7 tipov a nástrojov na komunikáciu s klientmi a tímami v reálnom čase

Ako nezávislý pracovník alebo pracovník na diaľku budete možno musieť pracovať s klientmi a kolegami v rôznych časových pásmach. To však neznamená, že musíte byť vždy k dispozícii v reálnom čase, a to aj za cenu straty koncentrácie a koncentrácie.

Implementáciou niekoľkých stratégií sa môžete vyhnúť vyčerpaniu a zároveň udržiavať hladký vzťah s inými zainteresovanými stranami. Zistite, ako to urobiť, pomocou nasledujúcich tipov a nástrojov.

1. Následné rozhodovanie/zdieľanie spätnej väzby

Keď potrebujete okamžitú spätnú väzbu alebo následné opatrenia, budete potrebovať komunikáciu v reálnom čase. Nadmerná komunikácia vás môže ušetriť od problémov s nepretržitou dostupnosťou pre rýchlu reakciu. Ak svojmu klientovi alebo kolegom poskytnete všetky potrebné informácie, nemusia vaše otázky objasniť.

Nebojte sa preto vysvetliť veci úplným popisom. Okamžitá spätná väzba niekedy nie je vhodná alebo úplná. Môže to tiež spôsobiť nedorozumenia. Oneskorená spätná väzba vám pomôže vyhnúť sa nelogickým výbuchom a umožní vám poskytnúť premyslenejšie reakcie.

Dôkladnou a jasnou komunikáciou so svojimi klientmi a tímom sa vyhnete zbytočnému opakovaniu. Existujú rôzne online aplikácie na zapisovanie poznámok, napríklad Supernotes. Môžete ich použiť na dosiahnutie takmer dokonalých správ.

Vy a váš spolupracovník môžete nechať poznámky v tom istom súbore potom, ako si navzájom prečítate reakcie prostredníctvom zdieľateľných poznámok a dokumentov.

2. Naplánujte si dopredu, aby ste umožnili primerané oneskorenie v čase odozvy

Niektoré projekty a úlohy môžu vyžadovať okamžitú odpoveď od vašich klientov alebo členov tímu, pričom neskorá odpoveď môže mať za následok oneskorenie projektu. Je to jeden z hlavných dôvodov, prečo mnoho ľudí obhajuje komunikáciu v reálnom čase pri práci na diaľku.

Asynchrónna komunikácia je však v týchto prípadoch tiež uskutočniteľnou možnosťou, ak môžete plánovať úlohy a podúlohy. Investujte dostatok času na vytvorenie eskalačného pracovného postupu, ktorý umožní vášmu tímu riešiť núdzové situácie. Zvážte rozdiel v časovom pásme a naplánujte nezávislé úlohy počas oneskorenia reakcie.

Bude užitočné integrovať aplikáciu kalendára s nástroje na správu úloh, ako je Asana. Pri každom vytvorení udalosti bude teda aktualizácia dostupná v aplikáciách na správu úloh, aby ju mohol sledovať každý.

3. Nahrávanie obrazovky/digitálne tabule na demonštráciu chýb

Predstavte si, že v softvéri je komplexná chyba. Teraz musíte celú vec popísať prostredníctvom písania vzdialenému tímu! Nehovoriac o otázkach, ktoré sa vynárajú medzi tým z druhého konca a strácate sa.

Všetkým týmto komplikovaným situáciám sa môžete vyhnúť pomocou aplikácií na záznam obrazovky. Demonštrujte a zaznamenajte chybu softvéru pomocou bezplatného rekordéra obrazovky, ako je ActivePresenter alebo Apowersoft. Môžete tiež zahrnúť zvuk a verbálne popísať problém, aby ste predišli nejasnostiam.

Súvisiace: Najlepšie bezplatné rekordéry obrazovky na uloženie vašich online stretnutí

Môžete tiež použiť online tabule ako Freehand na popis chýb aplikácií alebo webových stránok. Tieto aplikácie sú vhodné na vzdialenú spoluprácu. Váš kolega môže pracovať na vašom súbore tabule a nechať si tam poznámky, aby ste si ho mohli pozrieť, keď budete na rade.

Čím viac môžete znížiť potrebu audio/video komunikácie, tým viac sa kolegovia a klienti budú môcť sústrediť na to, na čom skutočne záleží. V súčasnej dobe môžete ľahko vytvoriť podrobný pracovný tok svojho projektu a urobiť ho digitálne prístupným pre všetkých ostatných. Na to môžete použiť aplikácie pre spoluprácu ako Jira.

Okrem podpory vizuálneho pracovného toku vašich úloh vám tieto komplexné aplikácie umožňujú pridávať k úlohám komentáre. Tieto komentáre pomáhajú rýchlo nájsť požadované informácie, a tým zefektívniť diskusie.

Ak napríklad klient potrebuje vedieť o postupe projektu, môže sa pozrieť do komentára k úlohe a nájsť dokončené úlohy. Ušetrí im to odosielanie správ, pričom im okamžite poskytne potrebné informácie.

5. Vytvárajte a definujte sprinty pre projekty

Ak ste súčasťou tímu, ktorý sleduje agilný alebo skrumážny pracovný tok, viete, že spolupráca a komunikácia v reálnom čase sú nepostrádateľnými súčasťami vašej práce. Napriek tomu môžete znížiť závislosť na okamžitej komunikácii správnym definovaním šprintov.

Pri vytváraní sprintu odpovedajte na zrejmé otázky, ako sú ciele alebo zámery, plány, zdroje, nevybavené položky, kapacita, pracovný proces, termíny atď. Postupníci vám teda tieto otázky nepoložia a začnú okamžite pracovať.

Pomoc môžete získať aj z rôznych bezplatných nástrojov na správu projektov podporovaných spoločnosťou Scrum, ako napr iceScrum. Tieto aplikácie umožňujú vašej tímovej práci efektívne s minimálnymi požiadavkami na naliehavé reakcie.

6. Distribuujte záznamy zo schôdzí, aby ste minimalizovali únavu zo schôdzok

Byť súčasťou vzdialeného tímu niekedy znamená zúčastniť sa celého radu stretnutí, aby ste kompenzovali fyzickú vzdialenosť. Môže to viesť k situácii nazývanej únava zo zoomu, ktorá nie je dobrá pre vašu produktivitu. Namiesto toho sa môžete zamerať na alternatívne komunikačné kanály a odmietnuť žiadosti o schôdzu počas sústredenej práce.

Je nevyhnutné zúčastniť sa stretnutí na strategické diskusie alebo zamerané programy. Na vyriešenie väčšiny zostávajúcich záležitostí sa však môžete spoľahnúť na textovú komunikáciu. Okrem toho by malo byť povinné zaznamenávanie stretnutí.

Každý, kto to zmeškal, si teda môže pohodlne skontrolovať nahrávku, či nemá náhľady, a neskôr môže byť prínosom pre diskusiu. Na nahrávanie schôdzok Zoom môžete použiť VLC alebo funkciu nahrávania schôdzí Meet na nahrávanie Google Meet. Obe tieto aplikácie sú bezplatné, takže vás nestoja žiadne ďalšie peniaze.

7. Správne využitie digitálneho kalendára blokovaním času

Jedným z hlavných dôvodov pre výber nehlasovej komunikácie je nepretržitý produktívny čas. Aj keď nám to pomáha dosiahnuť výrazný pokrok v projekte alebo úlohe, ľudia to neoznačujú do kalendára, ako keď označujú schôdzu alebo prezentáciu. Výsledkom je, že ostatní členovia tímu o tom zvyčajne nevedia.

Do svojho kalendára si však môžete poznačiť čas na hlbokú prácu, aby o ňom ostatní vedeli. Prázdny priestor v kalendári znamená, že máte čas na schôdzku alebo odosielanie textových správ. Ak v kalendári zablokujete čas, zdržia sa plánovania schôdzí alebo odosielania textových správ v tom čase.

Môžete použiť bezplatné nástroje pre kalendár, ako napríklad Google Calendar alebo Pridaj sa zablokovať svoj čas. Ostatní sa preto stanú ohľaduplnými a budú viac závisieť od online komunikácie, ako sú e -mailové a projektové diskusné kanály.

Komunikácia nemusí byť vždy okamžitá

Kým pracujete z domu alebo ste súčasťou hybridného tímu, komunikácia v reálnom čase si môže vyžiadať svoju daň.

Skúste tieto tipy a nástroje pre online komunikáciu, aby ste sa nenechali zahltiť. Pretože vám umožňujú pracovať bez prerušenia, uvidíte zvýšenie svojej dennej produktivity.

9 najlepších bezplatných aplikácií na zvýšenie vašej osobnej produktivity

Na výber je množstvo aplikácií a nástrojov na zvýšenie produktivity. Ale len niekoľko z nich sa zameriava na zlepšenie vašej osobnej produktivity. Skontroluj ich!

Čítajte ďalej

O autorovi