Ako importovať údaje z formulárov programu Microsoft Word do tabuľky programu Excel

Používanie formulárov v programe Microsoft Word na zhromažďovanie informácií je veľmi jednoduché a pohodlné. Hlavná výzva spočíva v prenose zhromaždených údajov do tabuľky programu Excel.

Môže byť ohromujúce manuálne zadať všetky údaje, ktoré ste zhromaždili. Našťastie existuje niekoľko spôsobov, ako automaticky vyplniť údaje z formulárov aplikácie Microsoft Word do tabuľky programu Excel.

Pochopenie formulárov v programe Microsoft Word

Než začneme, poďme diskutovať o formulároch v dokumentoch Microsoft Word. Možno by vás zaujímalo, ako fungujú formuláre Word, ale je to celkom jednoduché.

Pomocou programu Word môžete vytvárať štandardizované dokumenty, ktoré sa dajú použiť na zhromažďovanie údajov. Robí to tak, že vám poskytne šablónu podľa vášho výberu.

Šablóna obsahuje všetky príslušné polia, ktoré môžu vaši používatelia vyplniť. Po zadaní otázok budú mať používatelia možnosť tieto šablóny vyplniť. Tieto odpovede sa potom uložia do formulárov Wordu, ku ktorým je kedykoľvek prístup.

Vytvorenie tabuľky programu Excel z formulára programu Microsoft Word

Môžete použiť ktorúkoľvek z týchto metód v závislosti od počtu formulárov alebo typu údajov, ktoré chcete exportovať z formulárov Wordu.

Metóda 1: Import jednej bunky

Najlepšie je použiť túto metódu, ak chcete importovať údaje z jednotlivých buniek do tabuľky programu Excel. Tu sú kroky, ktoré musíte dodržať, aby ste mohli použiť túto metódu.

1. V počítači otvorte nový Tabuľka programu Excel.
2. Klikni na Vložte kartu a vyberte ikonu Objekt možnosť.
3. Po kliknutí na neho sa zobrazí Objekt Táto voľba vás dovedie do okna, ako je to vidieť na snímke obrazovky.
4. Tam vyberte ikonu Vytvoriť zo súboru možnosť.
5. Prehľadajte Dokumenty Microsoft Word importovať požadovaný súbor.
6. Vyberte ho dvojitým kliknutím na názov súboru a potom zatvorte okno kliknutím na ikonu Ok tlačidlo. Tento proces zlúči súbor Word do tabuľky programu Excel.
7. Teraz by sa malo zobraziť vaše textové pole bunky = EMBED („dokument“) pod ním, ako je to znázornené na obrázku. Toto je možné vykonať, iba ak sú povolené povolenia na úpravy zdrojového dokumentu programu Word.
8. Klikni na Karta Súbor>Uložiť akoa namiesto prepísania predchádzajúceho zlúčeného dokumentu premenujte svoj súbor Excel.
9. Kliknite na Uložiť znova na dokončenie procesu.

Metóda 2: Import údajov po bunkách

Táto druhá metóda vám umožňuje importovať vaše dátové bunky po bunkách. Tu je niekoľko krokov, ktoré vás prevedú.

1. Otvorené dokument programu Word so zamýšľanými údajmi na prenos.
2. Kliknite na značky šrafovania, ktoré sú na stole.
3. Skopírujte tabuľku stlačením Ctrl + C.
4. Potom môžete Zavrieť váš wordový dokument.
5. Otvorte tabuľku programu Excel a kliknite na ikonu mriežka prvej bunky.
6. Prilepte údaje, ktoré ste skopírovali stlačením Ctrl + V. Vaše údaje sa prilepia, ako je vidieť na tomto obrázku.

Ak sa rozhodnete použiť tento spôsob, uistite sa, že tabuľka programu Excel má rovnaké rozloženie ako tabuľka programu Word, ktorá obsahuje podrobnosti.

To znamená, že ak má tabuľka slov desať stĺpcov, mala by mať rovnaká aj tabuľka programu Excel.

Metóda 3: Konvertujte Word na Excel pomocou súborov CSV

Ďalšou jednoduchou metódou na prevod informácií z formulára Word do tabuľky programu Excel je použitie hodnôt oddelených čiarkami (CSV) súbor. Súbor CSV je textový súbor s oddeľovačmi, ktorý na oddelenie hodnôt v súbore používa čiarky.

Použitie tejto metódy je jednoduché. Word rozlišuje príslušné údaje od ostatných textov vo formulári. To znamená, že odpovede vášho klienta sa nemôžu miešať s ďalšími podrobnosťami zo šablóny.

Prevod Wordu do CSV

Pred použitím súboru CSV na prenos údajov do tabuliek programu Excel bude možno potrebné konvertovať formulár aplikácie Word do formátu CSV. Na prevod súborov môžete použiť jednu z nasledujúcich metód.

Možnosť 1: Použitie možností na prevod slova do formátu CSV

Môžete použiť možnosti na karte môžete svoj formulár previesť do formátu CSV podľa týchto pokynov.

1. Otvorte formulár aplikácie Word. Uistite sa, že obsahuje všetky informácie, ktoré potrebujete.
2. Vyberte Súbor> Možnosti.
3. Na možnosti panel, vyberte Pokročilé. Nájdete to na ľavej strane dialógového okna, ako je to znázornené na obrázku nižšie.

4. Skontrolujte Uložte údaje formulára ako textový súbor s oddeľovačmi.

5. Nakoniec zatvorte dialógové okno kliknutím na OK.

Teraz môžete buď exportovať svoje údaje do programu Excel, alebo dokument uložiť, ako sa vám páči.

Možnosť 2: Export údajov do formátu CSV pomocou príkazu „Uložiť ako“

Prípadne môžete použiť Uložiť ako možnosť uložiť dokument vo formáte CSV. Ak je to vaša ideálna metóda, tu je niekoľko krokov, ktoré vás prevedú.

1. Zatiaľ čo ste vo formulári Word, kliknite na Ponuka Súbor> Uložiť ako možnosť.
2. Uvidíte dialógové okno obsahujúce obyčajný text vybraný v predvolenom nastavení, ako je to znázornené na obrázku.
3. Ak ste vykonali nejaké zmeny, musíte súbor premenovať a kliknúť na Uložiť.
4. Zobrazí sa dialógové okno s ukážkou, ako je to na snímke obrazovky, ktoré zobrazuje údaje, ktoré chcete exportovať do formátu CSV. Ak chcete exportovať údaje, kliknite na ikonu Ok.

Podľa týchto krokov program Word extrahuje údaje vo formulári do a .csv spis. Súbory CSV sú kompatibilné s programom Excel. Dajú vám slobodu prístupu k nim v ktorejkoľvek verzii programu Excel.

Na oddelenie rôznych polí v dokumente Word vkladá čiarky. Excel používa tieto čiarky na oddelenie údajov patriacich do rôznych buniek.

Možnosť 3: Použitie exportu na uloženie údajov do formátu CSV

Ak nechcete používať Uložiť ako možnosť, možno budete chcieť zvážiť možnosť Exportovať. Týmto spôsobom je možné exportovať údaje do súboru CSV.

1. Zatiaľ čo ste vo formulári, kliknite na Súbor.
2. Vyberte ikonu Export možnosť.
3. Kliknite na ZmeniťTyp súboru, potom na Typy súborov a zvoľte Obyčajný text (* .txt). Je to také jednoduché, ako to vyzerá na snímke obrazovky.
4. Kliknite na Uložiť ako. Týmto otvoríte Uložiť ako dialógové okno, ktoré vám umožní upraviť vlastnosti súboru.
5. Vyberte preferované umiestnenie súboru.
6. Pomenujte svoj súbor podľa želania a kliknite na Uložiť. Týmto sa údaje exportujú.

Import údajov formulára do programu Excel

Teraz, keď ste previedli svoje údaje z formulára Word do formátu CSV, je ďalším krokom ich import do tabuľky Excel.

Váš súbor nemusí byť viditeľný v programe Excel, pretože program Excel predvolene zobrazuje iba súbory programu Excel. Ak chcete získať prístup k súboru CSV, postupujte podľa týchto pokynov.

1. Otvorte a Nový Tabuľka programu Excel.
2. Kliknite na Súbor>Otvorené.
3. Vyber Prechádzať ikona a vyberte Všetky súbory v rozbaľovacom zozname typov.
4. Vyhľadajte umiestnenie súboru a vyberte ho.
5. Kliknite na Otvorené. Toto vyzve program Excel, aby otvoril Sprievodca importom textu, ako je uvedené nižšie. Kliknite na Vymedzené>Ďalšie.

Riešenie mnohých foriem

Niekedy možno budete musieť previesť veľa formulárov za jeden deň. Absolvovanie celého tohto procesu môže byť v tomto prípade namáhavé.

Najlepšou možnosťou je vytvoriť kódové spojenia s tabuľkou pomocou ADO, keď pracujete s mnohými formulármi. ADO (dátový objekt ActiveX) automatizuje proces prenosu. Týmto spôsobom je jednoduchšie prenášať údaje.

Súvisiace: Šialené vzorce programu Microsoft Excel, ktoré sú mimoriadne užitočné

Prečo používať tieto metódy

Aj keď učenie sa týchto nových techník môže byť zastrašujúce, z dlhodobého hľadiska sa vám to vyplatí. Použitím týchto metód môžete ušetriť veľa času.

Tiež zvyšujú vašu presnosť, pokiaľ ide o zadávanie údajov. Týmto spôsobom sa riziko chýb mierne zníži, pretože údaje sa prenášajú z jedného softvéru do druhého, a nie ich zadávať ručne.

Ako skombinovať dva stĺpce v programe Microsoft Excel (rýchla a jednoduchá metóda)

Používanie viacerých stĺpcov v programe Excel vám ušetrí čas na ich ručné zlúčenie. Tu je príklad, ako kombinovať stĺpce v programe Excel.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi

Rozbaliť a prečítať si celý príbeh