Administratívny profesionál sa musí vysporiadať s veľkým pracovným zaťažením a náročnými harmonogramami. Správne aplikácie im však môžu pomôcť automatizovať úlohy a zabezpečiť bezproblémové procesy.
Ak vo svojej organizácii používate Google Workspace, môžete použiť jeho nástroje na vykonávanie bežných povinností. Čítajte ďalej a zistite, ako môžu správcovia používať Google Workspace.
1. Plánujte a organizujte tímové akcie
Pred organizáciou cesty pre kolegov možno budete chcieť poznať ich preferencie týkajúce sa hotela a letu. Pred konečným rozhodnutím použite Formuláre Google na uskutočnenie prieskumu o výbere letov a hotelov.
Súvisiace: Formuláre Google vs. Microsoft Forms: Ktorý z nich by ste mali použiť?
Pri spravovaní udalostí na výletoch pre tím môžu správcovia vytvoriť skupinový zoznam adries v Gmaile tak, že zahrnú všetkých zúčastnených na danej udalosti. Ušetrí ich to od odosielania individuálnych e-mailov každému účastníkovi. Pošlite skupine jeden e-mail a všetci členovia budú dostávať dôležité aktualizácie.
Mnohí správcovia musia pracovať ako asistenti manažéra. Či už potrebujete tento klobúk nosiť obmedzený alebo neurčitý čas, mali by ste to robiť s úplným nasadením.
Pomocou nástrojov služby Google Workspace, ako sú Gmail, Kontakty a Kalendár, môžete bez problémov korešpondovať v ich mene. Všetko, čo musíte urobiť, je mať v počítači prístup k ich účtu Google Workspace. Alebo môžete pripojiť ich e-mailový účet k vášmu Gmailu pomocou protokolu IMAP.
3. Usporiadajte korešpondenciu pomocou filtrovanej doručenej pošty
Dostať do doručenej pošty stovky e-mailov každý deň môže byť stresujúce. Usporiadaním doručenej pošty však môžete veci usporiadať. Keď máte Gmail ako súčasť Google Workspace, nemusíte používať žiadny iný e-mailový klient.
Gmail vám umožňuje vytvárať štítky pre rôznych odosielateľov, takže prichádzajúce e-maily idú do samostatných priečinkov. Môžete tiež nastaviť, aby Gmail automaticky označil hviezdičkou, preposielal alebo vymazal akýkoľvek konkrétny e-mail, aby sa v priečinku doručenej pošty nenachádzali zbytočné e-maily.
4. Spravujte e-maily bez námahy pomocou šablón a podpisov
Opakované písanie rovnakých e-mailových správ môže byť nudné a dráždivé. V Gmaile môžete vytvárať šablóny pre najčastejšie používané správy. Umožňuje vám vytvoriť až 50 šablón pre každý účet, takže môžete ušetriť drahocenný čas.
Túto funkciu šablóny môžete využiť aj na uloženie viacerých podpisov. Keď píšete e-mail, vyberte si vhodnú šablónu s príslušným podpisom podľa toho, koho zastupujete.
5. Okamžitá komunikácia so službou Google Chat
Či už potrebujete kontaktovať svojho šéfa bez toho, aby ste ho rušili telefónnymi hovormi, alebo sa chcete rýchlo porozprávať so zamestnancom, okamžitý rozhovor je tou najlepšou voľbou. Pomocou služby Google Chat sa ich môžete opýtať na čokoľvek a oni vám môžu okamžite odpovedať.
Hoci ľudia nemusia vždy zdvihnúť telefónny hovor, môžu si pozrieť otázky, ktoré ste im položili na chate. Ak sú zaneprázdnení, môžu sa vám vrátiť vo vhodnom čase.
6. Vytvorte zoznam úloh a získajte upozornenia
Vytvorenie zoznamu úloh pre dôležité úlohy je povinné, ak na ne nechcete zabudnúť. So službou Google Workspace nie je potrebné používať samostatnú aplikáciu so zoznamom úloh. Pomocou aplikácie Google Keep môžete vytvoriť zoznam úloh, ktoré chcú vykonať. Tento online nástroj môžu používať počas stretnutí na zapisovanie poznámok.
Súvisiace: Ako si usporiadať zoznamy úloh pomocou úloh
Neskôr môžu správcovia zdieľať dokument Keep aj s ďalšími relevantnými stranami. Môžu používať Kalendár Google a pridávať úlohy ako udalosti, aby získali pripomienky úloh. Okrem toho vám táto aplikácia umožňuje prispôsobiť čas pre pripomienky pre každú úlohu alebo udalosť.
7. Koordinujte požiadavky na zariadenia
Ako správca kancelárie je často ťažké sledovať všetky požiadavky zamestnancov na zariadenia. Pomocou formulárov Google môžete zhromažďovať všetky žiadosti na jednom mieste. Vytvorte formulár pre požiadavky na služby, ako je údržba a catering.
Zdieľajte ho so všetkými zamestnancami, a keď ho niekto vyplní, rýchlo dostanete e-mailové upozornenie a adresu. Prístup k údajom formulárov môžete poskytnúť iným administratívnym pracovníkom, aby si žiadosti mohlo pozrieť viacero ľudí.
Správcovia môžu spravovať žiadosti a sledovať dokončené a čakajúce žiadosti pomocou Tabuliek Google.
8. 24/7 prístup k súboru odkiaľkoľvek
Vaša povinnosť ako správcu kancelárie nesmie byť obmedzená na pevne stanovený pracovný čas. Vaša organizácia môže chcieť, aby ste k určitému súboru okamžite pristupovali alebo ho zdieľali, dokonca aj mimo pracovného času. Pri ukladaní dôležitých kancelárskych dokumentov sa teda nemôžete spoliehať na osobné počítače.
Použite Disk Google na ukladanie súborov a dokumentov, aby ste k nim mali prístup kedykoľvek a kdekoľvek. Umožňuje vám tiež zdieľať dokumenty so svojimi kolegami.
Či už prídete neskoro do kancelárie alebo sa potrebujete skoordinovať s administrátormi pracujúcimi v inej zmene, používanie zdieľaného disku pre spoluhráčov zaistí bezpečný a bezproblémový prístup.
9. Okamžité zdieľanie súborov a spolupráca
Chcete okamžite zdieľať dokumenty? Vytvorte dokument a tabuľku v službe Google Workspace a okamžite ich zdieľajte s ľubovoľným počtom ľudí. Počas zdieľania môžete priradiť roly, aby ste zaistili bezpečnosť a integritu súboru.
Aplikácie ako Dokumenty Google a Tabuľky Google vám tiež umožní komunikovať priamo z dokumentu. Ak chcete, aby na súbore v reálnom čase pracovalo viacero správcov, nič nemôže byť lepšie ako aplikácie Dokumenty, Tabuľky a Prezentácie v službe Google Workspace.
Tieto aplikácie podporujú spoluprácu a ukazujú, ktorý člen tímu vykonal zmeny v dokumente.
10. Koordinujte dostupnosť na stretnutia a školenia
Koordinácia dostupnosti zamestnancov na školenia a stretnutia by už nemala byť problémom. Kalendár nástroja Google Workspace vám umožňuje zistiť, kedy sú všetci k dispozícii, a naplánovať si stretnutia.
Správcovia môžu dokonca vytvárať samostatné kalendáre pre udalosti, stretnutia, školenia, dovolenky pre tímy. Zamestnanci si tak môžu prispôsobiť aj svoje osobné plány podľa udalostí uvedených v kalendári.
Google Workspace pre správcov Office
Zodpovednosťou správcu kancelárie je koordinovať a dohliadať na všetko, čo sa deje v organizácii. Aj keď si pracovné zaťaženie môže často vyžiadať daň, používanie správnych aplikácií môže správcom uľahčiť úlohy.
Spoločnosti, ktoré už Google Workspace používajú, nepotrebujú na vykonávanie väčšiny administratívnych úloh ďalšie nástroje. Teraz, keď viete, ako používať nástroje Google Workspace, môžete spravovať tímy, aj keď pracujú zo vzdialených miest.
Je pre vás ťažké riadiť tím pracujúci na diaľku? Vyskúšajte tieto najlepšie tipy pre organizovanú vzdialenú správu tímu.
Prečítajte si ďalej
- Produktivita
- Google Apps
- Pracovný priestor
- Nástroje na spoluprácu
Tamal je spisovateľ na voľnej nohe v MakeUseOf. Po získaní rozsiahlych skúseností v oblasti technológií, financií a obchodu procesov v predchádzajúcom zamestnaní v IT poradenskej spoločnosti, pred 3 rokmi prijal písanie ako povolanie na plný úväzok. Aj keď nepíše o produktivite a najnovších technologických novinkách, rád hrá Splinter Cell a často sleduje Netflix/Prime Video.
prihlásiť sa ku odberu noviniek
Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné e-knihy a exkluzívne ponuky!
Kliknutím sem sa prihlásite na odber
