Čo je časový rozvrh a ako zvyšuje vašu produktivitu?

Ak vy alebo vaši spoluhráči nemáte časový limit na dokončenie konkrétnej úlohy, môžete byť menej produktívni. Používanie časového rámca na správu vášho času vám pomôže zmierniť únik času a zvýšiť produktivitu.

Mnoho globálnych organizácií a veľmi úspešných odborníkov používa techniky časového limitu. V článku je vysvetlené, čo je timeboxing, ako funguje, a jeho klady a zápory.

Čo je to Timeboxing?

Timeboxing je taktika riadenia času so zameraním na ciele projektu. Keď uplatníte túto stratégiu vo svojom profesionálnom alebo osobnom živote, budete na to viac vybavení zastaviť prokrastináciu a zvýšiť produktivitu.

Časové schránky sú jednotky časového schránky. Časový rozvrh by mal byť realistický, ale pevne stanovený časový rámec pre danú úlohu. Ak je práca zložitá, môžete prideliť viac ako jednu časovú schránku. Časové schránky môžu byť minúty, hodiny, dni, týždne alebo dokonca mesiac, v závislosti od projektu a jeho úloh.

Timeboxing vám umožňuje naplánovať časový rozpočet pre každú úlohu v projekte. Sadnete si so svojím tímom a vytvoríte zoznam úloh pre projekt. Vy a váš tím by ste mali spoločne brainstormovať a určiť časový limit úloh.

Údaje, ako sú úlohy, zdroje a definované časové schránky, sú zvyčajne dostupné v aplikácii na správu úloh. Metóda timeboxing je globálne uznávaný postup riadenia času, ktorý zaisťuje vysoko kvalitnú prácu v čo najnižšom možnom časovom rámci.

Ako nastaviť časový rozvrh

Ak neveríte, že nastavenie časového schránky bude vyžadovať veľa úsilia, budete prekvapení, že to v skutočnosti nie je také náročné, ako to znie. Tu je niekoľko rýchlych krokov na jednorazové nastavenie časového rámca a jeho použitie pre budúce projekty:

1. Vytvorte zoznam úloh projektu:

Môžete použiť akékoľvek online aplikácie ako Redbooth a OmniFocus vytvoriť zoznam úloh pre úlohy ktoréhokoľvek projektu. Pred dokončením zoznamu úloh sa ubezpečte, že ste vy a váš tím správne preskúmaní.

Súvisiace: Elegantné aplikácie so zoznamom úloh pre produktívneho minimalistu

2. Zoskupte a stanovte priority úloh:

Musíte si všimnúť podobné úlohy a zoskupiť ich do susedných časových schránok. Pomôže vám alebo vášmu tímu vyhnúť sa zbytočným stratám času pri prepínaní medzi úlohami.

Musíte tiež uprednostniť niektoré úlohy a presunúť ich do prvej sady časových schránok. Diskutujte s vlastníkom projektu alebo klientom o presnom stanovení priorít úloh. Označte prioritné úlohy samostatným farebným kódom.

Môžete používať aplikácie ako nTask, Wrike, Trello, Basecamp atď. Pre rýchlejšie online zoskupovanie a stanovovanie priorít.

3. Priraďte časovú schránku každej úlohe:

Ak chcete prideliť pevný čas pre jednotlivé úlohy, musíte vziať do úvahy termín dodania, ktorý ste ponúkli klientovi. Teraz sa môžete so svojím tímom stretnúť na brainstormingu, kde sa dohodnete na realistickom pridelení časového limitu pre projektové úlohy.

4. Definujte časový rozvrh pre prestávky:

Nastavte racionálne pevné časy prestávok, technických prestojov a iných neproduktívnych úloh, ktoré tiež spotrebujú časový rozpočet pre akýkoľvek projekt.

Existuje veľa aplikácií na pripomenutie, ktoré vám môžu pomôcť pripomenúť si, že si máte urobiť prestávku, keď je v časovej schránke prestávok. The populárne aplikácie na pripomenutie sú TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder atď.

Súvisiace: Ako sledovať váš pracovný čas na voľnej nohe pomocou včasnej aplikácie

5. Ktorý časový rozvrh zvoliť:

Mohli by existovať dva typy časového limitu: tvrdý časový rozvrh a mäkký časový rozvrh. Soft timeboxing ku koncu naznačuje dokončenie úlohy. Na druhej strane, tvrdý timeboxing vám povie, aby ste prestali pracovať na úlohe, ak vyprší pridelený čas, a to aj v prípade, že úloha zostáva neúplná.

Pri jednoduchých úlohách vám pomôže, ak si vyberiete hardbox. Investujte čas, ktorý ušetríte z tvrdých časových schránok, do zložitých úloh prostredníctvom mäkkého časového schránky.

6. Použite časovač pre úlohy:

Keď vy alebo váš tím začnete s úlohou, sledujte čas pomocou časovača. Zaznamenajte si čas potrebný na dokončenie úlohy do svojho zoznamu úloh na analýzu. Pomôže vám, ak vo svojich počítačoch používate napríklad aplikácie s automatickým časovačom Presýpacie hodiny a SnapTimer.

7. Udržujte rozptýlenie:

Časové schránky vám a vášmu tímu pomáhajú sústrediť sa na danú úlohu. Pomáha tiež najlepšie využiť časový tok na zvýšenie produktivity. Vylepšenia prostredníctvom časového rámca sa však dočkáte, iba ak svojej úlohe skutočne venujete časovo obmedzený časový rozvrh.

Ak chcete zabrániť rozptýleniu od práce, musíte zastaviť všetky upozornenia, ktoré by vás mohli odvádzať od danej úlohy. Môžete použiť nástroje ako Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl atď.

8. Kontrola a odmena:

V počiatočnej fáze musíte zaznamenať veľa údajov z procesu časového sledovania. Musíte si uložiť údaje, ako sú čísla úloh, časové schránky, čas na vykonanie úlohy atď. Pomocou týchto kompilovaných údajov môžete posúdiť, ako timeboxing pomáha vám a vášmu tímu dosiahnuť požadovanú úroveň produktivity.

Členov tímu môžete príležitostne odmeniť, keď splnia úlohy v rámci vopred definovaného časového limitu. Pomáha pri zvyšovaní motivácie medzi členmi tímu.

Výhody Timeboxingu

Taktika časového rámca sa vzťahuje na čokoľvek, čo súvisí so spotrebou času. Či už sú to vaše domáce práce alebo profesionálne povinnosti, pri cvičení časového limitu môžete vidieť okamžité výhody. Niektoré z výhod sú:

1. Vy a váš tím ste skutočne opatrní, pokiaľ ide o to, ako využívate svoj čas.
2. Timeboxing vám umožňuje efektívne sa sústrediť na prácu na projekte s cieľom dodávať vysoko kvalitné výrobky alebo služby.
3. Timeboxing zaručuje, že splníte jednu úlohu naraz, čím sa zníži záťaž úlohy.
4. Timeboxing je technika riadenia práce zameraná na cieľ. Keď vy alebo váš tím pracujete v prostredí zameranom na cieľ, cítite sa motivovaní.
5. Lepšiu rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom si môžete vychutnať prostredníctvom časového schránky. Časové schránky vám efektívne oznámia, kedy je váš kalendár voľný na neformálne tímové stretnutie alebo na rodinnú večeru.

Nevýhody časového rámca

Okrem všestranných výhod existuje aj niekoľko nedostatkov, a to:

1. Stanovenie vhodnej stratégie časového rámca môže vyžadovať určité skúsenosti.
2. Niektorí tvrdia, že z dôvodu cieľov časového limitu nie sú schopní poskytovať kvalitné služby alebo produkty.
3. Niektorí odborníci sa môžu cítiť ohromení, keď vo svojich kalendároch uvidia veľa úloh.
4. Niekoľko jednotlivcov verí, že časovače časových schránok ich odvedú od práce, keď odchádzajú.

Je čas na timebox

Vyššie uvedené stratégie a tipy týkajúce sa časového rámca vám pomôžu dosiahnuť udržateľnú produktivitu a rast v profesionálnom alebo osobnom živote.

Implementáciu časového harmonogramu budete mať jednoduchšie, keď použijete automatizované a online aplikácie na správu úloh. Ak chcete použiť aplikáciu na správu úloh, ktorá vám pomôže s časovým rozvrhnutím, vyberte ten správny, aby ste nemuseli meniť aplikácie častejšie.

Sprievodca online správou úloh: 10 tipov na výber správnej aplikácie

Ak si chcete zvoliť aplikáciu na správu úloh, ktorá vám umožní efektívnejšie spravovať vaše projekty, je treba zvážiť niekoľko vecí!

Prečítajte si Ďalej

O autorovi

Rozbaliť a prečítať si celý príbeh