5 spôsobov, ako môže automatizácia zvýšiť vašu produktivitu

Môžete si všimnúť, že vaša produktivita zrejme zaostáva, pretože neustále máte problém nájsť si čas na dokončenie ďalšej práce. Je to trochu preto, že možno trávite značné množstvo času opakovanými úlohami, ako je odpovedanie na e -maily alebo zálohovanie údajov.

Čas je však obmedzený zdroj a každý deň máte iba 24 hodín. Najlepším spôsobom, ako maximalizovať čas a zvýšiť produktivitu, je automatizácia bežných, opakujúcich sa úloh.

Čo je automatizácia a aké sú jej výhody?

Automatizácia popisuje používanie technológie na zvládnutie časovo náročných alebo opakujúcich sa úloh s cieľom minimalizovať manuálne úsilie. Automatizáciou nadbytočných úloh môžete ušetriť čas a zamerať sa na ďalšie činnosti generujúce príjmy.

Automatizácia tiež znižuje ľudské chyby, zvyšuje prevádzkovú efektivitu, zvyšuje škálovateľnosť a šetrí peniaze. Ako teda môžete využiť potenciál automatizácie vo svojich každodenných aktivitách? Tu je niekoľko nápadov na automatizáciu pracovného toku, ktoré môžete teraz použiť:

1. Urýchlite spracovanie e -mailu

Riešenie e-mailov môže byť zdrvujúce a časovo náročné, ak nenájdete systém, ktorý by ich dobre spravoval. Dôvodom je, že pravdepodobne dostanete každý deň veľa e -mailov, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť. Okrem toho, ak chcete rozšíriť svoje podnikanie, mali by ste rýchlo reagovať na e -mailové otázky od potenciálnych klientov.

Automatické e -mailové odpovede

Dobrou správou je, že niektoré procesy môžete zautomatizovať, takže vo svojej doručenej pošte strávite menej času. Šablónu môžete napríklad vytvoriť pomocou údajov z vášho webového kontaktného formulára, alebo použite tieto bezplatné nástroje na tvorbu šablón e -mailov, takže ich nebudete musieť písať stále od začiatku. Vstavané funkcie automatickej odpovede môžete použiť aj v e-mailových službách, napríklad Nasleduj možnosť v Outlooku sledovať a odpovedať na e -maily.

Prípadne môžete použiť studenú službu e -mailu a hromadnej korešpondencie, ako je GMass na prispôsobenie, plánovanie alebo odosielanie marketingových kampaní a chladných e -mailov potenciálnym zákazníkom a automatické sledovanie.

Usporiadajte si svoje e -maily

Stavíme sa, že denne dostanete nespočetné množstvo e -mailov od kolegov, rodiny a priateľov, iných firiem atď. Keď sa to stane, môže byť náročné triediť dôležité e -maily od nevyžiadanej pošty. Môžete však automatizovať presúvanie e -mailov z jedného priečinka do druhého, aby ste sa vyhli neporiadku. Môžete použiť „filtre“ v Gmaile alebo „Pravidlá“ Outlooku na správu vašej doručenej pošty.

Tieto vstavané funkcie vám umožňujú automaticky odstraňovať správy s konkrétnou správou, triediť e-maily s konkrétnym textom alebo z konkrétnych kontaktov do priečinka atď.

Extrahovať údaje

Veľa času zrejme strávite prechádzaním kontaktov v doručenej pošte, aby ste získali informácie, ktoré vám môžu pomôcť predať alebo predať vaše veci. Používaním Mailparser, môžete tento proces zautomatizovať na základe vašich pravidiel analýzy.

2. Zlepšite komunikáciu pomocou chatbotov

Chatbots v posledných rokoch úplne priniesli revolúciu do zákazníckych služieb tým, že zlepšili komunikáciu a skúsenosti so zákazníkmi. Rovnako ako časté otázky, chatboty ponúkajú automatizáciu prostredníctvom umelej inteligencie. Vďaka tomu môžu sami vykonávať rôzne úlohy.

Niektoré výhody používania chatbotov sú nepretržite, niektoré sú viacjazyčné, okamžite poskytujú konzistentné reakcie, pomôžu vám získať cenné informácie o správaní zákazníkov atď. Môžeš použiť tieto chatboty na zvýšenie vašej komunikácie na vašom webe WordPress a zvýšiť svoju produktivitu. Stojí však za zmienku, že musíte vynaložiť čas a úsilie na doladenie svojho chatbota, aby ste mohli využívať výhody.

3. Zálohovanie dát

Keďže technológie stále napredujú, stále viac sa spoliehame na to, že pevné disky našich počítačov uchovávajú časti nášho života, napríklad pracovné a akademické dokumenty alebo rodinné fotografie. Väčšinou nejde o to, či, ale kedy, pretože pevné disky sa opotrebujú, sú ukradnuté a dochádza k prepätiu.

Otázkou je, čo to pre vás bude znamenať, alebo ešte lepšie, čo môžete urobiť, aby ste minimalizovali stratu? Dáta si môžete zálohovať.

Je však pravdepodobné, že čas od času to zabudnete urobiť sami. Najlepšie by teda bolo zautomatizovať pravidelné zálohovanie. Okrem zaistenia bezpečnosti vašich údajov vám automatické plánovanie záloh umožní prácu na počítači bez prerušenia.

Môžeš použiť CrashPlan na zálohovanie údajov na externý pevný disk, iný počítač v miestnej sieti alebo na jeho servery. Po inštalácii softvéru prehľadá váš systém a navrhne, čo by ste mohli zálohovať. Umožňuje vám tiež vybrať si, čo chcete zálohovať. Svoje zálohy môžete naplánovať každých 15 minút, jednu hodinu alebo kedykoľvek, keď nepoužívate počítač; všetko závisí od teba.

4. Plánujte príspevky na sociálnych sieťach

Sociálne siete sa stali neoddeliteľnou súčasťou nášho života. A tak sa tieto platformy stali zlatou baňou pre ľudí, ktorí sa pokúšajú propagovať svoje značky a predávať výrobky/služby.

Udržať kontakt so všetkými svojimi potenciálnymi zákazníkmi a zákazníkmi na vašich platformách sociálnych médií je úloha, ktorá si môže jednoducho vyžadovať vašu pozornosť na plný úväzok. Využitie kúzla automatizácie prostredníctvom nástrojov ako Hootsuite a Nárazník umožňuje vopred naplánovať všetky vaše príspevky na sociálnych sieťach. Tieto nástroje môžete použiť na to, aby ste na sociálnych sieťach urobili viac za kratší čas.

5. Naplánujte si schôdze

Úspešné naplánovanie schôdze alebo rezervácia schôdzky často trvá veľa času tam a späť, najmä ak sa týka mnohých ľudí. Pred rezerváciou možno budete musieť každému poslať e -mail, aby ste zistili jeho dostupnosť, a v prípade, že ho niekto zruší, riskujete opakovanie postupu.

Našťastie môžete tento proces zautomatizovať a pracovný postup schôdze prepnúť na autopilota, aby ste sa mohli sústrediť na niečo iné. Nástroje ako Calendly vám umožní automatizovať vaše schôdze alebo iné udalosti vopred s kýmkoľvek prostredníctvom odkazu. Môžete nastaviť rôzne časové intervaly, kedy budete k dispozícii a odosielať žiadosti o schôdzu prostredníctvom odkazu.

Tento nástroj sa navyše bezproblémovo integruje s vašim kalendárom. Keď si teda každý vyberie ten správny čas, Calendly môže stretnutie zaznamenať do vášho kalendára a odoslať vám upozornenie. Ak sa za ten čas zamestnáte, je naplánovanie harmonogramu rovnako jednoduché ako plánovanie.

Zautomatizujte si svoje opakujúce sa úlohy, aby ste zvýšili svoju produktivitu

Automatizácia je obzvlášť výhodná pre malé podniky, v ktorých má niekoľko zamestnancov veľa klobúkov. Nechanie technológie, aby tu a tam zvládla niekoľko úloh, vám pomôže zvládnuť viac za kratší čas.

8 prehliadaných vecí, ktoré brzdia produktivitu (a ako sa im vyhnúť)

Všetci chceme byť produktívni, ale ľahko sa necháme rozptýliť rôznymi faktormi. Tu je niekoľko vecí, ktoré možno prehliadate a ako sa im vyhnúť.

Čítajte ďalej

O autorovi