Ako rýchlo napísať efektívny e-mail (4 nástroje AI, ktoré môžete použiť)

Na rozdiel od bežných textových správ je písanie e-mailov iné. Ľudia majú tendenciu veľa premýšľať, keď príde na písanie e-mailu od začiatku. Zaujíma vás, čo zaradiť, čomu sa vyhnúť a Boh vie, či je to, čo momentálne píšete, vôbec správne?

Ako poskytovateľ služieb musím každý deň napísať desiatky e-mailov. A to zo mňa robí ideálneho človeka na zodpovedanie vašich otázok.

So správnymi informáciami je písanie efektívnych e-mailov rýchlejšie tak jednoduché ako písanie správy v chatovacej aplikácii. Potom môžete na urýchlenie procesu použiť aj nástroje AI. Tu je návod.

10 tipov, ako rýchlejšie písať efektívne e-maily

1. Správajte sa k riadku s predmetom ako k súhrnu vášho e-mailu

Keď musíte poslať e-mail, prvá vec, ktorú musíte vyriešiť, je napísanie silného predmetu. Je to prvá vec, ktorú váš príjemca uvidí, a každý e-mail so zlým alebo žiadnym predmetom sa môže odstrániť alebo skončiť v priečinku so spamom.

Preto možno budete potrebovať ďalšiu minútu na premýšľanie a napísanie. Najjednoduchší spôsob, ako zabrániť tomu, aby riadky predmetu boli všeobecné alebo vágne, je považovať ich za nadpisy. Jediné, čo musíte urobiť, je zhrnúť svoj e-mail stručne, ale informatívne.

2. Pozdravte ich

Po riadku predmetu musíte nastaviť tón pre svoj e-mail a urobiť dojem na príjemcu. Pozdraviť ich, formálne alebo neformálne, je ideálny spôsob, ako to urobiť. Ak ste zmätení, vyberte si formálny spôsob.

Tu sú rôzne spôsoby, ako pozdraviť svojich príjemcov:

• Ahoj: Toto je pre priame a priateľské rozhovory.
• Ahoj: Je to jednoduché a slušné.
• Drahá: Je to trochu neprirodzené, ale môžete to použiť pri kontaktovaní manažéra alebo tak.

3. Pridajte úvodnú vetu

Po pozdrave príjemcu musíte cítiť nutkanie hovoriť o tom, o čom je váš e-mail, ale na chvíľu sa odmlčte. Predtým, ako niečo poviete, napíšte úvodnú vetu, aby ste svoj e-mail začali s dobrým priebehom.

Jedným z najlepších spôsobov, ako to urobiť, je pridať otváraciu čiaru.

Tu je niekoľko príkladov, ktoré môžete použiť priamo:

• Dovoľte mi, aby som sa predstavil.
• Je skvelé, že vás počujem.
• Dúfam, že sa máš dobre.
• Obraciam sa na ____
• Ďakujem Vám za aktualizáciu.
• Hlásim sa na ____
• Gratulujem k vášmu (nedávnemu úspechu).

4. Predstav sa

Ak niekomu posielate e-mail prvýkrát, musíte sa predstaviť, kým budete hovoriť o čomkoľvek inom.

Aj keď sa ľudia zvyčajne rozprávajú celé hodiny, pri výzve, aby sa predstavili, sa začnú potiť. nerob si starosti. Nemusí to tak byť. Na uľahčenie použite jeden z nasledujúcich formátov.

• Moje meno je (celé meno) a som (vaša aktuálna rola).
• Som (celé meno) a pracujem pre (odvetvovú) firmu s názvom (názov spoločnosti).

Najlepšou praxou je zahrnúť iba jednu alebo dve vety o sebe a nie viac.

5. Dostaňte sa rýchlo do cieľa

Najlepším spôsobom, ako zabezpečiť, aby bol váš e-mail pre príjemcu hodnotný, je zabezpečiť rýchle doručenie požadovaných informácií. Inými slovami, dostať sa k veci rýchlejšie.

Pozdravili ste svojho príjemcu, napísali úvodný riadok/predstavili ste sa a teraz napíšte, prečo mu posielate e-mail. Ak musíte diskutovať o viacerých veciach, uprednostnite ich a začnite svoj e-mail tým najdôležitejším. Môže to byť odpoveď na otázku alebo žiadosť.

Súvisiace: Gmail hacky, ktoré vám pomôžu urobiť viac

6. Zahrňte jeden veľký nápad

Ak sa váš e-mail ukáže byť trochu zdĺhavý, vezmite si tip z bežného písania obsahu a na koniec pridajte záver alebo veľkú myšlienku.

Všetku pozornosť sústredí na to najdôležitejšie. Napríklad, najprv potrebujete niečo urobiť alebo potrebujete okamžitú odpoveď, aby ste mohli pokračovať v projekte atď. Môžete tiež pridať záver tak, že poviete niečo ako: Hlavným poznatkom z našej diskusie je [____].

7. Udržujte to stručné

Priemerný profesionál dostane viac ako sto e-mailov denne. Znamená to, že väčšina ľudí, ktorých kontaktujete, je zaneprázdnená. Bez ohľadu na to, ako veľmi vás môžu mať radi, pravdepodobne nebudú mať chuť na žiadne táranie. Udržujte svoje e-maily krátke a sladké.

Ďalšou nevýhodou zdĺhavých e-mailov je, že niekedy sú nejasné, nezodpovedajú hlavnému bodu alebo môžu dokonca vytvárať nedorozumenia.

8. Buďte úctivý a veľkorysý

Krása písania úctivých a zdvorilých e-mailov je v tom, že s niekým môžete nesúhlasiť, prezentovať alternatívne názory alebo dokonca požiadať o láskavosť, no aj tak budú znieť dobre na čítanie.

Ak máte v pláne urobiť niečo také vo svojom e-maile, zvážte najprv poďakovanie príjemcovi alebo kompliment za jeho prácu alebo nápady. Potom prezentujte svoj názor bez toho, aby ste priamo uviedli, že to, čo urobili, bolo zlé alebo úplne nesprávne.

9. Pridajte záverečnú vetu

Záverečný riadok závisí od typu odpovede, ktorú očakávate od osoby, ktorej posielate e-mail. V závislosti od kontextu môžete svoj e-mail ukončiť vyhlásením alebo uzavretou otázkou. Za každú cenu sa však vyhnite uzatváraniu s otvorenou otázkou.

Je to hlavne preto, že vyhlásenie a uzavretá otázka dávajú vašej konverzácii smer, udržiavajú veci na správnej ceste a zabezpečujú odpoveď.

Otvorená otázka však zbytočne zväčšuje diskusné vlákno. Navyše, ak kontaktujete niekoho úplne zaneprázdneného, ​​váš e-mail môže byť úplne ignorovaný.

Tu je príklad uzavretej otázky.

Poďme o tom ďalej diskutovať telefonicky. Ktorý čas vám najviac vyhovuje? [Čas 1] [Čas 2] [Čas 3]

Vášmu príjemcovi to uľahčí rozhodovací proces.

Na druhej strane, tu je príklad otvorenej otázky.

Môžeme to ďalej prediskutovať telefonicky. Tak kedy máš voľno?

Vyvíja tlak na príjemcu, aby si pred odpoveďou skontroloval svoj kalendár, čo sťažuje vykonanie akcie.

Okrem toho môže byť dobrý nápad pridať vyhlásenie do e-mailu. Napríklad:

Tešíme sa na vašu odpoveď/spoluprácu s vami. Pekný deň. Ďakujem.

10. Odhlásiť sa

Nakoniec môžete svoj e-mail ukončiť ktoroukoľvek z týchto odhlasovacích fráz v závislosti od kontextu vášho e-mailu.

• S priateľským pozdravom
• S pozdravom
• S pozdravom
• Najlepšie
• Na zdravie
• Všetko najlepšie

Všetky tieto tipy sú dostatočné na to, aby vám pomohli pri skladaní a odpovedať na všetky e-maily správnym spôsobom.

Ak hľadáte nové projekty alebo novú prácu, alebo ak vaša súčasná práca vyžaduje, aby ste posielali viac e-mailov denne, tieto nástroje AI vám môžu byť užitočné.

Tento nástroj vám pomáha vytvárať vlastné otváracie riadky na základe údajov profilu vašich príjemcov na LinkedIn. Všetko, čo musíte urobiť, je pridať adresu URL LinkedIn príjemcu do nástroja a na základe podrobností jeho profilu sa objavia jedinečné otváracie riadky.

Nástroj stojí 36 dolárov mesačne až na 200 otváracích riadkov.

SmartWriter.ai vám pomáha zhromažďovať údaje z verejného profilu príjemcu a novinových článkov, v ktorých sú spomenutí. Pomáha vám vytvárať prispôsobené e-maily pre ľudí, ktorých oslovujete.

Môžete ho použiť na odosielanie chladných e-mailov alebo správ na LinkedIn. Predplatné nástroja začína od 49 USD mesačne.

Ak začínate s novým podnikaním a potrebujete financie, Snazzy.ai môže byť pre vás dokonalým nástrojom. Pomôže vám s e-mailovými šablónami na výber VC alebo anjelských investorov.

Najprv si však musíte vytvoriť účet na platforme. Ak chcete začať odosielať e-maily, zadajte publikum, na ktoré zacieľujete, kľúčové slová, ktoré hľadáte, a popis svojej ponuky. Poskytnutím prispôsobeného prvého návrhu vám ušetrí veľa času.

Potom ho môžete trochu doladiť, aby ste zaistili dokonalosť. Predplatné začína od 25 USD mesačne.

Toto je ďalší nástroj AI, ktorý vám pomôže nájsť dokonalý háčik pre vašich príjemcov. Ak chcete začať s Lyne.ai, zadajte CSV svojich potenciálnych zákazníkov s ich pracovnými e-mailami alebo adresami URL ich profilu LinkedIn.

Môžete sa tiež rozhodnúť, koľko viet má nástroj napísať na otvorenie, napríklad 1-2 vety alebo 3-4 vety atď. Predplatné začína na 99 USD mesačne.

Písanie e-mailov nebolo nikdy jednoduchšie

Ak ste niekedy považovali za náročné zhromaždiť všetky body na napísanie dobrého e-mailu, váš boj sa dnes končí.

Použite tieto tipy alebo nástroje na rýchlejšie napísanie ďalšieho efektívneho e-mailu!

4 najlepšie e-mailové aplikácie pre Windows, o ktorých ste nikdy nepočuli

Všetci poznáme klasické e-mailové aplikácie pre Windows, ktoré každý rád používa, tak čo poviete na niektoré, o ktorých ste ešte nikdy nepočuli?

Prečítajte si ďalej

O autorovi