12 najlepších spôsobov, ako zvýšiť efektivitu projektového riadenia

Ak ste súčasťou tímu projektového manažmentu, neexistuje horná hranica produktivity. Vždy existuje priestor na zlepšenie vašej efektívnosti.

Aj keď vám môžu pomôcť rôzne nástroje, každý, kto je zapojený do projektu, by mal postupovať podľa niektorých metód, aby úlohu úspešne dokončil. Použite dnes nasledujúce postupy na zvýšenie efektívnosti pri práci na projekte.

1. Fáza plánovania je rozhodujúca

Plánovanie je kľúčom k riadeniu projektu. Starostlivo naplánovaný projekt nezabezpečí len jeho úspech. Potvrdí tiež, že každý člen tímu robí správnu úlohu v správnom čase.

Počas tejto fázy zvážte všetky požiadavky zo strany klienta, aby ste si vytvorili konkrétne ciele.

Potom pokračujte v načrtnutí svojich úloh a prideľte ich medzi svojich spoluhráčov. Pred pridelením úloh členom tímu skontrolujte, či sú spokojní so svojimi rolami.

Súvisiace: Najlepšie bezplatné aplikácie na plánovanie úloh

2. Efektívna komunikácia

Iba vtedy, keď je komunikácia medzi zainteresovanými stranami jasná, môžete pracovať úplne efektívne. Uistite sa, že členovia projektu sú na rovnakej stránke s klientmi a ich spoluhráčmi.

V závislosti od požiadaviek projektu sa môžete spoľahnúť na synchronizovanú komunikáciu alebo komunikáciu v reálnom čase. Či už komunikujete verbálne alebo neverbálne, korešpondencia by mala byť jasná.

Akákoľvek nesprávna komunikácia môže poškodiť vašu produktivitu a spôsobiť oneskorenie v projekte. Môžete použiť Slack pre transparentnú a zdokumentovanú komunikáciu.

3. Vytvorte bázu znalostí

Aj keď medzi kolegami prebieha bezproblémová komunikácia, viacerí spoluhráči, ktorí od niekoho žiadajú rovnaké informácie, bude kontraproduktívne. Aby bol proces zdieľania údajov jednoduchý, mali by ste vytvoriť vedomostnú základňu alebo dátové centrum pre aplikácie ako Bitrix24.

Zhromaždite všetky požadované údaje a pokyny do databázy znalostí a ponúknite k nej prístup každému členovi projektu. Môžete tiež vytvoriť vysvetľujúce školiace videá, ktoré pomôžu novým členom projektu bez straty času.

4. Riadenie a rozpočtovanie projektového času

Čas je kľúčovou podstatou projektu. Oneskorenie projektu môže spôsobiť stratu cenných a dlhodobých klientov. Preto by ste si mali na začiatku projektu správne rozvrhnúť čas, aby ste zabezpečili plnú efektivitu tímu.

Použi Včasné aplikácia na zaznamenávanie času, ktorý vám zaberie dokončenie každého míľnika a úlohy. Okrem sledovania efektívnosti a produktivity vám aplikácia môže pomôcť aj pri poskytovaní faktúr klientom.

5. Sprístupnite súbory projektu

Každý projekt zahŕňa vytváranie a zdieľanie stoviek dokumentov a papierovania. Niektoré dokumenty tiež vyžadujú spoluprácu v reálnom čase. Člen tímu čakajúci na povolenie na prístup k súboru len prispeje k oneskoreniam a neefektívnosti.

Môžete použiť akýkoľvek redakčný systém napr Microsoft SharePoint ktorý vám umožňuje ukladať do jedného centrálneho úložiska. Uistite sa, že systém má funkcie, ako sú rôzne úrovne povolení, kontrola verzií a zariadenie na audit.

6. Pripravte sa na riadenie rizík

Žiadny projekt nie je bez potenciálnych rizík. Neopodstatnené problémy uprostred projektu môžu brániť efektívnosti. Preto je pred prácou na projekte povinné prejsť procesom hodnotenia rizík.

S Aplikácia SWOTmôžete identifikovať riziká a pochopiť, aké škody môžu spôsobiť. Diskutujte s nadobúdateľmi, aby ste našli riešenie na riadenie rizika, ak sa vyskytne.

7. Zdokumentovať všetky údaje

Dokumentácia vám pomôže zvýšiť zodpovednosť a efektivitu tímu. Zúčastnili ste sa stretnutia Zoom? Rozošlite záznam zo stretnutia v písomnej forme. Dospeli ste k rozhodnutiu ústne? Zdokumentujte to v e-maile a pošlite ho všetkým zúčastneným.

Dokumentácia vám pomôže zistiť výzvy, ktorým tím čelí počas projektu. Tie budú slúžiť aj ako návod pre vaše budúce projekty. Môžete použiť Asana systém komentovania úloh na systematické ukladanie všetkých informácií súvisiacich s konkrétnou úlohou.

8. Vyberajte projektový tím múdro

Súčasťou vašej organizácie môže byť množstvo ľudí, ale musíte akceptovať, že nie všetci sa hodia pre každý projekt. Rôzne projekty si vyžadujú rôzne zručnosti a skúsenosti. Preto výber správnych ľudí pre projekt im pomôže vynaložiť maximálne úsilie.

Ak si najmete kreatívneho spisovateľa na projekt písania technického obsahu, nebude schopný pracovať efektívne, aj keby chcel. Výber správnej osoby zabezpečí, že človek dokáže využiť svoj talent.

9. Odmeňte výkonného člena tímu

Dosiahnutie malých míľnikov v čase otvára cestu k včasnému dokončeniu celého projektu. Len motivovaný a produktívny tím vám môže pomôcť dosiahnuť míľniky a ciele projektu.

Hoci každý dostane za svoju prácu zaplatené, odmeny a uznanie môžu človeka určite inšpirovať k lepšej práci. Odmeňovaním členov tímu po dosiahnutí míľnika bude motivovaný nielen príjemca, ale aj ostatní členovia tímu budú tvrdo pracovať, aby si odmenu nabudúce zaslúžili.

10. Buďte otvorení spätnej väzbe a návrhom

Konštruktívna spätná väzba od vašich spoluhráčov vám môže pomôcť nájsť slabé miesta, o ktorých neviete. Ak to so zlepšením svojej produktivity myslíte vážne, musíte byť ku kritike a návrhom pozitívne. Spätná väzba od rôznych ľudí vám pomôže zlepšiť sa.

Ak chcete diskrétne získať spätnú väzbu, je dobré vytvoriť anonymný dotazník. Môžete si bezplatne vytvoriť dotazník Formuláre Google a distribuovať jeho odkaz medzi kolegov. Môžu zdieľať svoju spätnú väzbu a návrhy bez toho, aby odhalili svoju identitu.

Súvisiace: Formuláre Google vs. Microsoft Forms: Ktorý z nich by ste mali použiť?

Automatizácia úloh projektového manažmentu môže mnohonásobne zvýšiť efektivitu. Môžete použiť akékoľvek nástroje projektového manažmentu dostupné na trhu. Skôr ako sa pre ňu rozhodnete, uistite sa, že aplikácia dokáže splniť to, čo váš projekt vyžaduje.

Napríklad, ak váš tím pracuje na vývoji softvéru, možno budete chcieť použiť nástroje, ktoré podporujú agilný projektový manažment. V súčasnosti väčšina projektov vyžaduje, aby ste boli k dispozícii na cestách. Preto nástroje, ktoré si vyberiete pre projekt, musia mať mobilnú verziu.

12. Poznajte svoju produktivitu a improvizujte

Nakoniec by ste mali neustále sledovať svoju produktivitu, aby ste zistili svoje nevýhody a zlepšili ich. Pomocou robustného nástroja na správu úloh, napr Trello vám oznámi priebeh jednotlivých úloh a celkového projektu.

Aplikácie vám zároveň dokážu ukázať efektivitu jednotlivých členov porovnaním hodín, ktoré strávia na dosiahnutie cieľa. Môžete tiež vykonať sebahodnotenie, aby ste zistili oblasti, ktoré potrebujú zlepšenie.

Efektívne dokončite svoje projekty

Teraz, keď poznáte niektoré z najlepších metód na zvýšenie efektívnosti, ich implementácia by mala priniesť zvýšenú produktivitu. Moderné projekty vyžadujú od členov tímu maximálnu efektivitu.

Je prospešné vybudovať si kultúru neustáleho vzdelávania, aby ste pripravili svoj tím na výzvy budúcich projektov. Vystavte členov svojho tímu internej znalostnej báze alebo online vzdelávaniu projektového manažmentu pre vzájomné výhody.

8 najlepších online kurzov projektového manažmentu

Ak sa chcete zdokonaliť a naučiť sa niečo nové, tu je osem najlepších bezplatných a platených online kurzov projektového manažmentu.

Prečítajte si ďalej

O autorovi