8 najlepších typov správ o projektovom manažmente, ktoré by ste mali vedieť

Správy projektového manažmentu sa týkajú prehľadu na vysokej úrovni, ktorý obsahuje dôležité údaje súvisiace s projektom v ľahko zrozumiteľnom formáte. Zameriavajú sa na rôzne aspekty projektu a objasňujú aktuálny stav, možné alebo existujúce problémy a ich riešenia.

Získajte informácie o najlepších typoch projektových správ, ktoré môžu vašim tímom poskytnúť prehľad v reálnom čase.

1. Panel projektu/Zdravie

Panel projektu alebo správa o stave vám dáva vedieť, ako sa projektu darí a čo môže tím urobiť na zlepšenie výkonu. Túto správu zvyčajne predkladáte klientovi alebo iným zainteresovaným stranám. Môžu si tak vizualizovať informácie, ako je pokrok a ziskovosť.

Pomáha tiež zistiť, či projekt nie je v súlade s plánom a čo môžete urobiť, aby ste ho dostali späť na správnu cestu.

Správa z panela projektu by mala obsahovať celkové portfólio vrátane stavu projektu (stav projektu v zelená, žltá alebo červená farba), míľnikový pokrok daného projektu, ziskovosť projektu porovnanie rozpočtu a náklady, a pokrok v projekte podľa harmonogramu.

2. Úlohy a stav projektu

Ak sa venujete riadeniu projektov, je to najbežnejší typ správy, ktorú musíte pripraviť. Tento prehľad možno budete musieť vytvárať týždenne alebo mesačne. Jeho cieľom je ukázať, ako ďaleko tím zašiel, aby dosiahol ciele projektu.

Ak potrebujete takéto správy pripravovať pravidelne, je lepšie tento proces zautomatizovať, aby ste ušetrili čas a námahu. Na vyplnenie zostavy môžete použiť údaje nástroja na správu úloh.

Pre správu môžete použiť aj štandardnú šablónu. Pomôže vám to preskočiť prácu pri vytváraní správy o stave zakaždým od začiatku.

3. Dostupnosť zdrojov a zručností

Správy o dostupnosti zdrojov sú nevyhnutné pre každého projektového manažéra. Pomocou tohto prehľadu môžete priradiť a delegovať úlohy správnemu členovi tímu. Ukazuje, ktorý člen tímu je zaneprázdnený a kedy.

Ak plánujete vytvoriť plán pre nový projekt alebo hľadáte niekoho neobsadeného delegovanie úloh, dostupnosť skontrolujte v tomto prehľade. Môžete tiež nájsť členov pracujúcich v plnej kapacite, ktorí by mohli potrebovať pomoc.

Môžete tak zabezpečiť rovnomerné rozloženie úloh pre vyššiu efektivitu a rýchlejšie výsledky.

4. Riziká projektu

Každý projekt je spojený s určitým množstvom rizík. Vaša správa o rizikách by preto mala obsahovať všetky vnímané a skutočné riziká súvisiace s projektom. Túto správu možno budete musieť predkladať raz za mesiac.

Povzbudzujte však svojich spoluhráčov, aby zaznamenávali všetky riziká, na ktoré môžu myslieť, v reálnom čase. Pomôže vám to získať všetky údaje na jednom mieste, keď budete musieť vytvoriť prehľad.

Okrem zoznamu všetkých rizík môže vaša správa podrobne obsahovať iba riziká vysokej úrovne a súhrn toho, ako plánujete riadiť riziká nízkej úrovne. Riziká môžete zaznamenať do tabuľky, ale je lepšie využiť nástroj na riadenie projektov.

5. Rozpočet a výdavky

Musíte vytvoriť správu o rozpočte na rôzne účely. Správa o rozpočte, ktorú vytvoríte na konci projektu pre svojho klienta, je najbežnejšia. Výkaz výdavkov môžete vytvoriť aj viackrát, keď projekt prebieha.

Pomôže tímu pri určovaní, či sú náklady na projekt mimo kontroly. V takýchto prípadoch môžete mať náklady pod kontrolou okamžite a nemusíte byť prekvapení, ak výdavky po skončení projektu prekročia rozpočtový limit.

Správa o rozpočte a výdavkoch by mala obsahovať odhadovaný rozpočet pre každú úlohu alebo segment projektu a skutočné náklady. Nezabudnite zaznamenávať všetky výdavky v reálnom čase, aby ste sa vyhli problémom so zlúčením všetkých výdavkov počas vytvárania správy.

6. Sledovanie času

Mnoho klientov realizuje platby podľa času stráveného na projekte. Pre nich je povinné generovať časové výkazy po dokončení projektu. Správa ukazuje, koľko času členovia tímu investovali do úloh súvisiacich s projektom.

Táto správa tiež ukáže celkový čas strávený každou úlohou a množstvo času, ktoré každý člen tímu investoval. Okrem toho môžete sledovanie času využiť na zlepšenie výkonnosti tímu a individuálnej produktivity.

Po analýze času, ktorý spoluhráči strávia rôznymi úlohami, môžete ľahko zistiť, kto môže robiť prácu efektívnejšie. Neskôr môžete ľuďom prideľovať úlohy, ktoré môžu robiť rýchlo a odborne.

7. Chyby a problémy

Aj keď nemusí byť možné mať projekt bez akýchkoľvek problémov alebo chýb, určite môžete pracovať na tom, aby bol počet čo najmenší.

Príprava podrobnej správy o zistených chybách a problémoch zabezpečí, že nájdete rýchle riešenia týchto problémov, aby ste projekt dodali včas. Chyba projektu alebo správa o probléme by mala obsahovať kľúčové informácie, ako je číslo problému alebo chyby, dátum identifikácie, problém, ktorý vyvolal, popis, priorita, riešenie a stav chyby.

Pravidelné aktualizácie takýchto správ počas životného cyklu projektu budú minimalizovať rozptýlenie a predchádzať frustrácii klientov. Ušetrí vás to aj pred rizikom oneskorenia projektu a sankcií.

8. Analýza rozptylu

Správa o odchýlkach je skvelý spôsob, ako zistiť, či je projekt na správnej ceste. V tejto správe analyzujete a porovnávate rozdiel medzi odhadom a výsledkom rôznych aspektov projektu. V tomto prehľade použite štandardnú metriku na meranie oboch údajov.

Tento prehľad vám pomôže zistiť, či ste pred plánom, míňate sa alebo idete podľa plánu. V prehľade môžete porovnať svoj rozpočet, zdroj, rozsah alebo plán.

Projektoví manažéri si však zvyčajne vyberajú túto správu na analýzu rozpočtu, výdavkov a pracovných trendov projektu. Čas na generovanie takýchto správ sa líši od projektu k projektu. Hoci klienti môžu potrebovať túto zostavu na konci projektu, možno ju budete chcieť vytvárať pravidelne počas životného cyklu projektu, aby ste získali lepší prehľad.

Ktorý prehľad chcete vytvoriť ako ďalší?

Teraz, keď poznáte typy zostáv, ktoré môžete vytvárať pre projekty, spolu s ich funkciami, si môžete jednoducho vybrať ľubovoľné podľa svojich potrieb. Ak používate aplikáciu na vytváranie prehľadov, vytváranie prehľadov nebude náročné a časovo náročné.

Dobrá vec je, že väčšina platforiem projektového manažmentu funguje aj ako reportovacie nástroje.

8 najlepších nástrojov na podávanie správ pre projektových manažérov

Reportingové nástroje zjednodušujú proces vytvárania reportov pre ukončené projekty alebo výkon interného tímu. Tu sú niektoré z najlepších na použitie!

Prečítajte si ďalej

O autorovi