Ako farebne kategorizovať kalendár programu Outlook

Je dobre známe, že používanie farieb na označenie rôznych informácií zlepšuje uchovanie pamäte a tým aj produktivitu. Možno ste použili farbu na zvýraznenie poznámok v škole alebo na stretnutiach alebo ste použili farbu na vykreslenie grafov. V každom prípade existuje dôvod, prečo to ľudia využívajú.

Keď si plánujete plán alebo rezervujete stretnutia, kalendár Outlook je vybavený mnohými nástrojmi, ktoré vám pomôžu organizovať. Jedným z týchto nástrojov je funkcia Kategórie, ktorá vám umožňuje kategorizovať stretnutia podľa farby. Tu sa pozrieme na to, ako efektívne používať kategórie v programe Outlook.

Ako nastaviť kategórie v kalendári programu Outlook

Existujú dva odlišné spôsoby nastavenia kategórií v kalendári programu Outlook. Závisí to od toho, či používate webovú verziu alebo aplikáciu, no obe vytvárajú rovnaký výsledok.

Pre verziu aplikácie je najjednoduchší spôsob:

1. Jedným kliknutím na stretnutie v kalendári programu Outlook.
2. Na stužkovej sa Vymenovanie karta by sa mala otvoriť.
instagram viewer
3. Kliknite Kategorizovať.
4. Z rozbaľovacej ponuky vyberte Všetky kategórie otvoriť Farebné kategórie okno.
5. Vyberte Nový na vytvorenie novej kategórie.
6. Pomenujte svoju kategóriu a vyberte si farbu podľa vlastného výberu.
7. Opakujte pre toľko kategórií, koľko chcete, a kliknite OK na oboch oknách.

Súvisiace: Udržujte svoj Outlook e-mail a účty Microsoft v bezpečí

Potom môžete kategorizovať všetky svoje stretnutia kliknutím na už existujúce udalosti v kalendári a výberom kategórie z toho istého Kategorizovať rozbaľovacia ponuka. Keď vytvoríte novú schôdzku, Kategorizovať možnosť sa objaví v Nové stretnutie tabuľka.

Pre webovú verziu kalendára Outlook:

1. Na modrom paneli s nástrojmi v hornej časti obrazovky kliknite na ikonu Cog ikona pre nastavenie.
2. Do vyhľadávacieho panela zadajte „Kategórie“ a vyberte Kategórie z výsledkov.
3. V Kategórie v okne nastavení kliknite Vytvorte kategóriu.
4. Pomenujte svoju kategóriu a vyberte farbu z možností na obrazovke.
5. Opakujte podľa potreby a kliknite Uložiť.
6. Kliknite X pre ukončenie nastavení.

Potom môžete kliknúť na a Upraviť akékoľvek existujúce alebo nové stretnutia a kde je uvedené Kalendár s farebným kruhom vedľa, môžete si vybrať kategóriu z rozbaľovacej ponuky. Svoje kategórie môžete odstrániť alebo upraviť tak, že prejdete rovnakými krokmi pre každú verziu a jednoducho kliknete na Upraviť alebo Odstrániť možnosti podľa potreby.

Výber správnych farieb

Ako už bolo spomenuté, kategorizácia kalendára pomocou farieb má svoje výhody. Stačí sa pozrieť do kalendára na týždeň dopredu a budete mať rýchly prehľad o tom, čo môžete očakávať. Automaticky budete vedieť, čo sa deje, bez toho, aby ste museli čítať celý text a sami ho rozlišovať.

Výskum ukázal, že farba ovplyvňuje naše správanie, emócie a učenie a niektoré farby sú lepšie ako iné, pokiaľ ide o produktivitu. Toto sú:

• Červené, oranžové a žlté pre detaily a obnovenie pamäte.
• Zelená pre koncentráciu a sústredenie.
• Fialové pre kreativitu.
• Blues pre upokojujúce účinky.

Mali by ste sa však vyhnúť používaniu farieb, s ktorými máte negatívne asociácie.

Súvisiace: Synchronizujte Microsoft Outlook s Kalendárom Google

Ako efektívne kategorizovať kalendár Outlooku

Keď vypĺňate svoj Outlook kalendár, vaše kategórie by mali pridávať hodnotu a nemali by byť len cvičením so zaškrtávacími políčkami. Keď budete múdro, ako kategorizujete schôdzky, bude to mať optimálny vplyv na vašu produktivitu.

Po prvé, aby to bolo jednoduché a efektívne, zamerajte sa na približne šesť samostatných kategórií, aby ste ich nemali príliš veľa. Možno budete musieť mať viac, ale nepreháňajte to.

Súvisiace: Ako žiť vo svojom kalendári pre správu úloh

Po druhé, mali by to byť výrazne odlišné typy práce. To sa bude líšiť v závislosti od vašich pracovných povinností, ale môže to vyzerať takto:

• Stretnutia
• Spolupráca alebo projektová práca
• Klientska práca
• Administrácia
• Školenie a zručnosti

Samozrejme, budú existovať udalosti, ktoré nie vždy presne zapadajú do každého štítku, ale vyberte tú, ktorá je najviac zarovnaná. Robte to, čo vám dáva zmysel, a ak zistíte, že žiadny naozaj nepoužívate, vymažte ho.

Kategorizácia kalendára funguje

Váš Outlook kalendár je jedným z najdôležitejších nástrojov, ktoré budete používať počas bežného pracovného týždňa. Ukladá všetky vaše stretnutia a úlohy, ku ktorým potrebujete mať prístup, takže má zmysel využívať ho naplno.

Pohrajte sa s rôznymi farbami a typmi kategórií a držte sa toho. Budete sa cítiť lepšie organizovaní a budete vedieť lepšie čítať svoj rozvrh, čo môže byť v týchto rušných obdobiach obrovská úspora času.

Ako zlepšiť riadenie času pomocou funkcie oneskoreného doručenia v Outlooku

Oneskorenie doručenia vašich e-mailov vám môže pomôcť zvládnuť vaše pracovné vyťaženie a zároveň dokončiť veci.

Prečítajte si ďalej

O autorovi