6 najlepších softvérov na správu dokumentov pre firmy

Ak stále používate fyzické spôsoby uchovávania súborov a papiera, veľa prichádzate o veľa. Fyzické ukladanie súborov zaberá príliš veľa úložného priestoru. Vždy potrebujete skrinky, čo robí hľadanie a sledovanie konkrétneho súboru dosť náročným.

Alternatívne vám softvér na správu dokumentov umožňuje jednoduchú správu neobmedzeného počtu súborov. Navyše sú relatívne bezpečnejšie a flexibilnejšie, čo uľahčuje spolupráci viacerých členov tímu na jednom dokumente.

Poďme teda zistiť, aký softvér na správu dokumentov môžete použiť na správu svojich súborov.

1. Bitrix24

Je to bezpečná platforma na ukladanie vašich osobných a kolaboratívnych súborov. Viac ako 5 miliónov používateľov im dôveruje na celom svete a používa tento softvér na správu svojich súborov.

Ponúka tri rôzne typy úložísk pre vaše dokumenty:

• Moja jazda: Tu môžete uložiť svoje osobné súbory.
• Skupinová jazda: Je to najlepšie pre tímovú spoluprácu študentov a malých firiem.
• Firemný pohon: Tento je najlepší pre spoločnosti s viacerými zamestnancami.

Navyše si môžete vybrať ukladajte svoje dokumenty v cloude alebo on-premise úložisko, v závislosti od vašich potrieb. A môžete prechádzať viacerými súbormi zadaním ich názvu alebo krátkeho popisu. Všetky sú uložené v knižnici dokumentov.

Dokumenty sa vám môžu tiež páčiť a ponechať ich v hornej časti výsledkov vyhľadávania pre rýchly prístup. Tento nástroj vám tiež umožňuje pridávať komentáre k dokumentom a uchovávať viacero verzií dokumentov s históriou úprav. Uľahčuje sledovanie zmien v budúcnosti. Navyše môžete na úpravu dokumentu použiť aj rôzne aplikácie.

Z bezpečnostných dôvodov vám Bitrix24 umožňuje uzamknúť dokument kliknutím na tlačidlo uzamknutia. Dokument je preto pre ostatných nedostupný. Softvér má bezplatné aj platené verzie. Môžete ho získať podľa svojich potrieb.

2. eFile Cabinet

Bez ohľadu na to, či ste študent, malý dodávateľ alebo máte veľkú spoločnosť s viacerými zamestnancami, tento nástroj môžete použiť na uchovávanie a organizovanie údajov a súborov. Umožňuje vám vyhľadávať v súboroch jednoduchým zadaním ich názvu do vyhľadávacieho panela.

Môžete tiež získať rýchly prístup ku konkrétnym súborom tým, že ich ponecháte v portfóliu a zautomatizujete pracovný postup pomocou tohto softvéru, pretože automaticky ukladá vami odoslané dokumenty. Umožňuje ukladanie na mieste aj v cloude.

Okrem toho nemusíte jeho aplikáciu uchovávať na všetkých svojich zariadeniach. K svojim súborom máte prístup odkiaľkoľvek na svete pomocou webového prehliadača. K údajom majú však z bezpečnostných dôvodov prístup iba niektorí ľudia s heslom. Povolenia sú udeľované zamestnancom na základe ich rolí.

Všetky súbory, ktoré ste zdieľali, sú šifrované a musíte nimi prejsť dvojfaktorová autentifikácia. Pre väčšie pohodlie môžete tiež nastaviť autentifikáciu na základe IP alebo polohy.

Okrem toho, ak ste spoločnosťou alebo samostatným podnikateľom, radi by ste vedeli, že tento softvér tiež umožňuje podpisovanie zmlúv. Na uľahčenie práce si môžete softvér integrovať s aplikáciami tretích strán, akými sú DocuSign, Salesforce a Microsoft Office.

3. disk Google

S viac ako 1 miliardou aktívnych používateľov mesačne a 6 miliónov platených používateľov, je Google zatiaľ najpopulárnejším riešením na ukladanie súborov. Ľudia ho používajú na osobné, tímové a firemné ukladanie súborov.

Umožňuje bezproblémovú integráciu s cloudovými aplikáciami. Navyše podporuje viacero formátov, takže svoj súbor môžete uložiť bez zmeny typu - napríklad PDF, Word a ďalšie. Pohodlné je aj vyhľadávanie dokumentov na Disku Google. Stačí zadať meno a je to!

Poskytuje zdieľaný priestor pre členov tímu. Údaje sú napriek tomu pre cudzincov nedostupné kvôli svojej funkcii prevencie straty údajov (DLP).

Tento softvér vám umožňuje ukladať dokumenty a tiež ich vytvárať, zobrazovať a upravovať. Navyše, ak tieto dokumenty upravíte pomocou tohto nástroja, zachová sa história vykonaných zmien. Týmto spôsobom nemusíte uchovávať viac verzií súboru. Všetky sú uložené v jednom dokumente.

Disk Google poskytuje všetkým svojim používateľom bezplatné úložisko až do veľkosti 15 GB. Ak potrebujete viac úložného priestoru, budete potrebovať prémiový plán.

4. Sútok

Je to ďalší skvelý cloudový nástroj na zdieľanie súborov, ktorý vám umožňuje uchovávať a organizovať súbory. Koniec 130 000 používateľov na celom svete dôverujú tejto platforme svojimi dokumentmi a súbormi.

S týmto softvérom môžete svoje dokumenty organizovať dvoma spôsobmi:

• Stránky: Môžete vytvárať a upravovať stránky a diskutovať o nich so svojimi zamestnancami.
• Medzery: Tu sú uložené všetky vaše stránky. Či už sú to jednotlivci, členovia tímu alebo iné projekty.

Tento nástroj ponúka pokročilé funkcie na vyhľadávanie a získavanie dokumentov, viac ako 75 prispôsobiteľných šablón a funkcie komentovania a úprav. Navyše, ak ktokoľvek z tímu zadá úlohu inému členovi tímu, dostane upozornenie na včasné akcie.

Okrem toho môžete ovládať povolenia k dokumentom a spravovať, kto k nim má v tíme prístup. Je zadarmo až pre 10 používateľov. Na čokoľvek, čo je nad to, budete musieť kúpiť jeho prémiovú verziu.

5. SharePoint Online

S viac ako 190 miliónov ľudí Vďaka prístupu k funkciám SharePointu Online je to nástroj spoločnosti Microsoft, ktorý vám umožňuje organizovať dokumenty, tímy a pracovné postupy.

Okrem ukladania súborov môžete pomocou tohto nástroja vytvárať a upravovať dokumenty a používať ho na spoluprácu s viacerými členmi tímu. Umožňuje vám aktualizovať metadáta súborov a umožňuje rýchle vyhľadávanie.

Týmto spôsobom, ak zabudnete názov súboru alebo máte viac súborov s takmer rovnakým názvom, môžete dokument nájsť jednoduchým zadaním niekoľkých slov napísaných v metaúdajoch. Nástroj je k dispozícii aj pre mobilné aplikácie. Na to, aby ste ho mohli používať, však musíte získať predplatné 5 dolárov mesačne.

6. Papierový stopovač

Ďalším softvérom na správu dokumentov v zozname je Paper Tracer. Je určený pre malé, stredné a veľké firmy.

Pomáha vám zautomatizovať vaše zmluvy, digitalizovať dokumenty a sledovať a nahlasovať všetky uložené súbory. Navyše je v súlade s HIPAA, čo znamená, že dodržiava bezpečnostné zákony a zabraňuje akémukoľvek úniku údajov. Poskytuje tiež zariadenie na elektronický podpis. Preto je to vynikajúci nástroj pre zdravotníctvo, právo alebo akúkoľvek firmu, ktorá dokončuje projekty na základe zmluvy.

Tento softvér ponúka komplexné riešenia pracovných tokov a ponúka cloudovú implementáciu. Je to dobrý nástroj pre malé podniky do 10 zamestnancov a stredné spoločnosti so 100 a viac zamestnancami.

Vyberte si softvér na správu dokumentov

Ak stále fyzicky ukladáte súbory a prejdete všetkými ťažkosťami, je načase prestať.

Zoznam ponúka viacero softvérov, ktoré poskytujú dostatok bezplatného úložiska. Začnite s týmito a uľahčte si uchovávanie, organizovanie a správu súborov v spolupráci s mnohými členmi tímu.

10 najlepších nástrojov na prepis videostretnutí do dokumentov, ktoré je možné zdieľať

Prepis aplikácií vám umožňuje prevádzať zvukové a video súbory na text, ktorý môžete zdieľať. Tu sú niektoré z najlepších nástrojov, ktoré na to môžete použiť.

Čítajte ďalej

O autorovi