Čo sú to zoznamy Microsoft a na čo sa používajú?

Lists je aplikácia Microsoft 365 ďalšej generácie, ktorá sa vyvinula zo zoznamov SharePoint v máji 2020. Je to front-endová platforma na správu vašich údajov alebo prácu ako nápady, zoznamy úloh, úlohy, inventár, správu častých otázok atď. V tomto článku sa dozviete o zoznamoch, jeho funkciách a najdôležitejších prípadoch použitia.

Čo sú to zoznamy Microsoft?

Uvidíte Zoznamy spoločnosti Microsoft aplikácia v Všetky aplikácie časť vášho predplatného na Microsoft 365. Túto aplikáciu môžete použiť na vytváranie zoznamov a spoluprácu s členmi tímu alebo klientmi.

Zoznamy Microsoft ponúkajú mnoho výhod oproti akýmkoľvek iným aplikáciám so zoznamom úloh. Pomocou zoznamov Microsoft môžete napríklad sledovať problémy, rutiny, aktíva, inventár, kontakty a mnoho ďalších.

Tento nástroj zlúči vaše zoznamy so všetkými aplikáciami Microsoft 365, aby ste mohli začať vytvárať alebo pracovať na údajoch z domovskej stránky Microsoft Teams, SharePointu alebo Zoznamov. Dodáva sa tiež so šablónami úpravy kliknutím, ktoré šetria váš čas pri organizovaní úloh alebo poznámok.

Nové funkcie zoznamov Microsoft

Zoznamy majú všetky štandardné funkcie, ktoré môžete očakávať od aplikácie so zoznamom úloh. Napríklad zobrazenie časovej osi, zobrazenie kalendára, vytváranie zoznamov z tabuliek, pridávanie príloh k zoznamom, sledovanie aktivít atď. Nasledujúce sú však najdôležitejšie funkcie, ktoré odlišujú zoznamy od iných podobných nástrojov:

1. Spravovať pravidlá

V tomto nástroji môžete svoje zoznamy úloh automatizovať mnohými spôsobmi. Takáto rozsiahla automatizácia je však možná iba vďaka pravidlám štýlu vtedy/vtedy v aplikácii Zoznamy.

Tieto pravidlá môžete použiť na automatizáciu pripomenutí a upozornení vo vašich zoznamoch. Nad pravidlami bude mať kontrolu aj vlastník zoznamu. Ak svojim spolupracovníkom udelíte prístup k úpravám zoznamu, budú môcť upravovať pravidlá zoznamu. Pri vytváraní pravidiel z domovskej stránky Zoznamov postupujte takto:

1. Kliknite na Automatizovať rozbaľovacej ponuky a potom vyberte Vytvorte pravidlo.
2. Na obrazovke, kde vidíte Upozorniť niekoho, keď možnosť, musíte nastaviť podmienku. Môžete napríklad vybrať Vytvorí sa nová položka.
3. Podmienky pravidla môžete upraviť kliknutím na každé z podčiarknutých slov vety.
4. Môžete vybrať možnosti, ako napríklad koho upozorniť, stĺpec, hodnotu stĺpca atď.
5. Po dokončení kliknite na Vytvoriť na potvrdenie pravidla.

2. Zoznamy Spolupráca prostredníctvom Microsoft Teams

Zoznamy prinášajú pridanú hodnotu k funkciám aplikácie Microsoft Teams. K zoznamom môžete pristupovať, zdieľať ich alebo vytvárať zoznamy z aplikácie Teams bez toho, aby ste museli odísť z prebiehajúcich schôdzí alebo brainstormingov.

V aplikácii Teams môžete zmeniť zobrazenie zoznamu rôznymi spôsobmi, ako sú karty, mriežky, zobrazenie kalendára atď. Okrem pridávania nových stĺpcov, vytvárania vlastných zobrazení s filtrami a definovania možností môžete tiež zmeniť svoj plán, aby boli údaje pre váš tím zmysluplnejšie.

3. Zdieľanie zoznamov a položiek

Zoznamy ponúkajú rôzne režimy zdieľania údajov s vašimi tímami alebo klientmi. Na rozdiel od mnohých iných aplikácií zoznamov úloh nemusíte celý zoznam zdieľať so svojimi spolupracovníkmi.

Ak chcete, môžete zdieľať celý zoznam alebo povoliť prístup k vybraným položkám zoznamu. Okrem toho môžete prispôsobiť ochranu údajov povolením prístupu na zoznam iba na čítanie, prístup na úpravu, ochranu heslom a dátum vypršania platnosti.

4. Integrácie

Vaše zoznamy sa okamžite integrujú s inými aplikáciami Microsoft 365, ako sú Teams, Power Automate, Power Apps a SharePoint.

Úlohy projektu alebo pracovné toky môžete automatizovať pomocou integrácie zoznamov a Power Automate. Na domovskej stránke Zoznamov kliknite na Automatizovať rozbaľovacej ponuky a potom vyberte Power Automate. Ak kliknete na Vytvorte tok, máte prístup k šablónam na automatizáciu procesov a úloh.

Súvisiace: Office 365 je teraz Microsoft 365: Čo to znamená pre vás a vašu rodinu

5. Mobilná aplikácia

Aplikácia Zoznamy je k dispozícii aj na zariadeniach iOS, ako sú iPhone a iPad. Mobilná aplikácia ponúka plynulý zážitok s užívateľsky prívetivým používateľským rozhraním na vytváranie, úpravu a zdieľanie vašich zoznamov na cestách.

Spoločnosť Microsoft tiež odhalila plán pre verziu aplikácie Zoznamy pre Android. Používatelia systému Android budú čoskoro môcť vytvárať, zdieľať a upravovať zoznamy zo svojich mobilných zariadení.

Stiahnuť ▼: Zoznamy spoločnosti Microsoft pre iOS (Zadarmo)

Používanie zoznamov Microsoft ako sledovača informácií a organizátora

Existuje mnoho použití aplikácie Zoznamy na profesionálnu a osobnú správu údajov. Niektoré z najlepších scenárov prípadu použitia sú:

1. Správa majetku

Zariadenie, softvér a ďalšie položky môžete efektívne spravovať pomocou šablóny správcu majetku v aplikácii Zoznamy. Nemusíte na to investovať veľa času, pretože šablóna potrebuje pár kliknutí na prispôsobenie.

Môžete dostávať aktuálne informácie o stave majetku, ako napríklad to, kto zariadenie aktuálne používa, dátumy príchodu, dátumy odhlásenia, ktoré zariadenie sa opravuje atď.

2. Spravujte projekty a úlohy

Aplikáciu Zoznamy môžete transformovať na nástroj na správu projektov bez toho, aby ste museli vyhadzovať peniaze navyše. Pridajte úlohy do jedného zoznamu a pomenujte zoznam podľa názvu projektu.

Do jednotlivých položiek alebo úloh vo svojom zozname môžete pridať pravidlá štýlu vtedy/vtedy. Pravidlami môžu byť slová ako dokončené, čakajúce, blokované, úlohy, problémy, priority atď. Ak sú v zozname nejaké úpravy od vašich členov tímu, okamžite poznáte stav úloh.

Súvisiace: Online príručka správy úloh: Tipy na výber správnej aplikácie

3. Plánovanie obsahu

Aplikácia Zoznamy je ideálna pre stratégiu uverejňovania obsahu na sociálnych sieťach, webových stránkach alebo blogoch. Do jedného zoznamu môžete pridať požiadavky na obsah. Teraz nastavte konkrétne pravidlá na povolenie upozornení alebo pripomenutí.

V aplikácii Zoznamy je aj šablóna plánovania obsahu. Prispôsobte si šablónu pridaním obrázkov alebo obsahu, ktoré chcete publikovať, s dátumom konceptu, dátumom splatnosti, dátumom uverejnenia atď.

4. Prijatie klientov a zamestnancov

Šablóna kontrolného zoznamu na prihlásenie v aplikácii Zoznamy vám umožňuje spravovať prihlásenie klientov alebo zamestnancov. Napríklad, keď označíte Nábor zamestnancov položka v zozname úloh ako Podpísané, nástroj novému náborovému pracovníkovi automaticky odošle e-mail obsahujúci prihlasovacie poverenia zamestnanca.

Podobne môžete z aplikácie Zoznamy automatizovať procesy spracovania klientov, ako je registrácia, doručovanie súborov projektu a fakturácia.

5. Sledovač lístkov pre klientov

Šablóna sledovača problémov konvertuje vaše zoznamy na efektívny manažér vzťahov so zákazníkmi. Ak váš klient nahlási akékoľvek problémy súvisiace s dodaným produktom, uveďte ich v aplikácii Zoznamy. V stĺpci stavu položky nastavte konkrétne pravidlá pre kontrolu, prioritu, blokovanie a vyriešenie.

Akonáhle dôjde k akejkoľvek zmene stavu, môžete vy alebo vaši klienti dostávať automatické e -mailové odpovede o stave lístka.

Efektívne organizujte svoje údaje a prácu

Vyššie uvedené funkcie a prípady použitia zoznamov Microsoft vám umožnia využiť vaše predplatné na Microsoft 365 najlepším možným spôsobom. Tento nástroj prináša úplne nový, ale flexibilný spôsob usporiadania a sledovania dôležitých úloh alebo údajov. Plánovanie úloh je navyše len prechádzka v parku, keď získate všetky nápady, zoznamy úloh a programy schôdzí na jednom mieste.

10 najlepších bezplatných aplikácií na plánovanie úloh

Vybrať správny systém riadenia úloh môže byť náročné. Aby sme vám to pomohli zistiť, zostavili sme zoznam najužitočnejších nástrojov na plánovanie úloh.

Čítajte ďalej

O autorovi