Ako organizovať svoje priečinky, kategórie a štítky pre maximálnu efektivitu

Takže váš systém organizácie úloh potrebuje pomoc. Možno sa vaša štruktúra priečinkov dostala tak hlboko, že sa čoskoro objaví na druhej strane planéty. Možno vás už nebaví písať tisícky štítkov pre každú položku. Ak áno, tento článok je pre vás.

Vedieť, ako používať priečinky, kategórie a značky, je kľúčové. Toto sú kľúčové nástroje väčšiny softvéru na správu úloh. Bez tejto zručnosti riskujete stratu dôležitých súborov, zmeškanie termínov a stratu drahocenného času.

Tu je návod, ako sa stať efektívnym organizačným majstrom s priečinkami, kategóriami a štítkami.

1. Na ovládanie umiestnenia úložiska použite priečinky

"Priečinky" je flexibilný pojem. Vo OneNote sú vaše poznámkové bloky ako priečinky. V kalendári Outlooku predstavujú rôzne kalendáre rôzne priečinky. Predstavte si priečinky ako krabice.

Môžete si veľmi jednoducho pozrieť všetky veci v jednej krabici. Ale ak potrebujete použiť veci z rôznych krabíc súčasne, bude to komplikovanejšie. Zrazu potrebujete tretiu krabicu alebo stôl alebo niečo také. Môže byť ťažké zapamätať si, čo sa potom nachádza v ktorej krabici.

Inteligentná štruktúra priečinkov tento problém rieši.

Priečinky predstavujú najširšiu organizačnú skupinu. Zabraňujú pomiešaniu nesúvisiacich vecí. Napríklad, ak ste na voľnej nohe, je praktické mať priečinok pre každého klienta. Oddelenie zaisťuje, že si nepomýlite dôležité informácie, ako sú faktúry alebo priebeh.

Súvisiace: Najlepšie techniky pre nezávislých pracovníkov na uprednostňovanie úloh zadarmo

Na druhej strane neoddeľujte položky, ktoré potrebujete použiť spolu. Vyhnite sa napríklad uchovávaniu potvrdení, faktúr a projektov, ktoré predstavujú, v samostatných priečinkoch. To sťažuje ich vzájomné porovnanie.

Zlaté pravidlo pre priečinky je, že ich chcete čo najmenej. Vďaka tomu nebudete strácať čas listovaním medzi nimi.

Príklad štruktúry priečinka

Toto je jednoduchá štruktúra priečinkov, ktorú môžete použiť. Umožňuje vám spravovať osobné záležitosti, ako aj pracovné potreby, vďaka čomu je ideálny pre nezávislých pracovníkov.

• Prácas voliteľnými podpriečinkami pre rôznych klientov.
• Domácnosť, s voliteľnými zdieľanými podpriečinkami na spoluprácu so spolubývajúcimi alebo členmi rodiny.
• Osobné, súkromný priečinok pre osobné potreby a záujmy.

So samotnými priečinkami môžete používať inteligentnú štruktúru na triedenie a identifikáciu informácií. Ak však máte ďalšie nástroje, ako sú kategórie, vaše možnosti sa zlepšia.

2. Použite kategórie na triedenie obsahu

Kategórie vám pomáhajú triediť obsah priečinka. Bývajú farebne odlíšené. V niektorých softvéroch plnia túto úlohu vlastné ikony alebo štítky. V Trello sú zoznamy ako kategórie. Ak váš softvér neponúka kategórie, môžete použiť podpriečinky. Ale to nie je optimálne.

Dôležitá je jednoduchá a efektívna štruktúra kategórií. Ak ste príliš konkrétni, musíte pridať niekoľko kategórií na položku, čo sťažuje triedenie.

Podobne nevytvárajte catchall alebo rôzne kategórie. Toto je recept na stratené veci a zmätok.

Vaše vlastné kategórie sa budú líšiť podľa vašej práce a životného štýlu. Tu je niekoľko vzorových štruktúr kategórií pre inšpiráciu.

Kanban štýl

Kategórie Kanban pomáhajú sledovať pokrok pri plnení úloh. V rámci tohto systému značky spracovávajú špecifickejšie údaje, ako sú ID projektu alebo mená klientov.

Funguje to lepšie ako kategórie ako značky, pretože vo všeobecnosti sú kategórie viditeľnejšie.

• Nápady pre brainstormingy a inšpirácie, ktoré sa ešte úplne nesformovali.
• Robiť pre úlohy, ktoré ste ešte nezačali.
• Robí pre prebiehajúce úlohy.
• hotový pre dokončené položky, ktoré si uchovávate pre evidenciu. Niektorý softvér má funkciu Archív, ktorá to môže nahradiť.

Workplace-Based

Ak chcete spravovať pracovné úlohy, môžete použiť jednoduchý systém kategórií. Fungovalo by to dobre pre Práca priečinok vo vyššie uvedenej štruktúre priečinkov.

• Názov projektu pre zložité projekty s mnohými súvisiacimi položkami.
• Odkaz pre neúlohové položky, ktoré si stále potrebujete ponechať, ako napríklad váš plán.
• Pracovná skupina pre rôzne tímy alebo oddelenia v rámci vašej pracovnej sily.

Na základe potrieb

Štruktúry založené na potrebách fungujú dobre na riadenie osobných záležitostí. Umožňuje vám rýchlo zistiť, ku ktorej časti vášho života a zdravia sa daná položka vzťahuje.

• Finančné potreby pre účty, rozpočtovanie, nakupovanie, platobné plány, IOU a podobne.
• Fyzické zdravie na denníky o jedle a cvičení, účtenky za lieky atď.
• Mentálne zdravie na koníčky, ale aj meditačné príručky a terapeutické zdroje.
• Sociálne potreby na čas, ktorý strávite socializáciou, ako sú napríklad plány udalostí a nápady na dátumy.

Na základe načasovania

Ak váš softvér umožňuje zmeniť kategóriu položky jediným kliknutím alebo dvoma, zvážte štruktúru založenú na načasovaní. Táto štruktúra triedi úlohy podľa toho, ako dlho trvá ich dokončenie.

• 10 minút alebo menej.
• 30 minút alebo menej.
• 1 hodina alebo menej.
• Dlhá úloha na dlhodobé projekty.
• Na neurčito pre referenčný materiál.

Štítky sú nástroj, ktorý môžete použiť na špecifikovanie vecí v rámci kategórie, aby ste ich mohli ľahšie nájsť. Niektorý softvér ich môže použiť ako hashtagy. Iný softvér, napríklad OneNote, ponúka predvoľby značiek a ďalšie funkcie správy značiek.

Štruktúry značiek môžu vyzerať podobne ako štruktúry kategórií. Dôležitým rozdielom je, že značky sa môžu prekrývať oveľa viac ako kategórie. Plnia aj inú funkciu ako kategórie.

Súvisiace: Aplikácie, ktoré môžete použiť na posun štítkov na novú úroveň na vašom Macu

Štítky zaisťujú, že môžete nájsť konkrétnu položku na základe identifikácie kľúčových výrazov. Sú vyhľadávacím nástrojom, zatiaľ čo kategórie sú nástrojom na triedenie. Zvyčajne sú tiež mimo dohľadu, zatiaľ čo kategórie sú viditeľné.

Ak váš softvér nemá oboje, uistite sa, že má aspoň robustný vyhľadávací systém, ktorý to vynahradí.

Môžete mať veľa rôznych značiek, ale snažte sa, aby boli nadbytočné. Je lepšie uspokojiť sa so systémom štítkov pre časté identifikátory, ako zakaždým improvizovať nový štítok.

Tu je príklad systému značiek, ktorý by dobre fungoval pre štruktúru kategórií založenú na projekte.

Dwight Eisenhower vytvoril tento systém na riadenie svojej drvivej pracovnej záťaže. Môžete ho použiť na stanovenie priorít vašich úloh.

• Urob teraz pre úlohy s najvyššou prioritou a veci, ktoré nemôžete odložiť.
• Urobiť neskôr na veci, ktoré môžu počkať aspoň deň.
• Delegát pre veci, ktoré nespadajú do vašich schopností alebo zručností.
• Odkaz nahrádza Eisenhowerovo „nerob“ za zbytočné úlohy. Označuje užitočné nástroje a odkazy.

Staňte sa majstrom organizácie

Optimalizáciou týchto nástrojov získate efektivitu. Vaša štruktúra priečinkov a kategórie uchovávajú obsah triedený bez mikrosprávy. Pomocou štítkov môžete stále rýchlo nájsť konkrétnu položku, a to aj z dlhého zoznamu.

Ak váš správca úloh nepodporuje tieto nástroje, mali by ste prejsť na nástroj, ktorý ich podporuje.

9 Softvér na správu úloh na správu a dokončenie vašich úloh

Hľadáte softvér na správu úloh, aby ste mohli robiť veci? Tu sú niektoré z najlepších, ktoré môžete použiť.

Prečítajte si ďalej

O autorovi