Prvým krokom GTD je dostať všetky „veci“ z vašej hlavy. Jedným zo spôsobov, ako to dosiahnuť, je zapísanie všetkého na karty 3x5 a najlepším digitálnym ekvivalentom kariet 3x5 je technika Kanban.
Prejdime si kroky GTD a pozrime sa, ako dobre zapadajú do siete Kanban.
Zozbierajte svoje myšlienky
Ak ste ako väčšina ľudí, pravdepodobne vám v hlave rachotí 100 rôznych úloh, projektov, nápadov a ďalších vecí (ako to nazýva GTD). Začnime vytvorením priečinka doručenej pošty, ktorý toto všetko vyloží.
Ideme použiť Trello pretože je to najpopulárnejší nástroj Kanban a ponúka veľkorysú úroveň zadarmo. Okrem toho má Trello skvelé klávesové skratky a prehľadné používateľské rozhranie. Vďaka tomu je jedným z najrýchlejších a najjednoduchších programov, ktoré sa dajú pri tejto práci použiť.
Pri brainstormingu je nevyhnutné mať možnosť dostať svoje myšlienky von bez mnohých ďalších krokov. Ale aj tak môžete vyskúšať alternatíva k Trellu Ak chceš.
Páči sa vám myšlienka spoločnosti Trello, ale nie samotná spoločnosť Trello? Tieto alternatívne aplikácie Kanban sa integrujú do kalendárov, e-mailov, Slacku a ďalších.
Začnite vytvorením novej dosky a názvom „GTD“.
Ďalej pridáme znak Doručená pošta zoznam na vyloženie všetkých našich vecí.
Teraz trvať pár minút a vytvoriť si kartu pre každú myšlienku a nápad, ktoré máte v zadnej časti svojej mysle. Začnite kliknutím na ikonu Pridajte kartu tlačidlo. Potom zadajte svoju prvú úlohu alebo nápad, nech už je to čokoľvek, a čo ste dosiahli Zadajte.
Tento postup opakujte, kým vás nenapadne nič iné.
Vytvorte zoznamy, ktoré zodpovedajú systému GTD
Ďalším krokom je určiť, či je každá z položiek v našej doručenej pošte použiteľná. To znamená, môžete s tým niečo urobiť alebo nie?
Najskôr vytvorme dva zoznamy položiek, proti ktorým je možné vykonať akciu. Ak je niečo napadnuteľné, mali by ste sa rozhodnúť, či to bude trvať menej ako dve minúty alebo nie. Ak je to tak, mali by ste na tom čo najskôr pracovať.
Ak nie, budete to musieť podrobnejšie rozobrať v ďalšom kroku. Potrebujete na to dva zoznamy: Projekty a Úlohy dnes.
Kliknite Pridajte ďalší zoznam, potom vytvorte dva zoznamy, rovnako ako pri pridávaní kariet do doručenej pošty.
Ak položka nie je použiteľná, môže ísť na niekoľko rôznych miest. Najprv sa opýtajte „Je to dôležité?“ Ak to nie je niečo, pre čo ste vášniví, môžete to vymazať a zabudnúť.
Ďalej sa opýtajte, či je to niečo, čo by ste niekedy chceli obísť, ale ešte nie tak celkom. Možno je to vzdialený sen. Alebo to môže byť niečo, čo bude možné až niekedy v budúcnosti. V takýchto situáciách vytvorte zoznam s názvom „Raz / Možno“.
Ak je položka dôležitá, ale má informatívny charakter, nemá byť použiteľná, mala by byť uvedená v zozname „Referenčné“. Kanban je vhodnejší pre uplatniteľné predmety. Zoznam referencií by mal byť teda dočasnou zastávkou pre informácie, kým nebudú presunuté na lepšie miesto, napríklad ľahká webová aplikácia na zaznamenávanie poznámok.
Zoznamy, ktoré chcete pridať, ak pracujete s tímom
Keď zistíte, že karta je použiteľná, stále s ňou nebudete môcť podniknúť kroky. Môže to byť preto, že čakáte, kým niekto dokončí niečo iné, než budete môcť začať. Alebo by mal na tomto projekte pracovať niekto iný.
Pre prvý scenár vytvorte zoznam „Odložené“. Môžete nastaviť termín splatnosti, aby ste dostali pripomenutie, kedy by sa mal projekt blokovania dokončiť. Otvorte kartu kliknutím na ňu a vyberte Do dátumu pre prístup do kalendára.
V druhom prípade vytvorte zoznam s názvom „Delegované“. Po presunutí karty do tohto zoznamu môžete na kartu pridať ďalších členov. Niekto však musel pozvať členov, aby sa dostali do rady.
Otvorte kartu a vyberte Členovia. Potom vyhľadajte člena, s ktorým chcete zdieľať zodpovednosť.
Najskôr triedte a potom premýšľajte o svojich projektoch
Teraz je čas skutočne prejsť doručenou poštou a položky pretiahnuť do príslušných zoznamov. Začnite od hornej časti zoznamu a pokračujte smerom nadol. Pri každej položke zvážte kategórie, ktoré ste vytvorili a kam patria.
Po zoradení všetkých položiek budete chcieť analyzovať svoje projekty. Pozrite sa na každú z nich a zamyslite sa nad zložitosťou. Ak je to jednoduchý projekt, môžete na kartu pridať kontrolný zoznam. Otvorte kartu kliknutím na ňu. Potom kliknite Kontrolný zoznam a začnite pridávať svoje položky, rovnako ako ste pridali karty.
Pre väčšie projekty môžete vytvoriť novú nástenku, ktorá bude daný projekt spravovať. Potom môžete kartu presunúť na novú dosku. Urobíte to tak, že umiestnite kurzor myši na kartu, ktorú chcete presunúť, a kliknite na ikonu ceruzky. Ďalej kliknite na ikonu Hýbte sa, a z rozbaľovacej ponuky vyberte dosku, na ktorú ju chcete presunúť.
Ďalšou možnosťou pre veľké projekty je vytvorenie kontrolného zoznamu. Je to dobrý spôsob, ako ísť, ak máte predstavu o tom, čo chcete so svojím projektom urobiť, ale nie ste pripravení venovať tomu veľa práce.
Ako zástupný symbol môžete vytvoriť približný zoznam položiek v kontrolnom zozname. Predstavte si to ako nápady na brainstorming pre svoju doručenú poštu, iba toto sú potenciálne podprojekty. Potom, keď budete pripravení, môžete svoju kartu presunúť na inú dosku. A každú položku v kontrolnom zozname môžete zmeniť na novú kartu.
Udržujte systém v chode
Začíname s GTD je ľahké; zvládnete to za hodinu alebo dve. Musíte však udržiavať systém, inak vám zlyhá. Raz až dvakrát týždenne sa zaregistrujte na svojej doske GTD Trello. Vložte svoje nové myšlienky do doručenej pošty a prehodnoťte položky v každom zo svojich zoznamov. Zistite, či sú stále na správnom mieste alebo nie.
Po dokončení projektov máte dve možnosti. Kartu môžete odstrániť, ak o nej už nemusíte vedieť. Alebo ak chcete záznam o svojich minulých projektoch, môžete vytvoriť zoznam „Hotovo“ a presunúť tam hotové projekty.
Tento systém vám tiež môže pomôcť naplánovať si týždeň. Môžete pridať ďalší zoznam s názvom „Ďalšie úlohy“. Tento zoznam je určený pre projekty, na ktorých plánujete pracovať v priebehu najbližších dní alebo počas nasledujúceho týždňa. Ak si skontrolujete palubu Trello v nedeľu večer alebo v pondelok ráno, môžete si naplánovať prácu na tento týždeň.
Prispôsobte si tento systém. Ak vám nefunguje, nemusíte sa GTD riadiť do bodky. Pokojne to zamiešajte a vyskúšajte rôzne metódy. Najdôležitejšie je, aby ste to udržali! Ak je to potrebné, nastavte pripomienku kalendára, pretože systém bude fungovať iba vtedy, ak budete pokračovať v práci so systémom.
Tu je príklad, ako použiť japonskú techniku projektového riadenia spoločnosti Kanban na optimalizáciu pracovného toku v skupine alebo v sóle.
- Produktivita
- Nástroje na spoluprácu
- GTD
- Správa úloh
- Trello
- Tipy na zvýšenie produktivity
Lee je nomád na plný úväzok a polymatik s mnohými vášňami a záujmami. Niektoré z týchto vášní sa točia okolo produktivity, osobného rozvoja a písania.
Prihlásiť sa ku odberu noviniek
Pripojte sa k nášmu bulletinu s technickými tipmi, recenziami, bezplatnými elektronickými knihami a exkluzívnymi ponukami!
Ešte jeden krok…!
V e-maile, ktorý sme vám práve poslali, potvrďte svoju e-mailovú adresu.