Ako spolupracovať pri sledovaní zmien v programe Microsoft Word

Reklama

Staré spôsoby sú niekedy najlepšie. Program Word poskytuje príliš veľa funkcií na to, aby bolo možné webové dokumenty neustále odkladať. Ak potrebujete zdieľať bohatý dokument s niekým iným, je ťažké ho poraziť ako platformu.

Sledovanie zmien umožňuje zdieľať vaše dokumenty s ostatnými používateľmi a sledovať zmeny a návrhy v programe Word, ktoré sa vracajú späť k originálu. A je to ľahké.

Na tento účel používam verziu Office 2010 beta, ale väčšina funkcií je k dispozícii v starších verziách. Musíte sa len obzerať po mieste, kde sa skrýva.

Diskutovali sme už o aplikácii Word. Uviedol som niekoľko rád, ako čo najlepšie využiť štýly Ako používať štýly v programe Microsoft Word, aby ste ušetrili veľa práce Čítaj viac , a naši autori dodali niekoľko ďalších príspevkov pomoci Wordu. Ryan uverejnil súbor skvelých Slov triky 4 užitočné tipy a triky pre program Microsoft Word, o ktorých by ste mali vedieťVyužívate všetky výkonné funkcie programu Word? Ak nie, tieto užitočné tipy a triky pre program Microsoft Word sú pre vás. Čítaj viac

. Len v prípade, že si nie ste istí, aký je najlepší smer vašich dokumentov, má Tim niekoľko dobrých rád, ako zvoliť možnosti online alebo offline.

Ako to funguje

Sledovanie zmien je funkcia, ktorá umožňuje recenzentovi (alebo viacerým recenzentom) vykonať zmeny v dokumente a potom, aby autor prijal alebo zamietol zmeny, spolu s poznámkami a návrhmi, jeden po druhom alebo v objem.

Môžete použiť sieť alebo poslať dokument e-mailom. Zmeny a sledovanie sú uložené v samotnom dokumente. Môžete ľahko sledovať zmeny v programe Word od viacerých recenzentov, ale neexistuje žiadny mechanizmus pre viacerých recenzentov na úpravu dokumentu súčasne. Na tento účel existuje niekoľko ďalších možností, napríklad Google Dokumenty.

Predtým, ako budete môcť tieto funkcie používať, musíte zapnúť funkciu Sledovanie zmien. Nie je dobré robiť v dokumentoch a potom uvedomujúc si, že musíte sledovať zmeny.

Spustenie a zastavenie sledovania zmien v programe Word

Kliknite na ikonu Preskúmanie na páse. Máme tu tri časti záujmu - Komentáre, sledovanie, a zmeny. Zatiaľ kliknite na ikonu Sledovanie zmien tlačidlo v sledovanie oddiel. Opätovným kliknutím ho vypnete. Len v prípade, že nie ste oboznámení s farebnou schémou balíka Office 2010/2007, tlačidlá, ktoré sú zapnuté, svietia oranžovou farbou. Keď sú vypnuté, sú sivé.

Je celkom možné sledovať iba určité zmeny a nie iné. Napríklad, ak chcete mať prehľad iba o zmenách, o ktorých si nie ste istí. Podľa potreby zapnite a vypnite sledovanie zmien.

Ako autor otočte sledovanie zmien na pred odoslaním dokumentu ostatným, povzbudiť ich, aby túto funkciu používali. Všimnite si, že nemôžete ľahko Compel aby tak urobili.

Ste recenzent - sledujte svoje úpravy

Vaša sekretárka klubového klubu vám teda poslala dokument, ktorý pripravila na nadchádzajúcu výstavu. Musíte navrhnúť nejaké zmeny.

zmeny

Len sa uistite, že sú zapnuté funkcie Sledovanie zmien, a potom choďte priamo do toho a upravujte ho normálnym spôsobom.

Tu je pomerne ľahké sledovať, čo ste zmenili. Je to všetko modré. Všetko, čo bolo vymazané, je prečiarknuté. Akýkoľvek nový text je podčiarknutý. Tam, kde ste nejaký text nahradili, je to iba zmienka o odstránení a doplnení.

Všetky odseky, ktoré majú zmeny, sú označené zvislou čiarou vľavo.

Môže to však byť mätúce s ohľadom na rozloženie, pretože tu je text, ktorý nebude v konečnej kópii. Môžete zmeniť spôsob, akým sa veci zobrazujú z pásky.

Ak kliknete Konečné potom uvidíte len to, ako bude vyzerať konečný výsledok.

Pokračujte a vykonajte ďalšie zmeny.

Komentáre

Komentáre sú návrhy alebo otázky, ktoré dokument v skutočnosti nemenia a sú zobrazené inak, vo vertikálnom pruhu napravo od dokumentu.

Pridáte ich kliknutím na ikonu Nový komentár Tlačidlo. Ostatné tlačidlá používame na kontrolu komentárov neskôr.

V zložitejšej situácii s viacerými po sebe nasledujúcimi recenzentmi sa balóny zobrazujú v rôznych farbách kvôli prehľadnosti.

Zmeny formátovania sa v predvolenom nastavení zobrazia v novom formáte v dokumente a zmena je podrobne uvedená v bubline.

Ste autorom - pracujete na zmenách.

Váš dokument bol skontrolovaný finančným úradníkom a poslal vám ho e-mailom. Teraz musíte prejsť zmenami a vysporiadať sa s nimi. Pre každú zmenu máte tri možnosti. Môžete prijať, odmietnuť alebo upraviť.

Môžete tiež jednoducho prijať všetky zmeny naraz, ale poďme ich vyriešiť.

Otvorte dokument a kliknite na ikonu Preskúmanie na páse s nástrojmi a kliknite na ikonu sa presuniete na prvú zmenu. Zmena sa zvýrazní. súhlasiť alebo odmietnuť zmena.

Kurzor automaticky odstráni zvýraznenie alebo samotnú zmenu v závislosti od vybranej možnosti a potom prejde k ďalšej zmene.

Prejdite si zvyšok dokumentu jednoducho, preberajte alebo odmietajte, ako ste postupovali, alebo upravte zmeny, ak nejaký kompromis funguje lepšie.

Keď sa dostanete k komentárom, zistíte, že ich nemôžete prijať ani odmietnuť. Namiesto toho sa musíte rozhodnúť, či ich stále potrebujete, vykonať akékoľvek úpravy, ktoré považujete za vhodné, a potom každú z nich odstrániť pomocou delete tlačidlo v Komentáre oddiel, ak je to vhodné.

Dokončenie

Po vykonaní vhodných zmien vypnite funkciu Sledovanie zmien znova, uložte súbor a pokračujte ďalej.

Jedno varovné slovo. Je pomerne častým problémom, keď ľudia omylom pošlú dokument tretej strane, pričom sú sledované zmeny stále zapnuté a všetky zmeny a komentáre sú stále viditeľné. Ak by ste to napríklad urobili pre zákazníka, možno by ste boli trochu v rozpakoch. Novšie verzie programu Word vám pomôžu skúsiť vám to zabrániť, ale je to stále uskutočniteľné a stále bežnejšie, než si myslíte. Tam buďte opatrní.

Používate sledovanie zmien v programe Word? Čo sa ti na tom páči? Čo vás frustruje? Na čom ste vy? Dajte mi vedieť v komentároch a uvidíme, či vám môžem pomôcť.