Čo je to Microsoft SharePoint? 4 Vlastnosti a výhody použitia

Predplatné Microsoft 365 vám poskytuje prístup k mnohým nástrojom produktivity. Najintuitívnejší, najinteligentnejší a najprispôsobiteľnejší je SharePoint. SharePoint používa ohromujúcich 190 miliónov ľudí vo viac ako 200 000 organizáciách rôznych veľkostí.

SharePoint môže ľahko ušetriť čas tým, že eliminuje potrebu viacerých úloh a aplikácií na správu projektov. Nakoniec môžete investovať viac času na rozvoj svojej profesionálnej kariéry, nezávislých klientov alebo vedľajšieho zhonu.

Čo je to Microsoft SharePoint?

SharePoint je online nástroj na správu obsahu. Umožňuje vám ukladať súbory v cloude na zdieľanie a spoluprácu. Pomôže vám to pri vytváraní webových stránok a podloľiek na dešifrovanie úloh od rôznych tímov alebo jednotlivcov.

SharePoint vám umožňuje vytvoriť intranet, kde môžete vy, vaši spolupracovníci a nezávislí klienti bezpečne pracovať so súborom alebo dokumentom. Centralizovaný správca bude kontrolovať prístupy, aby každý používateľ mohol bez problémov otvárať, upravovať a ukladať súbory.

SharePoint má mnoho pokročilých funkcií, ktoré vám alebo vášmu tímu pomáhajú pri správe profesionálnych a osobných prác. Nasledujú niektoré z najčastejšie používaných akcií:

• Zdieľanie súborov s internými a externými používateľmi.
• Spravujte obsah projektu, ako sú obrázky, články, zdrojové kódy, videá atď.
• Stránky a podlokality na dešifrovanie tímov a úloh.
• Zostaňte v kontakte so spolupracovníkom prostredníctvom komunikačných stránok.
• Mobilná aplikácia umožňuje používateľom prístup k tímovým alebo komunikačným stránkam zo smartfónov.
• Vytvárajte pracovné toky a pripomienky na automatizáciu projektov a úloh.
• Na vyhľadanie zdrojov, úloh alebo súborov použite funkciu vyhľadávania.

Kto by mal používať SharePoint

SharePoint funguje ako bezpečné útočisko pre všetky kreatívne súbory, ako sú kódy aplikácií, grafické návrhy, zvukové klipy, videá, články na webových stránkach, faktúry atď. SharePoint ponúka ďalšie nástroje, ako napríklad analýzu údajov, šablóny webových stránok, šablóny znalostnej základne a pracovné toky riadenia projektu.

Rozsah použitia sa preto pohybuje od individuálneho tvorcu obsahu až po veľké firmy. Mnoho nezávislých profesionálov alebo malých skupín kreatívnych jednotlivcov používa SharePoint v rôznych fázach projektov softvéru, mobilnej aplikácie, webu alebo obsahu.

Webový nástroj SharePoint, ktorý je súčasťou predplatného Microsoft 365, je robustný, ale jednoduchý nástroj produktivity. Široko používané funkcie, ktoré z neho robia jeden z najlepších nástrojov na správu úloh a projektov, sú:

1. Kolaboratívna práca

SharePoint je vysoko flexibilný a škálovateľný platforma pre spoluprácu s internými alebo externými zdrojmi. Centrálny administrátor môže jednotlivým užívateľom tímových webov priradiť rôzne úrovne prístupových povolení.

Vy a váš tím môžete pracovať na jednom súbore v scenári v reálnom čase bez toho, aby ste museli čeliť latencii. Mnoho kreatívnych vývojárov a tvorcov obsahu preto uprednostňuje SharePoint, aby sa spojili pre akýkoľvek projekt.

Významnou funkciou spolupráce služby SharePoint je udržať tok informácií o webových stránkach a podlokátoch. Pomáha jednotlivcom zostať informovaní o projekte bez toho, aby museli absolvovať viac e -mailov, zmeškané rozhovory, videohovory atď.

2. Obsahový management

Správa obsahu je veľkou výzvou pre každého jednotlivca alebo skupinu profesionálov, ktorí chcú dosiahnuť lepšiu produktivitu. SharePoint vám umožňuje zvládnuť túto výzvu bez zložitého programovania.

Správcovia obsahu sa môžu ľahko starať o viacero projektov súčasne na SharePointe. Vďaka SharePointu je publikovanie alebo aktualizácia obsahu webových stránok, ako sú udalosti, správy, blogy, hromady prezentácií, obrázkové kolotoče atď., Jednoduché.

Nemusíte začínať každý projekt správy obsahu od začiatku. Existujú profesionálne šablóny pripravené na použitie, ktoré môžete použiť. Okrem obsahu máte úplnú kontrolu nad jeho verziami. SharePoint vytvára a ukladá viacero verzií súboru, na ktorých pracujete vy alebo váš tím.

V prípade potreby si môžete z SharePointu vyvolať všetky predchádzajúce verzie alebo opraviť chyby systému súborov. Na zálohovanie, obnovu alebo opravu súborov nemusíte byť závislí na žiadnych nástrojoch tretích strán.

3. Projektový manažment

SharePoint má množstvo funkcií, ktoré môžete využiť na správu úloh a projektov. Najviditeľnejšou funkciou je, že nástroj funguje ako centralizované úložisko pre všetky dokumenty a dodateľné súbory súvisiace s projektom.

Súvisiace: Online príručka správy úloh: Tipy na výber správnej aplikácie

Stránky SharePoint môžete tiež prispôsobiť mnohými spôsobmi. Tieto weby na mieru vám môžu slúžiť ako denný plánovač, týždenný plánovač úloh a často kladené otázky k úlohám. Okrem toho môžete na účely projektovej dokumentácie a kontroly výkonu aktivovať funkcie zaznamenávania času, ako je uvedené nižšie:

1. Zaznamenávať činnosti a zmeny úloh.
2. Zaznamenajte si všetky problémy, ktoré hlásia zdroje.
3. Sledujte načasovanie úloh.
4. Zmeňte údaje o sledovaní.

SharePoint vám tiež umožňuje vytvoriť pracovný tok na zefektívnenie úloh, ako je odovzdávanie úloh, podpisovanie výstupov projektu, schvaľovania, predvádzanie ukážok a spätná väzba od klientov.

4. Hybridné riešenia

SharePoint sa integruje s väčšinou aplikácií Microsoft 365 a ponúka vám bezproblémové používateľské rozhranie na správu projektov. SharePoint funguje ako centrálne úložisko údajov o vašich projektoch, zatiaľ čo ostatné aplikácie Microsoft 365 vám uľahčujú správu úloh a zdrojov.

SharePoint môžete synchronizovať s nástrojmi, ako sú úlohy, úlohy, plánovač a Project Online, a získať tak špecializované prístupy. Môžete generovať správy, ktoré budú klientom na voľnej nohe poskytovať informácie o projekte.

SharePoint sa synchronizuje s vašim profilom Outlook a Kalendár a organizuje úlohy a plány tak, aby ste mohli pri práci uprednostniť. Podobne zverejnite svoje tímové weby SharePoint v aplikácii Teams a získajte prístup k kontaktom, súborom, úlohám atď. Z Teams.

SharePoint má tiež možnosť integrovať PowerPoint, Video, Stream, OneDrive a zobrazovať ukážky súborov a dokumentov v rámci webov alebo podloľiek SharePoint. Šetríte čas tým, že sa vyhnete bežným úlohám, ako je sťahovanie súborov zo SharePointu a vytváranie prezentácií v programe PowerPoint.

Výhody SharePointu

SharePoint ponúka mnoho výhod v porovnaní s akýmkoľvek iným nástrojom produktivity na správu projektov alebo obsahu. Niektoré z jeho výhod sú tieto:

1. Šetrenie peňazí

Možno už zaň platíte prostredníctvom predplatného Microsoft 365. Vyhnite sa zbytočným výdavkom na aplikácie a nástroje pomocou SharePointu ako hlavného nástroja produktivity pre profesionálne alebo osobné potreby.

2. Zabezpečenie údajov

Vlády a veľké organizácie dôverujú ekosystému SharePoint svojimi citlivými údajmi. Svoju kreatívnu prácu teda môžete uložiť na SharePoint pre spoluprácu, bez obáv z krádeže duševného vlastníctva.

Súvisiace: Je Microsoft 365 skutočne bezpečnostným rizikom?

3. Škálovateľnosť

Škálovateľnosť nástroja vám umožňuje rozpočítať náklady na nástroje produktivity. Ak vidíte príliv príliš veľkého počtu projektov od rôznych klientov, môžete predplatné zmeniť tak, aby vyhovovalo viacerým zdrojom a projektom. Keď sa projekty uvoľnia, môžete prejsť na nízko platené plány.

4. Viacúčelové použitie

Vyššia úroveň flexibility a viacúčelový nástroj znamená, že SharePoint môžete naďalej používať ako hlavný nástroj produktivity, pričom budete stále meniť svoje úlohy alebo kreatívne schopnosti. Keď sa jeden projekt skončí, môžete použiť šablónu a musíte začať s ďalším. Rozpočet môžete minimalizovať tým, že sa vyhnete viacnásobným nákupom aplikácií.

Odstráňte neporiadok zo súborov, úloh a aplikácií

Vďaka funkciám SharePointu je to prepracovaný nástroj na správu projektov, a nie jednoduché cloudové riešenie na zdieľanie a ukladanie súborov. Používaním služby SharePoint a ďalších aplikácií Microsoft 365 na správu svojich profesionálnych alebo osobných úloh vytvárate dominový efekt neustále sa zvyšujúcej produktivity.

Office 365 je teraz Microsoft 365: Čo to znamená pre vás a vašu rodinu

Z Office 365 sa stalo Microsoft 365. Tu je to, čo Microsoft 365 ponúka predplatiteľom a ich rodinám.

Čítajte ďalej

O autorovi