Ako vytvoriť priečinok Doručená pošta na spoluprácu v službe G Suite

Ak váš tím potrebuje spravovať rovnaké prichádzajúce e-maily, môžete na pridanie viacerých používateľov do rovnakého účtu použiť Collaborative Inbox z G Suite. Táto funkcia umožňuje viacerým členom tímu udržiavať rovnakú doručenú poštu súčasne.

Tu je príklad, ako vytvoriť svoju vlastnú priečinok Doručená pošta na spoluprácu, využívať všetky funkcie, priraďovať členov tímu a udeľovať konkrétne povolenia zo svojho účtu G Suite.

Čo je to Doručená pošta na spoluprácu v službe G Suite

Doručená pošta na spoluprácu v G Suite umožňuje skupine jednotlivcov prístup, údržbu a správu tej istej e-mailovej schránky. To môže byť užitočné pre spoločnosti a organizácie, ktoré potrebujú na zodpovedanie podobných e-mailov celý ich marketingový alebo predajný tím.

Je to skvelý spôsob, ako zvýšiť produktivitu podporou online tímová spolupráca prostredníctvom nástrojov Google vytvoriť efektívny pracovný tok.

Napríklad ak vaši obchodní zástupcovia neustále dostávajú e-maily o potenciálnych partnerstvách, môžete každému prideliť sledovanie rovnakej doručenej pošty. Ktokoľvek môže odpovedať a spravovať prichádzajúce e-maily.

Môžete tiež vytvoriť priečinok Doručená pošta pre spoluprácu, ak pracujete v škole, ktorá prijíma e-maily od rodičov, aby na ne mohol ktorýkoľvek učiteľ odpovedať. Každý člen, ktorý má správne povolenia, môže pre seba požiadať o e-mail alebo ho priradiť k inému členovi skupiny.

Google Workplace nie je jediný nástroj na spoluprácu kombinovaný s Gmailom, ale je to najefektívnejšie, ak už máte G Suite.

Tento nástroj môžete použiť na označovanie konkrétnych e-mailov, čo pomáha usporiadať vašu doručenú poštu a uľahčuje vyhľadávanie starších e-mailov. Ak predávate výrobky, označenie všetkých e-mailov týmito konkrétnymi produktmi pomôže ostatným nájsť ich.

Aby ste mohli mať spoločnú doručenú poštu, musíte si vytvoriť skupinu Google a pridať členov.

Ako vytvoriť skupinu Google a pridať členov

Ak chcete začať spravovať svoju schránku pre spoluprácu a pristupovať k nej, musíte si najskôr vytvoriť skupinu. Toto vám umožní začať pridávať členov do vašej Doručenej pošty pre spoluprácu.

1. Prihláste sa do Skupiny Google.
2. Kliknite Vytvoriť skupinu.
3. Zadajte Info a vyber si nastavenie.
4. Kliknite Vytvoriť skupinu.

Po nastavení skupiny môžete začať pozývať ľudí do skupiny e-mailom, pridávať ich priamo do svojej skupiny alebo schvaľovať ľudí, ktorí sa prihlásili.

Odoslaním pozvánky sa odošle e-mail priamo do doručenej pošty príjemcov, aby sa potvrdilo, že sa chcú pripojiť k skupine. Priame pridanie člena do skupiny vyžaduje jeho e-mailovú adresu. Pridá člena po odoslaní.

Vytvorením svojej skupiny a pridaním členov budete mať k dispozícii plne funkčnú schránku pre spoluprácu. Jediná vec, ktorá vás drží späť, je potreba túto funkciu zapnúť.

Ako zapnúť spoločné funkcie

Ak chcete vytvoriť priečinok doručenej pošty pre spoluprácu pre svojich existujúcich členov, musíte najskôr povoliť funkcie spolupráce. Pred vykonaním krokov uvedených nižšie sa však uistite, že ste povolili históriu konverzácií pre Skupiny Google.

1. Prihláste sa do Skupiny Google.
2. Kliknite na ikonu názov skupiny.
3. Kliknite Nastavenia skupiny.
4. Pod Povoliť ďalšie funkcie Skupiny Google > Vyberte Spoločná doručená pošta.

Po nastavení všetkých funkcií spolupráce musíte každému členovi prideliť povolenia, ktoré mu uľahčia správu účtu.

Ako prideliť povolenie členom na spoluprácu v priečinku Doručená pošta

Priradením povolení členom skupiny umožníte svojmu tímu môcť viesť konverzácie, priraďovať konverzácie, označiť konverzácie ako dokončené, označiť konverzácie ako duplikáty a označiť konverzácie ako nečinné potrebné.

Skupine môžete prideliť rôzne povolenia v závislosti od predvolených rolí skupiny (vlastníci, manažéri, členovia), všetkých v organizácii, všetkých na webe alebo rolí vytvorených na mieru.

1. Prihláste sa do Skupiny Google.
2. Kliknite na názov skupiny.
3. Kliknite Nastavenia skupiny.
4. Kliknite na prepínač na Zapnúť povolenia.
5. Posuňte posúvač a vyberte, ktorí používatelia dostanú povolenia.

Môžete tiež vytvoriť vylúčenia vo svojich povoleniach, aby ste vylúčili konkrétnych členov z nastavení povolení.

Správa vašej doručenej pošty na spoluprácu v službe G Suite

Doručená pošta pre spoluprácu vám umožňuje priradiť rôznych členov do skupiny a udeliť im konkrétne povolenia, aby mohli efektívne spravovať váš e-mail.

Každý člen tímu bude mať prístup k celej doručenej pošte a môže priradiť rôzne konverzácie rôznym členom. Teraz, keď bol váš tím vytvorený, musíte myslieť na zaistenie bezpečnosti všetkých používateľov v účte.

Google pridáva do G Suite nové funkcie zabezpečenia

Táto aktualizácia G Suite obsahuje všetko od podpory štandardu BIMI v Gmaile po nové bezpečnostné funkcie v rozhovore.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi