8 typov tabuliek a grafov v Exceli a kedy ich použiť

O pár dní máte prezentáciu a naozaj chcete zapôsobiť na šéfa. Chcete zobraziť svoje údaje spôsobom, ktorý je ľahko pochopiteľný, ale aj vizuálny a pôsobivý. Najlepším spôsobom, ako to urobiť, je vybrať správne tabuľky a grafy programu Excel.

Na vytváranie tabuliek a grafov môžete čerpať z mnohých rôznych nástrojov, ale Microsoft Excel zostáva jedným z najvýkonnejších a najfunkčnejších zo všetkých. Umožňuje vám vizualizovať údaje v akomkoľvek formáte a štýle, ktorý chcete, ako uvidíte nižšie.

V tomto článku sa dozviete o mnohých typoch grafov, ktoré máte k dispozícii v programe Microsoft Excel pomocou príkladov z verejne dostupných údajov poskytnutých data.gov. Súbor údajov pochádza zo sčítania ľudu v USA v roku 2010; tieto údaje použijeme, aby sme vám ukázali, aké pôsobivé je, keď si pre svoje údaje vyberiete správne typy grafov v Exceli.

Vytváranie správnych typov grafov v Exceli

Vláda USA každoročne poskytuje verejnosti množstvo údajov, ktoré si možno úplne bezplatne prezerať. Jedným z najcennejších zdrojov informácií o kultúrnych a spoločenských faktoch je sčítanie ľudu.

V prvých niekoľkých príkladoch nižšie som uviedol problémy, ktoré mali nájomníci so svojimi obydliami, rozdelenými podľa štyroch regiónov Spojených štátov.

Toto je pekná, malá podmnožina údajov, ideálna na učenie sa Tabuľky a grafy v Exceli.

Ak sa chcete rozhodnúť, ktorý graf použiť, musíte sa dôkladne pozrieť na to, čo údaje predstavujú a ako chcete tieto údaje vizualizovať.

1. Stĺpcové grafy v Exceli

Jeden z najčastejšie používaných grafov v prezentáciách, stĺpcové grafy sa používajú na vzájomné porovnanie hodnôt. Zvyčajne ide o hodnoty, ktoré boli nejakým spôsobom kategorizované. Najbežnejšou podmnožinou stĺpcových grafov je jedna množina údajov rozdelená do kategórií.

V tomto prípade som sa rozhodol rozdeliť to podľa počtu problémov, ktoré majú prenajímatelia na severovýchode Spojených štátov. Po výbere údajov stačí kliknúť Vložiťa v ponuke uvidíte výber typov grafov. V tomto prípade môžete použiť 2-D alebo 3-D stĺpec.

Osobne preferujem vzhľad 3-D grafov. Takto vyzerajú údaje uvedené vyššie pomocou 3-D stĺpcových grafov.

Bohužiaľ, stĺpcové grafy sa štandardne vytvárajú bez akýchkoľvek vertikálnych alebo horizontálnych označení. Budete ich musieť pridať, aby ľudia vedeli, čo každá os predstavuje.

Urobiť to je dosť jednoduché. Stačí kliknúť na "+“ do pravého horného rohu grafu, uistite sa Názvy osí a potom už len vyberte Primárna vertikála.

Teraz uvidíte vertikálny štítok, ktorý môžete upraviť.

Ako vidíte, pomocou stĺpcového grafu na vizualizáciu kategorizovaných údajov je znázornená nerovnosť jasná ako deň. Je zrejmé, že ľudia na severovýchode majú veľké problémy s inštalatérstvom a kúrením. Aký veľký je problém v porovnaní so zvyškom krajiny?

Ak chcete tento rozdiel preskúmať, pridajte viac kategorizovaných údajov pomocou stĺpcových grafov. Stĺpcové grafy sú rovnaké ako stĺpcové grafy, ale kategórie sa zobrazujú skôr horizontálne než vertikálne.

Tentokrát zvýraznite všetky údaje.

Teraz kliknite Vložiť v ponuke vyššie, rovnako ako predtým. Tentoraz kliknite na rozbaľovaciu ponuku stĺpcových grafov hneď napravo od rozbaľovacej ponuky stĺpcových grafov.

Tu to máte. Teraz máte a stĺpcový graf porovnanie nahlásených problémov podľa nájomníkov, rozdelených podľa geografických oblastí.

Musel som upraviť názov podľa obrázka. Urobíte to jednoducho tak, že kliknete na samotný názov a napíšete nový názov, aspoň do Microsoft 365. V iných verziách možno budete musieť kliknúť Pokročilé úpravy.

Ako vidíte, stĺpcové grafy a stĺpcové grafy sú skutočne skvelým spôsobom, ako porovnať kategorizované údaje pre jednu množinu údajov alebo porovnať kategorizované údaje vo viacerých množinách údajov. Napríklad regionálna tabuľka vyššie celkom jasne ukazuje, že problémy s inštalatérstvom sú oveľa horšie Juh a Severovýchod, zatiaľ čo Juh bojuje s majetkom oveľa viac ako ktokoľvek iný údržbu.

2. Koláčové grafy Excel

Ako už názov napovedá, koláčové grafy majú tvar koláča. Najlepšie sa používajú, keď potrebujete ukázať, koľko z jednej dominantnej, zastrešujúcej kategórie zaberajú menšie podkategórie.

Univerzita môže napríklad použiť koláčový graf na zobrazenie rozdelenia rasovej demografie svojej študentskej populácie. Pomocou našich údajov uvedených vyššie môžete použiť koláčový graf na odstránenie problémov severovýchodných nájomníkov podľa problémov s opravou.

Koláčové grafy sú niektoré z najlepších typov grafov programu Excel, ktoré môžete použiť, keď začínate s kategorizovanými údajmi. Na základe uvedeného sa však koláčové grafy najlepšie používajú pre jednu množinu údajov, ktorá je rozdelená do kategórií. Ak chcete porovnať viacero množín údajov, najlepšie je zostať pri stĺpcových alebo stĺpcových grafoch.

3. Čiarové grafy Excel

Prechod na čiarové grafy vyžaduje nový súbor údajov. Je to preto, že čiarové grafy a iné podobné typy grafov majú tendenciu závisieť od času. Zvyčajne zobrazujete údajový bod tak, ako sa mení počas daného časového obdobia, aj keď nie vždy.

Pre čiarový graf potrebujete iba hodnoty X a Y. V nižšie uvedenom príklade bude X čas a Y počet obyvateľov. Rovnako jednoducho by ste mohli zmapovať ďalšie časovo závislé premenné, ako je produktivita vašej spoločnosti (Y), keď počet vyplatených bonusov stúpa (X).

Súbor údajov zo sčítania ľudu, ktorý použijeme v tomto príklade, predstavuje zmenu v počte obyvateľov Spojených štátov amerických od roku 2010 do roku 2015.

Zvýraznite stĺpce roku a celkového počtu obyvateľov a potom kliknite Vložiť z ponuky vyššie vám umožňuje vybrať čiarový graf. Výberom tejto možnosti sa v tabuľke zobrazí čiarový graf. Kliknite pravým tlačidlom myši na graf a vyberte si Vyberte Zdroj údajov. Uistite sa, že nie je vybratý rok.

Teraz, keď sa nepokúša použiť stĺpec Rok ako Y, použije ho ako X a správne označí vašu vodorovnú os.

Len letmým pohľadom môžete vidieť, že populácia USA neustále rastie rýchlosťou približne 0,76 % ročne. Veľmi zaujímavé a čiarové grafy sú jedny z najlepších excelových grafov a tabuliek, ktoré sa dajú použiť pri sprostredkovaní takéhoto postupu.

4. Excel plošné grafy

Plošné grafy sú totožné s čiarovými, ale oblasť pod čiarou je vyplnená. Zatiaľ čo hodnota zamerania čiarového grafu sa v priebehu času stále mení, účelom plošného grafu je zvýrazniť veľkosť týchto meniacich sa hodnôt v priebehu času.

Rozdiel je jemný, ale keď potrebujete vyjadriť veci, ako napríklad koľko stromov bolo vyrúbaných od roku 1990 do roku 1995 v porovnaní s rokmi 2000 až 2005 je plošný graf skutočne jedným z najlepších typov grafov v Exceli použitie.

S údajmi o populácii vyššie môžete porovnať veci, ako je rast populácie mužov a žien od roku 2010 do roku 2015.

Rovnaké údaje môžete reprezentovať aj pomocou skladaného plošného grafu (dostupného aj v sekcii grafy pod Vložiť Ponuka).

Tento graf si možno predstaviť ako čiarový graf a koláčový graf, ktoré sú spojené do jedného. Môžete vidieť percentuálne rozdelenie kategorizovaných údajov, pretože tieto údaje sa časom menia.

5. Excelové bodové (XY) grafy

Obľúbený vo vedeckej komunite, bodové grafy sú vykreslené dátové body, zvyčajne zvýrazňujúce zoskupenú anomáliu medzi podobne meranými dátovými bodmi alebo ďalekosiahlu odľahlú hodnotu. Používajú sa na zobrazenie korelácií alebo vzorov v údajoch, ktoré nie sú zrejmé, keď sa len pozeráte na každý jednotlivý údaj.

Napríklad vykreslenie miery úspešnosti zotavenia z rakoviny v závislosti od času stráveného v nemocnici môže ukázať a korelácia medzi tým, ako dlho sa niekto lieči na rakovinu a pravdepodobnou úspešnosťou liečby byť.

Aby som ukázal silu tohto typu grafu, vykreslil som počet hospitalizácií s astmou v Chicagu od roku 2000 do roku 2011, usporiadaných podľa PSČ.

Tento bodový graf XY odhaľuje, že PSČ 60628 malo ročne viac hospitalizácií s astmou ako takmer každý iný región, a poštové smerovacie čísla 60655 a vyššie tvoria najlepšie oblasti pre život, ak chcete čo najmenej pravdepodobnosti, že budete mať astmu hospitalizácia.

6. Bublinové grafy Excel

Bublinové grafy sú tiež mimoriadne užitočné pre súbory údajov, ako je tento. Toto je zábavná vizualizácia, ktorú môžete vytvoriť, keď máte tri dimenzie údajov, ktoré potrebujete vykresliť.

Toto je typický XY vynesený dátový bod dvoch hodnôt (bod je "bublina"), s kombinovanou dodatočnou hodnotou, ktorá určuje veľkosť tejto bubliny. Napríklad pomocou tohto druhu grafu môžete vykresliť, koľko tínedžerov chodí do kina, ale veľkosť každého údajového bodu (bubliny) môže predstavovať, koľko žien tvorí daný súbor údajov.

Je to skutočne zaujímavý spôsob, ako reprezentovať dve sady údajov pomocou jedného grafu. Ak ste vo vyššie uvedenom príklade zahrnuli názvy filmov ako označenia na osi X, mohli by ste identifikovať, ktoré zo všetkých uvedených filmov prilákali väčšie publikum tínedžerov.

7. Excel povrchové grafy

Tieto trojrozmerné typy grafov programu Excel vám umožňujú vykresliť dve sady údajových bodov v niekoľkých dimenziách. Jeho použitie môže byť zložité, ale so správnymi údajovými bodmi (IE, dve sady údajov s jasným vzťahom) môže byť vizualizácia celkom pôsobivá.

3-D verzia mapy vyzerá ako topografická mapa, ktorá zobrazuje nadmorskú výšku a vzdialenosť od akéhokoľvek daného bodu. Podobne môžete túto mapu použiť napríklad na zmapovanie závažnosti prepuknutia choroby v závislosti od veku a času, počas ktorého osoba zostáva chorá.

Pri vykresľovaní týmto spôsobom sa zaujímavé vzory môžu stať samozrejmými, veci, ktoré by ste si inak nikdy nevšimli. Poznanie je moc.

8. Donutové grafy v Exceli

Šiškové grafy sú ďalšou komplexnou vizualizáciou, ktorá vám umožňuje zobraziť graf jednej série údajov vo forme koláčového grafu. Môžete pridať ďalšie súbory údajov vo „vrstvách“, čo vedie k viacfarebnému „šišku“. Tieto typy grafov programu Excel sa najlepšie používajú, keď sú tieto dve množiny údajov podkategóriou väčšej kategórie údajov.

Dobrým príkladom sú súbory údajov použité skôr v tomto článku, ktoré zobrazujú mužskú a ženskú populáciu za rok.

Ako môžete vidieť, každá séria (roky 2010 až 2015) obsahuje segmenty takmer rovnakej veľkosti, čo ukazuje, ako pomaly sa obe populácie z roka na rok menia. Hodnota tohto grafu skutočne pochádza z toho, že máte správne údaje a správny cieľ, ktorý chcete pomocou týchto údajov vizuálne dosiahnuť.

Výber správnych tabuliek a grafov v Exceli

Môže existovať široký výber grafov, ktoré môžete použiť, ale to, čo by ste si v skutočnosti mali vybrať, závisí od toho typ množín údajov, s ktorými pracujete, a čo presne sa tým snažíte ukázať alebo dokázať údajov. Niektoré tabuľky a grafy v Exceli urobia váš argument oveľa jasnejším ako iné.

Vedieť, čo musí graf dosiahnuť, je polovica úspechu. Druhá polovica presne vymýšľa, ako usporiadať údaje a naformátovať graf.

Pravdou je, že grafy majú obrovský vplyv na akúkoľvek prezentáciu. Teraz, keď viete, ako používať všetko, čo máte k dispozícii v programe Microsoft Excel, bude výber správnych grafov a tabuliek programu Excel pre vaše potreby jednoduchý. Budete s nimi môcť vytvoriť prezentáciu, ktorá im poriadne nakopne ponožky.

8 spôsobov, ako usporiadať tabuľky v Exceli

Existuje mnoho spôsobov, ako usporiadať excelovú tabuľku tak, aby vyzerala príťažlivejšie. Tu je návod, ako na to!

Prečítajte si ďalej

O autorovi