Prep 1 Nikdy neplánujte stretnutie bez účelu. Ak môžete dosiahnuť to, čo potrebujete, pomocou e-mailu alebo poznámky, radšej ušetríte čas sebe a svojim kolegom. 2 Začnite jedným hlavným akčným bodom, konečným účelom stretnutia. Aký je váš cieľ alebo požadovaný výsledok? Prečo sa zvolávate? Čo je potrebné urobiť? 3 Po stanovení cieľa stretnutia sa trochu zamyslite nad typom stretnutia, ktoré by bolo najlepšie – individuálne? Stretnutie medzi dvoma malými tímami? Alebo jednoducho vy, líder, hovoríte s niekoľkými kľúčovými hráčmi o svojom hernom pláne? 4 Keď sa už rozhodnete pre svoje primárne zameranie, načrtnite všetko, čo sa musí stať na podporu tohto výsledku. Zjednodušte plán ako celok na menšie akčné položky; všetko konkrétne, hmatateľné a priraditeľné do kohorty. 5 Mnohé kancelárie už pracujú na diaľku a používajú bežné aplikácie na virtuálne stretnutia, ako sú Zoom, Skype alebo Google Meet. Ak ste vy alebo vaša spoločnosť nováčikom vo svete vzdialených miest na stretnutia, urobte si prieskum a vyberte si najlepšiu aplikáciu pre virtuálne stretnutia podľa svojich potrieb. 6 Rozhodnite sa, ako dlho by malo vaše stretnutie trvať; ako všeobecné pravidlo, vaše stretnutie by nemalo trvať dlhšie ako hodinu. Vytvorte si jednoduchý rozvrh na trvanie vašej schôdzky, pričom si rozdeľte svoj celkový čas do samostatných, definovaných blokov, z ktorých každý je venovaný niečomu konkrétnemu. 7 V prípade stretnutia, ktoré skutočne potrebuje viac ako hodinu, môže byť vhodná krátka prestávka uprostred. Naplánujte si päť minút, ak to bude beh na dlhú trať. 8 Ak vaša domáca kancelária alebo pracovná plocha ešte nie je vybavená na virtuálne stretnutie, uistite sa, že sú veci v stave, v akom sa nachádzate, ešte pred dňom stretnutia. Svetlé, neutrálne pozadie a silný zdroj osvetlenia vytvárajú profesionálnu miniatúru. 9 Pripravte si vopred hárok s programom, na ktorý sa budú môcť prítomní odvolávať pri vašom virtuálnom stretnutí. Tento list im pomôže zostať s vami, keď hovoríte; tiež vám to pomôže ujasniť si víziu stretnutia a usporiadať si vlastné myšlienky. 10 Formálna prezentácia alebo prezentácia v PowerPointe môžu tiež ušetriť čas, najmä ak máte veľa faktov, štatistík alebo čísel, ktoré môžete zdieľať v tomto obmedzenom časovom rámci. 11 Ak je možné zdroj zdieľať digitálne, je vždy rýchlejšie poskytnúť zoznam hypertextových odkazov, dokumentáciu a referencie pre váš tím, než by to bolo naučiť ich všetko, čo budú potrebovať vedieť počas stretnutia sám. Ak je potrebný náročnejší tréning, mal by byť naplánovaný oddelene a v skupinách, ak je to možné. 12 Identifikujte všetky prekážky a neznáme, na ktorých stále pracujete. V prípade potreby si naplánujte trochu času na otvorenú diskusiu. Uveďte niekoľko rôznych možností, na ktoré sa môžete zamerať, ak je cesta pred vami nejasná. 13. Dajte si kontrolný zoznam, na ktorý by ste sa mali odvolávať, keď prezradíte svoju hru. Toto by mal byť zoznam všetkého, čo musíte odovzdať svojmu tímu, ako aj vaše akčné predmety a všetko, čo k nim logisticky vedie. Toto ustanovenie zabezpečuje, že sa v danej chvíli na nič nezabudne.
pozýva 14 Posúďte svoj zoznam akčných vecí a predstavte si tím, ktorý musíte vybudovať, aby ste sa o ne efektívne a efektívne postarali. Kto sa musí zúčastniť? Aký je dôvod účasti každého účastníka? 15 Pozvite len toho, koho potrebujete. Aj keď by ste sa nemali cítiť obmedzovaní jedným alebo druhým konkrétnym číslom, vždy sa oplatí udržiavať zoznam hostí čo najjednoduchší, bez toho, aby ste zabudli na niekoho dôležitého. 16 Vždy, keď je to možné, pozvite svoj zoznam účastníkov v dostatočnom predstihu. Stretnutia na poslednú chvíľu sú vhodné v prípade potreby alebo v núdzi; pri plánovaní zložitejších, organizovaných projektov by však vaša myseľ mala byť vždy o pár týždňov vpredu. The Day-of 17 Skôr ako začnete, vyčistite svoju oblasť od potenciálnych rušivých vplyvov, najmä ak ladíte z domu. 18 Predtým si dajte obed alebo rýchle občerstvenie a majte pri sebe pohár vody. 19 Rovnako ako pri akomkoľvek inom profesionálnom stretnutí, aj váš vzhľad by mal byť slušne vychovaný a ústretový do kancelárie. 20 Kontrola mikrofónu, kamery a Wi-Fi pred vašou schôdzou je jedným zo spôsobov, ako predísť nešťastným technickým problémom počas predstavenia. Ak používate prenosný počítač, uistite sa, že ste zapojený, nabitý a pripravený na rachot. 21 Vaša webová kamera by vás mala vidieť vo výške očí. Pokúste sa stlačiť okno čo najbližšie k oku webovej kamery. Chcete, aby bol váš informačný kanál pohodlný na sledovanie pre tých, s ktorými sa stretnete. Pomáha očný kontakt. 22 Ak ste nervózni alebo ste sa nikdy nezúčastnili online stretnutia na diaľku, cvičte si vopred na kameru bez toho, aby vás niekto sledoval. Váš úsmev na obrazovke bude pravdepodobne vyzerať a cítiť sa úplne inak ako váš skutočný; emócie na kameru sú zručnosť, ale po niekoľkých virtuálnych stretnutiach na to už nebudete musieť ani myslieť. 23 Stíšte telefón; vypnite upozornenia na ploche a čokoľvek iné, čo by mohlo počas stretnutia vydávať hluk. Ak je to možné, dohodnite si nejaký čas tesne pred stretnutím, aby ste odpovedali na správy na poslednú chvíľu alebo aby ste sa prihlásili s niečím dôležitým, čo aktívne sledujete. 24 Mali by ste mať po ruke aplikáciu na písanie poznámok alebo blok papiera a pero na rýchle poznámky a úlohy. Mali by ste byť prítomní, zaujatí a zaujímať sa o toho, kto hovorí a čokoľvek sa hovorí. Počas 25 Ak ste organizátorom schôdze, rýchlo seknite. Začnite rýchlo a presne a povedzte, čo je potrebné povedať, skôr než sa zdokonalíte v prvej akcii. 26 Ak je to vhodné, možno budete musieť prideliť niekoho, kto bude zaznamenávať zápisnice zo stretnutia. Niektoré typy softvéru na spoluprácu to skutočne dokážu urobiť za vás. Dokumentácia je najrýchlejší spôsob, ako rýchlo zachytiť tých, ktorí nie sú prítomní, a núti všetkých zúčastnených zodpovedať sa za to, čo bolo skutočne povedané a zdieľané. Pokúste sa to nepreskočiť, ak je to možné. 27 V závislosti od rozsahu a charakteru stretnutia môžu byť úvody v poradí. V prípade potreby si na začiatku stretnutia naplánujte vyhradený čas na predstavenie. 28 Priradenie rolí ku každej akcii bude prirodzene jednou z najdôležitejších súčastí každého virtuálneho stretnutia. Opäť by ste už pred začiatkom stretnutia mali vedieť, aké sú tieto úlohy a kto ich bude obsadzovať. 29 Stanovte si časovú os a urobte to vizuálne, ak je to možné. Dajte všetkým vedieť, kedy sa najbližšie dotknete základne. Priraďte termíny inteligentne. Začnite s dostatočným predstihom, aby mal každý viac než dosť času na úspech. 30 Minimalizujte bezcieľne klebetenie, najmä na začiatku stretnutia. Akonáhle získate určitú dynamiku, zvyčajne nebudete musieť pokračovať v mikromanažmente. 31 Jedným zo spôsobov, ako posilniť výsledok stretnutia, je rýchle zopakovanie na konci, zhodnotenie každej úlohy a cieľa. 32 Pred prerušením stretnutia sa uistite, že každý odchádza od stola so všetkým, čo potrebuje na to, aby sa pohol vpred. Každý by mal poznať svoju úlohu a to, čo sa od neho bude očakávať, kým odstúpi. Vypočítajte si niekoľko minút na záver, aby ste položili všetky otázky a vyčistili vzduch od akéhokoľvek zmätku. 33 Ak vám na back-ende zostal čas a nikto nič nehovorí, zavolajte skôr. Potvrďte, že všetci sú na rovnakej vlne a pokračujte dňom. Po 34 Ak ste vy sami alebo nadriadeným pridelili nejakú úlohu, skočte na ňu. Okamžite začnite pracovať na krátkodobých akciách. Začnite plánovať veci ďalej. 35 Ak ešte žiadny nemáte, nový skupinový kalendár môže byť jedným z pohodlných spôsobov plánovania nasledujúcich stretnutí v budúcnosti. To bude obzvlášť užitočné, ak bude tento tím spolupracovať často, aspoň v dohľadnej budúcnosti. 36 Ak postupujete podľa pokynov alebo príkazov, sledujte všetky problémy, s ktorými sa stretnete, alebo otázky, ktoré vzniknú. Neurgentné otázky môžu byť vo všeobecnosti zaradené do zoznamu, ktorý pridávate za pochodu. Samozrejme, ak ste naozaj uviaznutí, mali by ste sa vždy okamžite natiahnuť, aby ste sa opäť postavili na nohy. 37 Zapamätajte si všetky svoje „výhry“, dokonca aj maličkosti, skôr než skutočne dokončíte svoj akčný predmet ako celok. Sú skvelým spôsobom, ako sledovať svoj pokrok a môžu poskytnúť veľmi potrebnú podporu morálky vo chvíľach frustrácie. 38 Ako vy a vaši kolegovia napredujete, z horizontu sa objavia nové ciele a výzvy. Úlohy sa budú vyvíjať a predstavia sa nové ciele – na to, aby bolo všetko pohromade v reálnom čase, je životne dôležitá otvorená línia komunikácie. Keď člen tímu uspeje, mal by vedieť, čo ho čaká ďalej. Vždy daj každému niečo robiť a kam ísť. Budúcnosť 39 Sledujte všetko. Ak organizujete toto úsilie, skontrolujte sa tak často, ako je to potrebné, najmä ak sa zdá, že niekto má problémy. 40 Premýšľajte o stretnutí vo svojom voľnom čase. čo dopadlo dobre? Čo sa vlieklo? Zvážte, čo vám a vášmu tímu vyhovuje a čo nie. Urobte, čo môžete v budúcnosti, aby ste sa vyhli rovnakým nástrahám.
5 aplikácií, ktoré šetria čas na lepšie stretnutia online aj offline
Či už virtuálne alebo osobne, váš čas môžete tráviť efektívnejšie a produktívnejšie, ak na organizovanie a riadenie stretnutí použijete správne nástroje.
prihlásiť sa ku odberu noviniek
Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné e-knihy a exkluzívne ponuky!
Kliknutím sem sa prihlásite na odber