polovicu času, kedy vás ľudia takmer vždy nepochopia. Veľa problémov spočíva v tom, že ľudia, ktorých píšete, nemôžu vidieť vašu tvár. Na vašej tvári nevidia úsmev a na tvári nevidíte výraz - prirodzený ľudská schopnosť porozumieť emócii slovami prostredníctvom výrazu tváre je úplne neplatná e-mailom.

Čo teda môže nahradiť výraz tváre a tón hlasu? Ako efektívne sprostredkujete svoje posolstvo bez toho, aby vás všetci vaši priatelia alebo všetci v kancelárii kráľovsky tikali?

Spisovateľ Peter Drucker raz napísal, „Najdôležitejšou vecou v komunikácii je vypočutie toho, čo sa nehovorí. " Zašiel by som o krok ďalej a povedal, že najdôležitejšou vecou pri odosielaní e-mailu je objasnenie natoľko, aby príjemca nie je počuť, čo sa nehovorí. V skutočnosti spôsobuje väčšinu problémov s e-mailovou komunikáciou osoba, ktorá prijíma e-maily interpretuje najrôznejšie hrozné veci, ktoré ste naznačili, aj keď ste napísali iba jednu linka.

To vedie k nenávisti a nespokojnosti. To je dôvodom nevôle. To je dôvod, prečo sa na vás ten chlap pri stole pozerá do očí, pretože ste ho dostali na e-mail, ktorý ste poslali včera popoludní, a vzal to ako osobný útok.

Vytvorenie perfektného e-mailu

Tu na MUO sme sa veľa zaoberali technickým aspektom posielania e-mailov odosielanie e-mailov anonymne Ako posielať anonymné e-maily: 5 tajných metódNie je ťažké odoslať anonymný e-mail. Existujú legitímne dôvody na použitie anonymného e-mailového účtu. Ukážeme vám ako. Čítaj viac alebo môj e-mail odosielanie e-mailov z Excelu Ako odosielať e-maily z tabuľky programu Excel pomocou skriptov VBANaša šablóna kódu vám pomôže nastaviť automatické e-maily z Excelu pomocou skriptov Collaboration Data Objects (CDO) a VBA. Čítaj viac . Ale čo emocionálna stránka e-mailu? A čo tak, ako sa stretávate vo svojich e-mailoch, a lepšie spôsoby, ako sa prezentovať v písanom slove, ktoré vás nenechá po celý čas tak zaškrtnúť?

Dnes tu nemôžem stáť veľa bolesti a utrpenia a poviem vám, že teraz môžem pomôcť. Urobil som takmer každú chybu, ktorú je možné urobiť pomocou e-mailu, a to od najskorších dní o na vysokú školu, keď som sa pokúsil začať podnikať na viacúrovňovom marketingu hromadným zasielaním e-mailov všetkým kampus. Do jedného dňa som mal svoj účet odstavený na 24 hodín a od administrátora mainframe IBM sa objavilo veľké škaredé varovanie o tom, čo definuje „spam“.

Nebola to ani taká lekcia v e-mailovej etikete, pretože to bol budiaci hovor, že e-mail vás môže skutočne dostať do problémov, ak s tým budete zle zaobchádzať. V priebehu rokov som urazil ľudí, urazil som sa a dostal som sa do epických bitiek s lomkou a horením s ľuďmi. Chcel by som povedať, že niekto vyhral - ale nikto nikdy nevyhrá. Preto tu dnes stojím a dúfam, že pomôžem budúcim légiam e-mailovej verejnosti lepšie pripraviť tieto e-maily pred kliknutím na tlačidlo odoslania.

1. Odosielanie románu

Jedným z mojich prvých vinných hriechov, keď som prvýkrát začal pracovať ako inžinier, bolo to, že takmer vždy som písal e-maily, ktoré sa tiahli cez tri alebo štyri odseky. Dôvodom nebolo len to, že môžem písať veľmi rýchlo, ale pretože som vždycky cítil, akoby som nechal nejaké podrobnosti, ľudia by naozaj nechápali, o čom som hovoril. To môže byť do istej miery pravda - a my sa dostaneme k e-mailom, ktoré sú príliš krátke za minútu - ale pre jednoduchosť je potrebné povedať niečo.

Keď píšete také komplikované e-maily, nedokážete svoju správu získať rôznymi spôsobmi. Po prvé, skutočnosť, že ste toľko napísali, naznačuje osobe, že si málo ceníte jej čas, a ak tak urobíte príliš často, musíte sa na ňu obťažovať. Po druhé, zatiaľ čo 500-slovný e-mail usporiadaný do niekoľkých odsekov má veľký zmysel vy, s najväčšou pravdepodobnosťou mätúte každého - a dávate im migrénu.

Ak ste textár a máte tendenciu prepisovať, vždy sa vráťte a začnite pracovať na „sekaní“ týchto viet. Príďte s novými a kreatívnymi spôsobmi, ako ich skrátiť, alebo ich môžete úplne odstrániť. Možno ponúkate príliš veľa informácií. Povedzte ľuďom, čo majú potreba vedieť, nie to, čo chcete, aby vedeli vy viem. Vieš?

2. Posielanie e-mailu s dvoma slovami

Opačným priestupkom oproti novému e-mailu sú jednoslovné alebo dvojslovné e-maily, ktoré vôbec nič nevysvetľujú. Je to podobné, ako keď sa pýtam svojich detí pri jedálenskom stole, "Aký si mal deň?„Po chvíli neochotná odpoveď "Dobre.„Nie som si istý, prečo sa vôbec obťažujem, tlačím ďalej. “Čo si urobil, niečo zábavné?„Nevyhnutná odpoveď, "Nie, fakt nie.”

Úprimne nechápem, prečo sa niektorí ľudia obťažujú používaním e-mailu. Ak budete mať šťastie, e-mail od tejto osoby bude obsahovať jednu celú vetu. Ak máte smolu, osoba vás požiada, aby ste pre nich niečo urobili, ale neobťažovali sa presne vysvetliť, čo od nich chcete robiť. Je to niečo ako vyslanie núdzovej správy cez rádio, keď sa stratíte uprostred púšte, a neinformuje záchrannú posádku o tom, aké sú vaše súradnice.

Je to veľmi frustrujúce, pretože ľudia sa musia snažiť pochopiť, o čom na zemi hovoríte. A čo je ešte horšie, môžete ich v skutočnosti prinútiť strácať čas reakciou na váš e-mail, len aby ste požiadali, aby ste trochu prepracovali.

Mám podozrenie, že väčšina ľudí s týmto problémom píše také krátke e-maily, pretože písanie je také starostlivé cvičenie. Nie každý môže napísať 60 až 70 slov za minútu, takže pre túto skupinu musíte mať trochu sympatie.

3. Odosielanie hromadného e-mailu znamená pre jednu osobu

Naozaj chcete odškrtnúť ľudí? Pošlite hromadný e-mail všetkým vo vašej kancelárii, aby ste pokarhali jedinú osobu za niečo, čo neurobili. Hovorím tomu e-mail „verejné poníženie“. Každý v kancelárii zvyčajne už vie, že určitá osoba urobila chybu, ale manažér ju nemôže nechať na pokoji. Takže všetkým posielajú hromadné e-maily, v ktorých podrobne a neznesiteľne vysvetľujú, prečo je konkrétny postup tak zlý, alebo prečo je takáto chyba tak zlá.

Musím pripustiť, že v niektorých z mojich riadiacich funkcií v minulosti som sa k tomuto správaniu dostal. Videl som, ako to robia aj moji kolegovia. Je ľahké urobiť chybu, pretože sa možno budete chcieť uistiť, že všetci ostatní, ktorých spravujete, neurobili rovnakú chybu. Realita je taká, že ak už o nej všetci vedia, osoba, ktorá urobila chybu, je ponížená. Ak o tom nevedia, všetci sú zmätení a nie sú si istí, či o nich hovoríte alebo nie.

Zjednodušte si to - porozprávajte sa o konkrétnom probléme s osobou, ktorá urobila chybu. Potom, ak si myslíte, že je to pre všetkých dosť dôležité, pošlite oznámenie, ale nechajte to, aby to znelo, akoby to bolo len všeobecný „FYI“ vyslaný z vyššej úrovne vedenia - odstraňuje obvinenie a znižuje jeho osobnosť.

4. Používanie dramatických prísloviek

Ďalšie veľmi bežné správanie v e-mailoch - zvyčajne od ľudí, ktorí sú veľmi nadšení svojou prácou všeobecne, alebo konkrétnym projektom, o ktorom sa diskutuje. Toto správanie je nadužívaním veľmi dramatických prísloviek. Vety ako, „Tento dizajn je jednoducho strašne nesprávny“Alebo„Tento prístup je bolestne neurčitý. “ slúži len na to, aby sa do diskusie vložili emócie.

Keď sa pozriete na tieto vety bez prísloviek, uvidíte, o koľko podnikavejších - a omnoho menej antagonistických - sú. Inak sa stretnete ako príliš dramatický rozmaznaný fagan.

Vyskúšajte to bez prísloviek. Tento dizajn je nesprávny. Tento prístup je nejasný.

Nemusí to príjemcu potešiť - ale tiež na nich neútočí a postaví ho na obranu. Je to profesionálnejšie a v skutočnosti sa budete môcť vydávať za dospelého, aj keď s niekým nesúhlasíte.

5. Nadmerné používanie pasívneho hlasu

V skutočnosti som sa až neskoro v mojej písateľskej kariére skutočne naučil pasívnym hlasom a rozumel im. Problém s tým, že sa o tom dozviete, je, že ho začnete vidieť všade. Jedným z najbežnejších spôsobov použitia pasívneho hlasu je e-mail, pretože pasívny hlas umožňuje osobe oddeliť sa od akcie.

Namiesto toho, „Nasmeroval som klienta na letisko. “, ktorý ukladá zodpovednosť priamo na vaše plecia, môžete namiesto toho napísať: „Klient bol prevezený na letisko. ““

Toto je bežné správanie medzi ľuďmi, ktorí nie sú nútení prevziať zodpovednosť za čokoľvek, pretože ak sa niečo pokazí, nechce sa obviňovať. Sú to tí istí ľudia, ktorí sa sťažujú, keď osoby, ktoré podstupujú riziko - tí, ktorí preberajú zodpovednosť za dosiahnutie svojich cieľov - dostanú uznanie alebo povýšenie. Pravda je, že ľudia vidia pasívnym hlasom v e-mailoch. Ak ste dokončili nejakú úlohu alebo splnili svoj cieľ, nebojte sa prevziať kredit!

6. Poplácal sa po chrbte

Je zvláštne, že opačným extrémom ľudí, ktorí neustále používajú pasívny hlas v e-mailoch, sú ľudia, ktorí takmer vždy píšu o všetkom v prvej osobe. Čítaním ich e-mailov by ste si mysleli, že projekt nebol skupinovým úsilím, bol to osobný úspech. Mysleli by ste si, že osoba, ktorá poslala e-mail, vykonala úplne všetku prácu!

Ako rozpoznáte tieto e-maily? Spočítajte výskyt slova „I“.

Čítaním e-mailu od tohto typu osoby je zrejmé, že cítia, že sa okolo nich točí celý svet, a že by im každý mal dať neustále kudos za všetku prácu, ktorú vykonali samostatne splnený. Tieto e-maily vždy spôsobujú, že sa spoluhráči cítia skleslí a úplne neocenení. Tento prístup predstavuje najrýchlejšiu cestu k hnevu a izolácii od vašich rovesníkov.

Som si istý, že existuje veľa ďalších typov e-mailov, ktoré ľudí skutočne obťažujú a urážajú. Stavím sa, že máte aj svoj vlastný zoznam! Aké druhy e-mailov vás skutočne odštartovali? Ktoré typy sú pre domácich miláčikov? Podeľte sa o svoje myšlienky v sekcii komentárov nižšie.

Obrázok Kredit: Koncentrovaný podnikateľ prostredníctvom Shutterstocku, Matematický vzorec cez Shutterstock, Mladá podnikateľka cez Shutterstock, Expresívny senior prostredníctvom Shutterstock, Vojenské dieťa cez Shutterstock, Hanba cez Shutterstock