Ako prevziať kontrolu nad svojou e-mailovou schránkou a zostať produktívnym

Pre profesionála je nemožné vymyslieť deň bez e-mailov. Štúdie ukazujú, že firemní odborníci trávia zhruba tretinu svojich kancelárskych hodín kontrolou svojich schránok.

Uprednostnením e-mailu nakoniec obetujete svoju produktivitu, zameranie a kreativitu. Nasledujúce tipy vám pomôžu udržať čas na kontrolu doručenej pošty pod kontrolou.

1. Obmedzte kontrolu e-mailov

Nekonečným počtom kontrol svojej doručenej pošty sa nedostanete nikam. Preto obmedzte počet opakovaní, ktoré chcete skontrolovať nové e-maily v doručenej pošte.

Vytvorte limit v závislosti od vašich požiadaviek a pracovného zaťaženia. Kontrola e-mailov na začiatku a na konci pracovnej doby je v poriadku. V prípade potreby to môžete skontrolovať aj raz po obede.

Nekontrolujte si doručenú poštu počas najproduktívnejších hodín dňa, ako sú ráno a večer, alebo keď trávite čas so svojou rodinou. Môžete byť flexibilní a pokračovať v experimentovaní, kým nenájdete niečo vhodné. Môžete napríklad nastaviť limity ako:

• Nekontrolujte obchodný e-mail pred 10:00 a po 19:00 alebo cez víkendy.
instagram viewer
• Skontrolujte si doručenú poštu iba dvakrát alebo trikrát denne.
• Používajte akýkoľvek štruktúrovaný systém, ktorý zobrazuje iba posledné alebo dôležité e-maily.

2. Získajte úlohy priamo do aplikácie Správa úloh

Patríte medzi nich, ktorí pri zadávaní úloh závisia od e-mailov? Ak áno, je čas na zmenu. Jedným z hlavných dôvodov neustáleho kontrolovania doručenej pošty je, že vám iní prideľujú nové úlohy prostredníctvom e-mailov alebo nechávajú vaše úlohy tam.

Súvisiace: Najlepšie vlastnosti nTask pre bezproblémové riadenie projektu

Vaša e-mailová schránka nemusí fungovať ako zoznam úloh. Obmedzte používanie e-mailov iba na komunikačné účely, presuňte všetko, čo vyžaduje akciu, nad rámec reakcií na aplikácie na správu úloh alebo na zoznam úloh. Takéto aplikácie tiež ponúkajú funkcie okamžitej komunikácie, vďaka ktorým bude riadenie projektu bezproblémové.

Ak otvoríte e-mail a prečítate si ho, po prečítaní ho už len nezatvárajte a zaneprázdnite sa ďalšími e-mailmi. Konajte podľa tohto e-mailu okamžite, aby ste sa vyhli opätovnému návratu do svojej doručenej pošty, aby ste odpovedali.

Ak e-mail potrebuje odpoveď, urobte to. Ak potrebujete e-mail pre ďalšie použitie:

• Nechaj si to.
• Ak je e-mail kritický z hľadiska podnikania, označte ho hviezdičkou.
• Ak ho už nepotrebujete, odstráňte ho.

Dokončenie každého prečítaného e-mailu je kľúčom k tomu, aby sa vo vašej doručenej pošte a mozgu nenachádzali neporiadok.

4. Zatvorte svojho e-mailového klienta

Áno, na počítači môžete pokračovať v práci bez toho, aby ste udržali e-mailovú aplikáciu v prevádzke. Po skontrolovaní a odpovedaní na vaše e-maily zatvorte aplikáciu a zamerajte sa na dokončenie svojich úloh.

Informujte svoju rodinu, priateľov, kolegov a klientov, že e-mail nie je najlepší spôsob, ako vás kontaktovať, aby ste dostali okamžitú odpoveď.

Keď si to uvedomia, budú mať od vás obmedzené očakávania týkajúce sa e-mailových odpovedí. Na udržanie kontaktu s rodinou a kolegami môžete v telefóne alebo notebooku použiť rôzne ďalšie aplikácie na okamžité správy.

5. Majte e-mailové odpovede krátke

Ak máte zvyk písať dlhé e-maily, prestaňte strácať čas a prejdite na písanie krátkych e-mailových správ. Uistite sa, že vaše e-mailové adresy sú správne a váš dotaz je uvedený v prvom riadku, aby nedošlo k zámene. Väčšinu e-mailov môžete dokončiť v niekoľkých vetách a ich stručnosť naznačuje, že si vážite čas každého vrátane svojho.

Iba niekoľko e-mailov bude potrebovať dlhšiu odpoveď a môžete si ich jednoducho ponechať v kategórii „Odpovedať neskôr“. Pokiaľ je to možné, môžete takéto odpovede posielať vo forme zvukových správ.

6. Povedzte Nie e-mailovým oznámeniam

Oznámenia sú pre moderného profesionála hlavnou príčinou rozptýlenia. Bolo by nesprávne predpokladať, že všetky oznámenia pochádzajú zo sociálnych médií.

E-mailové upozornenia sa objavujú tiež príležitostne, čo spôsobuje narušenie vášho bežného pracovného toku. Ak je povolené e-mailové upozornenie, zatvorenie aplikácie alebo karty vám nebude nijako nápomocné.

Ak vás každé nové e-mailové upozornenie vyrušuje a zaneprázdňuje vás kontrola e-mailovej schránky, je lepšie nové e-mailové upozornenia deaktivovať. Pomôže vám zamerať sa na danú úlohu, najmä na tie, ktoré si vyžadujú úplnú pozornosť.

7. Skúste aktivovať víkendovú automatickú odpoveď

Táto metóda je nevyhnutná, ak ste na voľnej nohe alebo ako sólisti. Automatická odpoveď vás zachráni pred odcudzením od všetkých, zatiaľ čo e-mailové adresy pre váš pokoj ignorujete.

Vytvorte niekoľko premyslených a poučných automatických odpovedníkov, ktorí sa postarajú o všetky e-maily, ktoré dostanete cez víkendy alebo prázdniny.

Súvisiace: Aplikácie pre Android na nastavenie automatických odpovedí na všetko

8. Prestaňte kontrolovať e-maily na svojom smartfóne

Tento bod by vás mohol vystrašiť pomocou FOMO. Dobre si však rozmyslite, či v telefóne skutočne potrebujete nainštalovaného e-mailového klienta. Namiesto prijímania e-mailov môžete na svojom telefóne používať viac aplikácií na okamžitú komunikáciu, napríklad Slack. Nechajme si e-mail na plochu a bez obáv si užívaj svoju krátku prestávku.

9. Zhodnoťte svoj priestor doručenej pošty

Možno používate bezplatného e-mailového klienta, ale to neznamená, že v priečinku doručenej pošty necháte neprehľadné e-maily. Ak ste sa prihlásili na odber webov, ktoré vás celý deň bombardujú predajnými a propagačnými ponukami, je čas podniknúť určité kroky.

Mnoho propagačných e-mailov prichádza na vaše e-maily, pretože ste im na prvom mieste dali povolenie. Odhláste sa teda z webov, ktoré vás už nezaujímajú.

Pred ďalším prihlásením na odber bulletinov si tiež dobre rozmyslite. Vďaka tomu nemusíte tráviť čas hľadaním dôležitých e-mailov alebo mazaním nepotrebných e-mailov.

10. Oddeľte svoje osobné a obchodné e-mailové účty

Môže to vyzerať ako niečo, čo všetci vieme, ale vždy sa nájdu ľudia, ktorí dostávajú profesionálne aj osobné e-maily do rovnakej doručenej pošty. Ak ste jedným z nich, je najvyšší čas, aby ste vytvorili rôzne e-maily na osobné a profesionálne účely.

Snažte sa nekontrolovať svoj osobný e-mail v úradných hodinách (pokiaľ neočakávate doručenie zásadného e-mailu). Rovnako sa vyhýbajte kontrole úradných e-mailov mimo úradných hodín. Takto si môžete udržať zdravú rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom, čo v konečnom dôsledku prispeje k vašej produktivite.

Pracujte produktívne bez brzdenia doručenej pošty

Aj keď e-mail priniesol revolučnú zmenu v komunikácii, jeho prílišná pozornosť môže pôsobiť rušivo aj deštruktívne. Ak svoju pozornosť sústredíte na doručenú poštu, môžete sa naďalej sústrediť na každodenné úlohy.

8 najlepších spôsobov, ako spravovať svoje úlohy v prehliadači Chrome

Môžete na správu svojich úloh použiť prehliadač Chrome? Vyskúšajte tieto rozšírenia na správu úloh, pomocou ktorých môžete spravovať svoje (tímové) zoznamy úloh a sledovať svoju produktivitu.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi