Spolupracujte na projektoch s malými tímami pomocou sledovania projektov v rámci skupiny

Reklama

Od tej doby sa Tina stručne zmienila Todoist na jej článok o riadení času a samozrejme Danielova recenzia Todoist - Jednoduchá, ale výkonná aplikácia na správu úloh Čítaj viac tejto webovej aplikácie, som bol posadnutý jej používaním. Páči sa mi, aké jednoduché a ľahké je použitie, napriek tomu, ako úplne môžete nastaviť úrovne úloh - kompletné organizovanie projektov za pár minút.

Jednoduchosť je vždy to, čo hľadám, najmä ak táto jednoduchosť nevylučuje účinnosť alebo vlastnosti nástroja. Môžete dosiahnuť oveľa viac, keď nestrácajte čas premýšľaním vo fáze plánovania. To je to, čo vám ToDoist pomáha.

Keď som sa dozvedel, že tvorcovia ToDoistu vytvorili ďalší podobný nástroj na pomoc tímom pri dosahovaní veľkých vecí, vedel som, že to musím skontrolovať a som rád, že som to urobil.

Nazýva sa webová aplikácia WeDoista umožňuje malým tímom bezplatne spravovať až tri projekty. Pomôže vám to pri spolupráci s vašou skupinou pri hľadaní úloh spojených s projektom a priraďovaní týchto úloh členom tímu. Je to jeden z najrýchlejších a najjednoduchších spôsobov, ako som videl spravovať malé skupiny - niečo, čo by skutočne bolo hodí sa, ak máte tímovú prácu na vysokej škole alebo pracujete na projekte, ktorý zahŕňa dve až tri ľudí.

Používanie WeDoist na riadenie vašich projektov

Ak chcete spravovať viac ako tri projekty alebo chcete priniesť väčší tím, musíte za to hrať mesačný poplatok. Inak sa pripravte na začatie riadenia malého tímu zadarmo.

Pri prvej registrácii budete mať možnosť pomenovať svoj prvý projekt. Nezabudnite nastaviť správne časové pásmo, aby časové značky, ktoré ostatní členovia uvidia pri upravovaní úloh, mali zmysel.

Zakaždým, keď kliknete na „Vytvoriť nový projekt“ a pomenujete iný projekt, zobrazí sa v rozbaľovacom zozname pod „Vaše projekty“. Pomocou tohto rozbaľovacieho zoznamu a kliknutím na názov môžete rýchlo prepnúť do časti pre správu projektu. Ako vidíte tu, vytvoril som tri projekty týkajúce sa vylepšenia môjho blogu a priradenia projektov článkov mojim autorom. Obaja autori budú tvoriť súčasť môjho WeDoist tímu.

Na každú stránku projektu môžete pridať aktualizácie stavu, ak chcete zdieľať nejaké novinky alebo komentáre so spoluhráčmi. Keď pracujete s tímom, je to naozaj dobrý spôsob komunikácie, pretože pomocou e-mailov si nikdy nemôžete byť istí, či váš tím prehliadol vašu správu alebo nie. Keď svoju komunikáciu nastavíte priamo v službe WeDoist, bude priamo spojená s projektom a ktokoľvek sa môže neskôr vrátiť a skontrolovať, čo ste napísali, alebo získať akékoľvek informácie, ktoré ste uverejnili.

Keď sa nachádzate na stránke projektov, kliknutím na kartu Ľudia vpravo zobrazíte zoznam členov tímu a štatistiky týkajúce sa toho, ako používali službu WeDoist. Ukáže sa, koľko úloh vykonali, ako aj ich aktualizácie stavu a komentáre v rámci projektu.

Keď v rámci projektu vytvoríte jednotlivé úlohy, môžete k úlohe rýchlo pripojiť člena tímu. Všetky priradené členy sa zobrazia priamo pod popisom úlohy.

Nezabudnite do dátumu v pravom dolnom rohu pridať dátum splatnosti. Nemusíte pridať dátum splatnosti, ale zvyčajne, ak úloha nemá termín, dostane najnižšiu prioritu a stane sa obeťou otáľania. Poskytnite mu primeraný dátum splatnosti. Ak máte problémy s plánovaním svojho projektu a prídete s termínmi splnenia úloh, ktoré dávajú zmysel, potom pomocou nástroja ako Gantter to všetko rozložte skôr, ako začnete s WeDoistom zadávať úlohy.

Napravo od súhrnu úloh môžete tiež kliknúť na okienko s komentárom a uviesť plný text popisujúci presne to, čo táto úloha znamená. Toto tlačidlo rozbaľuje nadol veľké textové pole pre túto úlohu, takže je tu dostatok miesta na vloženie toľkých detailov, ako si myslíte, že budete potrebovať.

Kedykoľvek chcete niekoho priradiť k novej úlohe, ak kliknete na odkaz „Priradiť ľudí“, môžete si vybrať jeho používateľský účet z rozbaľovacieho zoznamu. Ak chcete, aby za túto úlohu zodpovedali všetci, môžete zahrnúť iba „Každý“.

Na hlavnej stránke projektu sa zobrazí novinka o všetkých projektových aktivitách vrátane dokončených úloh, aktualizácií a ďalších informácií. Je to najrýchlejšie miesto na získanie 10-sekundového prehľadu o tom, ako veci v projekte napredujú, pretože na prvý pohľad uvidíte, koľko je (alebo nie je) dosiahnuté.

Môžete tiež pripojiť súbory k projektu alebo úlohe. Bezplatne nahrávanie súborov na server WeDoist nie je v bezplatnom účte podporované, ale môžete odkazovať na súbory prostredníctvom adresy URL alebo pridávať súbory, ktoré sú uložené na vašom disku Google. Tieto skratky sa zobrazia na stránke vášho projektu alebo úlohy.

Keď pridávate súbory, napríklad dokument z účtu Google, môžete kliknúť na mená členov tímu, ktorých chcete informovať o aktualizácii súborov.

Keďže váš bezplatný účet umožňuje naraz iba tri projekty, keď ste s projektom hotoví, môžete ho zakázať tak, že prejdete na stránku s prehľadom projektu a kliknete na „Archivovať projekt“.

Ďalšou skvelou bonusovou funkciou na WeDoist je, že zastrčená v pravom dolnom rohu obrazovky uvidíte malú malú bublinu, ktorá znie „Projektový rozhovor“. Ak na to kliknete, otvorí sa veľké okno rozhovoru.

Toto, moji priatelia, je šikovné malé okno rozhovoru pre tím, ktoré môžete použiť vždy, keď sú vaši členovia tímu prihlásení do WeDoist. To znamená, že sa môžete všetci stretnúť v určitom čase, aby ste prediskutovali priebeh projektu alebo riešili problémy s akýmikoľvek úlohami.

Celkovo je WeDoist ako ToDoist na steroidoch - webová aplikácia na spoluprácu na projektoch, ktorá vám umožní spravovať svoje malý tím, bez toho, aby ste vás donútili strácať veľa času zložitými nástrojmi na riadenie projektov, ktoré nemáte potrebné. S WeDoistom bude mať váš tím čas na dokončenie projektu.

Vyskúšajte WeDoist so svojím malým tímom a dajte nám vedieť, čo si myslíte. Robí všetko, čo potrebujete? Chceli by ste niečo, čo by vývojári WeDoistu pridali? Podeľte sa o svoje myšlienky v sekcii komentárov nižšie.