10 osvedčených postupov, ktoré by mal vedieť každý používateľ SharePointu

SharePoint je súčasť Microsoft 365, ktorá vám umožňuje profesionálne spravovať dokumenty a obsah. Bez ohľadu na to, či ste správcom alebo koncovým používateľom, znalosť a implementácia osvedčených postupov zabezpečí, že obsah bude môcť bez problémov používať každý.

V tomto článku sa naučíte, ako používať SharePoint najefektívnejšie.

1. Prineste konzistentnosť s názvami súborov

Konzistencia je kľúčom k úspechu a platí to aj v prípade Zdieľaj pointu. Pretože SharePoint môže ukladať množstvo dokumentov, musíte mať v pomenovaní súborov jednotnosť.

Možno ste si všimli, že niektoré výsledky vyhľadávania obsahujú nejasné názvy súborov. V dôsledku toho musíte otvoriť každý súbor a nájsť požadovaný súbor. Je to namáhavá práca a robí vás neproduktívnymi. Navyše nájdenie vhodného súboru z tisícov dokumentov môže byť takmer nemožné, ak rôzni spoluhráči dodržiavajú rôzne štýly pomenovania.

Súvisiace: Čo je to Microsoft SharePoint? Vlastnosti a výhody použitia

Keďže SharePoint je zdieľaná platforma, diskutujte s ostatnými o výbere konvencie pomenovania. Preto vy a vaši spoluhráči môžete rýchlo nájsť akýkoľvek súbor alebo dokument.

2. Označiť dokumenty

Napriek dodržiavaniu jednej konvencie pomenovania môžete mať problém nájsť požadovaný dokument. Aby vám Microsoft Search zobrazoval konkrétnejšie a relevantnejšie výsledky, označte svoje dokumenty štítkom. Značkovanie funguje podobne ako žáner filmu alebo kanála televízneho seriálu.

Pomôže vám nájsť všetky súbory, ktoré patria do rovnakej kategórie. Ak chcete pridať značku, prejdite do knižnice a pridajte nové pole kategórie, ako je dátum vytvorenia, posledná zmena atď. Teraz ku každému dokumentu zadajte zodpovedajúce údaje, ktoré budú fungovať ako značka. Tak získate presné výsledky zo SharePointu.

3. Zabezpečte dokumenty pomocou funkcie zámku

Zabezpečenie údajov SharePointu nezávisí iba od správcov IT infraštruktúry. Ako koncový používateľ môžete tiež hrať svoju úlohu zamknutím dokumentov. Táto funkcia zaisťuje, že žiadna neoprávnená osoba nemôže vykonávať žiadne zmeny v zdieľaných súboroch alebo dokumentoch.

Aktiváciou vstavanej funkcie správy záznamov môžete dokument zamknúť a odomknúť. SharePoint tiež zobrazí vedľa svojho názvu ikonu, aby každý vedel o jeho špeciálnom stave. Toto nastavenie môžete pridať do pracovného toku, ktorý po schválení dokument automaticky uzamkne.

4. Rýchlo kopírujte zoznamy a knižnice

Vytvorenie zoznamu alebo knižnice, pridanie jeho metaúdajov, vytváranie zobrazení - celý proces vytvorenia knižnice alebo zoznamu v SharePointe trvá mnoho hodín. Táto hektická úloha môže byť svetská, ak musíte tieto zoznamy alebo knižnice vytvárať viackrát.

Preto by ste mali vedieť, že je možné zoznam skopírovať z akéhokoľvek webu SharePoint s riadnym prístupom. Proces kopírovania je navyše jednoduchý a môžete skopírovať takmer celú konfiguráciu. Kopírovanie formátovania pre knižnice alebo zoznamy vám pomôže ušetriť čas pri novom projekte.

5. Naučte sa obnoviť stratené údaje z knižnice

Náhodné vymazanie zásadných údajov môže vášmu tímu spôsobiť nenapraviteľné škody. Preto musíte poznať základy obnovy odstránených a stratených údajov z vašej knižnice SharePoint.

Súvisiace: Spôsoby, ako opraviť OneDrive, keď nemôžete otvárať súbory

Ak to viete, pri obnove údajov nemusíte byť odkázaní na nikoho iného. Tým pádom šetríte svoj čas a ostatných jednotlivcov, ktorí by s vami mohli pracovať na tejto neproduktívnej úlohe.

Najprv vytvorte politiku obnovy údajov pre SharePoint a náležite ju aplikujte. Proces obnovy vám umožní obnoviť údaje na určité obdobie. Nezabudnite, že obnovenie údajov z predchádzajúceho času znamená, že prídete o zmeny, ktoré ste vykonali po tomto čase.

6. Spravovať žiadosť o prístup

Predstavte si, že ste zdieľali odkaz s kolegom prostredníctvom e -mailu a odišli ste na deň. Keď sa táto osoba pokúša otvoriť odkaz, zistí, že k tomuto súboru nemá prístup. Očividne môžu požiadať o prístup k súborom, ale nevedia, kto môže zdieľať schválenie a čas obratu. Niekedy môže viacero vlastníkov tímových webov dostávať upozornenia na žiadosti o prístup k súborom.

Je tiež možné, že si každý z nich bude myslieť, že ostatní žiadosť prijmú. V dôsledku toho osoba, ktorá požiadala o prístup, nemusí dostať odpoveď. Aby ste sa vyhli takýmto problémom, môžete nastaviť konkrétny e -mail podpory na riešenie takýchto požiadaviek.

7. Obmedziť povolenie knižnice

Hromadné povolenie na prístup do knižnice je škodlivé pre bezpečnosť údajov. Aby ste sa vyhli takýmto scenárom, musíte obmedziť prístup do knižnice na ľubovoľnom webe SharePoint.

Ak máte knižnice, ku ktorým potrebuje prístup iba tím HR, môžete ostatným obmedziť prístup na tento web SharePoint. Knižnicu preto pomenujte a v popise uveďte jej osobitný stav.

8. Na rozčlenenie tímových webov použite stránky Hub

Nájsť weby podobných kategórií z celej kolekcie webov SharePoint môže byť náročné. Môžete však zoskupiť podobné alebo súvisiace stránky prostredníctvom virtuálnej skupiny nazývanej rozbočovače.

Ak napríklad potrebujete zdieľať jednu stránku z každého projektu so svojimi klientmi, môžete vytvoriť rozbočovač a zoskupiť všetky weby na ňom. Vyhľadávanie a zdieľanie podobných stránok sa tak stáva bezproblémovým a časovo menej náročným pre každého.

9. Vedieť, kedy používať rôzne typy stránok

Pri používaní SharePointu narazíte na dve hlavné šablóny webových stránok. Hovorí sa im tímová stránka a komunikačná stránka. Oba typy majú rôzne využitie a jeden z nich si musíte vybrať na základe svojho projektu.

Ak sa chcete so svojimi spoluhráčmi podeliť o oznámenie alebo propagáciu, je použitie komunikačného webu skvelý nápad. Je to ideálne, keď máte viac čitateľov/zamestnancov v porovnaní s prispievateľmi.

Tímová stránka je vhodné na projektovú spoluprácu s malým tímom. Tiež ho použite, ak máte veľa prispievateľov.

10. Nastavenie prispôsobených zobrazení

Jednou z funkcií SharePointu, o ktorej by ste si mohli byť vedomí, je vytváranie prispôsobených zobrazení na základe vášho výberu. SharePoint navyše ponúka niekoľko filtrov a prepínačov na správu dokumentov. Umožňuje vám zobraziť ďalšie podrobnosti o metaúdajoch, filtrovať súbory podľa vášho výberu, triediť súbory v rôznych poradiach, skupinové súbory v jednej alebo viacerých skupinách atď.

Každý člen tímu si môže vytvoriť prispôsobené zobrazenie prístupné iba pre neho. Nebráni to všetkým v pohľade na knižnicu. Okrem toho môžete vytvoriť verejné zobrazenie, ak máte spoluhráčov s podobnými požiadavkami na zobrazenie.

Jednoduché zdieľanie SharePointu

SharePoint je o správe obsahu, a to by nemalo byť komplikované a svetské. Vy a váš tím môžete zo SharePointu vyťažiť maximum tým, že budete postupovať podľa vyššie uvedených štandardných postupov.

Ak ste začiatočník, toto sú ideálne tipy na to, ako začať používať nástroj produktívnym spôsobom a bez problémov. Okrem toho vám osvedčené postupy SharePointu pomáhajú zvládnuť veci bez námahy.

Produktivita 101: Ako používať metódu Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done od Davida Allena je jedným zo základných kameňov osobnej a profesionálnej produktivity. Tu je návod, ako ho môžete použiť.

Čítajte ďalej

O autorovi