6 pokročilých funkcií programu Microsoft Excel, ktoré musíte poznať

Hoci je Microsoft Excel na trhu najdlhšie, má množstvo funkcií, o ktorých pravdepodobne nič neviete. Dokonca aj odborníci spoločnosti Microsoft vám môžu povedať, že každý deň je deň učenia s Excelom.

Aké sú teda niektoré z týchto úžasných pokročilých funkcií, ktoré vám chýbali? V tomto článku preskúmame šesť pokročilých funkcií Excelu, ktoré musíte poznať, a ako môžu pomôcť zvýšiť vašu produktivitu.

1. Fuzzy Matching

Fuzzy párovanie je a Funkcia produktivity programu Microsoft Excel čo vám umožňuje skontrolovať súvisiace položky v rôznych zoznamoch a zlúčiť ich, ak sú približne podobné.

Napríklad, ak vykonávate prieskum a niektoré záznamy obsahujú preklepy, fuzzy zhoda ich započíta spolu so správne napísanými údajmi, pokiaľ sa pravopis čo najviac približuje správnemu jeden.

Súvisiace: Ako vytvoriť myšlienkovú mapu v Exceli

Ak chcete, aby boli vaše zadania ešte presnejšie, môžete nastaviť preferovanú úroveň prahu podobnosti podľa nejasnej zhody. Mali by ste však vedieť, že funkcia fuzzy zhody bude fungovať iba v textových stĺpcoch. Tu je návod, ako dosiahnuť nejasnú zhodu:

1. Najprv sa uistite, že máte Fuzzy Lookup nainštalovaný a povolený v Exceli.
2. Ďalším krokom je zmeniť váš zoznam na tabuľku. Dosiahnete to zvýraznením zoznamu a stlačením Ctrl + T.
3. Keď to urobíte, uvidíte Nástroj Fuzzy Lookup Tool sa zobrazí na paneli úloh.
4. Teraz vyberte, ktoré z prevedených tabuliek chcete porovnať.
5. Potom sa zobrazí kontextové okno s výzvou na výber Prah podobnosti chcete na porovnanie – prahová hodnota 0,85 nie je až taká zlá.
6. Nakoniec vyberte bunku, kde je Fuzzy vyhľadávacia tabuľka sa vloží a kliknite Choď na Vyhľadávací nástroj na dokončenie vášho porovnania.

2. Nové okno a usporiadať

Ak vaša práca vyžaduje, aby ste sa zaoberali viacerými pracovnými hárkami, toto je funkcia, ktorá vám pomôže. Microsoft Excel vám umožňuje otvárať rôzne okná a usporiadať ich tak, ako si želáte, aby ste k nim mali jednoduchý prístup.

Keď sú všetky karty, ktoré potrebujete, otvorené a vo svojom zobrazení si môžete ušetriť čas a námahu prehadzovania sa medzi viacerými oknami. Pomôže to aj pri minimalizácii chýb a zmätku.

Súvisiace: Ako zalomiť text v Exceli

Ak chcete použiť funkciu usporiadania, musíte vykonať nasledujúce kroky:

1. Otvorte požadované zošity a potom kliknite na pracovné hárky, ktoré chcete otvoriť.
2. Klikni na vyhliadka potom kartu Usporiadať všetko.
3. V zobrazenom dialógovom okne vyberte možnosť, ktorá vám najlepšie vyhovuje.
4. Kliknite OK.

3. Text do stĺpcov

Takže ste robili zmeny vo svojom pracovnom hárku, keď zrazu musíte rozdeliť údaje z jedného stĺpca do rôznych. Povedzme, že chcete mať krstné meno a priezvisko v dvoch samostatných stĺpcoch. Zdá sa to hektické, však? Našťastie nemusíte kopírovať a prilepovať svoje dátové bunky po bunke pomocou funkcie textu do stĺpca.

Súvisiace: Najlepšie online kurzy na zvládnutie pokročilého Excelu

Umožňuje vám oddeliť texty v stĺpcoch pomocou oddelenej šírky alebo oddeľovača, ako je čiarka, spojovník alebo medzera. Ak teda položky vo vašom stĺpci obsahujú niektorú z týchto možností, funkcia vám umožní presunúť časť jej údajov do nového stĺpca.

Tu je návod, ako používať funkciu textu do stĺpcov:

1. Kliknite na stĺpec, ktorý obsahuje požadovaný text.
2. Kliknite na údaje, potom vyberte Text do stĺpcov.
3. Zobrazí sa dialógové okno zobrazujúce Sprievodca prevodom textu na stĺpce. Kliknite na Vymedzené > Ďalšie.
4. Vyber Oddeľovače ktoré sa vzťahujú na vaše údaje. Toto môže byť priestor alebo Čiarka.
5. Po dokončení kliknite na Ďalšie a vyberte údaje Destinácia na svojom pracovnom liste.
6. Potom kliknite na Skončiť.

Mali by ste si uvedomiť, že táto funkcia je praktická aj pre iné údaje, ako sú dátumy alebo sériové čísla. Kľúčom je zabezpečiť, aby boli všetky oddeľovače na správnom mieste, skôr než sa pokúsite rozdeliť údaje.

4. Import štatistík z webových stránok

Prenos údajov z konkrétnej webovej lokality do hárka programu Excel môže byť tiež problémom, ale už nie. S funkciou Import Stats je to všetko také jednoduché. Tu je to, čo musíte urobiť, aby ste túto funkciu spustili.

Najprv musíte otvoriť hárok programu Excel, do ktorého chcete importovať údaje.

1. Kliknite na súbor, a v rozbaľovacej ponuke vyberte Otvorené. Potom si vyberte Pridajte miesto. Keď to urobíte, zobrazí sa dialógové okno s otázkou, ktoré súbory chcete importovať do Excelu.
2. Prejdite nadol na panel s otázkami, pridajte adresu URL lokality, z ktorej chcete importovať údaje, a kliknite Otvorené. Bude to trvať sekundu alebo dve a potom sa otvorí ďalšie dialógové okno s výzvou na zadanie bezpečnostného kľúča systému Windows. Toto sa stane, ak počítač, ktorý používate, má pri spustení systému Windows prihlasovacie heslo.
3. Zadajte teda svoje používateľské meno Windows, prihlasovacie heslo a kliknite Dobre.

5. Funkcia Odstrániť duplikáty

Posledná vec, ktorú chcete pri práci s údajmi, je redundancia. Bohužiaľ, po prenose údajov z jedného stĺpca do druhého alebo z inej lokality môžete riskovať, že sa veci budú replikovať. Ak sa tomu chcete vyhnúť, môžete použiť funkciu Odstrániť duplikáty v Exceli.

1. Vyberte tabuľku a pokračujte na Ak to chcete urobiť, karta Údaje.
2. Tu kliknite na Odstráňte duplikáty. Tým sa zobrazí výzva na otvorenie okna. Vyskakovacie okno sa vás opýta, ktoré stĺpce a riadky chcete skenovať na duplikáty. Zadajte potrebné stĺpce a riadky a Excel vymaže vaše kópie.

6. Vlastné zoznamy

Vlastné zoznamy sú efektívnym spôsobom, ako sa vyhnúť únavnému zadávaniu údajov a riziku chýb. Umožňuje vám to vytvorenie vlastného zoznamu vopred pridajte rozbaľovací výber alebo použite funkciu automatického dopĺňania programu Excel, čím ušetríte čas.

Súvisiace: Vzorce Excelu, ktoré vám pomôžu vyriešiť problémy zo skutočného života

Niekoľko príkladov zahŕňa vlastný zoznam produktov, zamestnancov alebo miest. Môžete tiež použiť vlastné zoznamy Excelu, ako sú dni v týždni alebo mesiace v roku. Ak chcete použiť funkciu automatického dopĺňania programu Excel, môžete jednoducho zadať jedno slovo a potiahnuť rukoväť výplne, aby ste dokončili zvyšok.

Excel vám umožňuje používať vaše vlastné zoznamy v akejkoľvek tabuľke alebo zošite programu Excel kliknutím na Karta Súbor > možnosti > Pokročilé > Upraviť vlastné zoznamy v systéme Windows a Excel > Predvoľby > Vlastné zoznamy na Macu.

Použite tieto nové triky na vlastníctvo svojho programu Microsoft Excel

Ak ste veľkým fanúšikom programu Microsoft Excel, máme pre vás dobrú správu; nemôžete vyčerpať jeho úžasné vlastnosti! Aj keď to môže znieť skľučujúco, nezabudnite, že všetky existujú, aby vám uľahčili a zefektívnili prácu. A čo viac, nemusíte sa ich všetky naučiť za deň.

Len nezabudnite cvičiť každý deň a vyťažte maximum z funkcií v tomto článku. Ak ich používate často, za chvíľu ich budete mať na dosah!

Ako používať sledovanie zmien v programe Microsoft Excel

Pomocou možnosti Sledovať zmeny v programe Excel môžete sledovať zmeny v hárku, ktoré je potrebné aktualizovať alebo skontrolovať inými používateľmi. Tu je návod

Prečítajte si ďalej

O autorovi