Príliš veľa tabuliek? Urobte si poriadok pomocou týchto tipov

Tabuľky sú fantastickým nástrojom, ktorý vám pomôže organizovať údaje a sledovať rôzne formy informácií na pracovisku, najmä s použitím vzorcov a správ. Nadmerné používanie tabuliek však môže byť neefektívne a poškodiť vašu produktivitu.

Na niektoré veci sú dobré, na iné nie nevyhnutne. Či už ste si z práce vynútili hory tabuliek, alebo len milujete dobrý hárok s údajmi, možno je čas pozrieť sa na spôsoby, ako ich spravovať.

1. Uznajte nadmerné používanie tabuľky

Buď ste tu, pretože vás už unavuje naliehanie vášho pracoviska na používanie tabuliek na všetko, alebo vás baví práca s údajmi a premýšľate, či sa to týka aj vás. V skutočnosti je dobrým zvykom zamyslieť sa nad tým, ako používate softvér ako Microsoft Excel a Tabuľky Google, aby ste zo svojej práce mohli vyťažiť maximum.

Je užitočné spočítať, koľko tabuliek denne alebo týždenne používate. Ak toto číslo presiahne šesť, môžete to považovať za znamenie, že môžete pracovať v nevýhode a spôsobiť problémy, ako napríklad:

• Ťažkosti s riadením času.
instagram viewer
• Neefektívnosť procesov.
• Zlá organizácia informácií.
• Celofiremné komunikačné bariéry.

Súvisiace: Tipy na formátovanie Tabuliek Google na vytváranie profesionálne vyzerajúcich tabuliek

Identifikácia rozsahu, v akom sa tabuľky používajú na informovanie vašej práce, môže otvoriť možnosti pre nové, produktívnejšie spôsoby práce. Pozrime sa na niekoľko spôsobov, ako môžete zvládnuť toto nadmerné používanie a dosiahnuť lepšie výsledky z dlhodobého hľadiska.

2. Zefektívnite údaje zlúčením a prerobením tabuliek

Príliš veľa tabuliek je často spôsobené tým, že sa nepoužívajú intuitívne. Budete vedieť, že sa to deje, ak budete musieť použiť dva samostatné hárky na jednu úlohu; napríklad máte jednu na ročnú dovolenku a jednu na pokrytie zmien.

V tomto konkrétnom prípade by ste ich mohli jednoducho spojiť do jedného, ​​všezahŕňajúceho pracovného hárka. Môžete to urobiť tak, že ich rozdelíte na rôzne karty.

Prípadne môžete obe zahrnúť ako tabuľky na jeden hárok a podľa týchto krokov automaticky aktualizovať tabuľku prestávok v zmenách údajmi z ročnej dovolenky:

1. V druhej tabuľke, kde by ste zaznamenávali medzery v posunoch, zadajte vzorec =IF(vyberte bunku, "medzera", "FULL")
2. Kde vzorec vyššie uvádza Vyberte položku Bunka, zadajte číslo bunky, ktorá obsahuje dátumy ročnej dovolenky, napríklad B2.
3. Keď do vybranej bunky zadáte dátum, automaticky sa vyplní slovo „GAP“ do miesta, kde zadávate vzorec.
4. Ak tam nie je žiadny dátum, automaticky sa doplní slovo „FULL“ tam, kde napíšete vzorec.

Tento vzorec možno použiť na čokoľvek, bez ohľadu na hodnotu bunky, a môže byť užitočným spôsobom, ako spravovať podobné informácie medzi tabuľkami.

Súvisiace: Ako prepojiť údaje programu Excel s prezentáciou v PowerPointe

Kombinovanie hárkov a častí údajov na jednom mieste znižuje počet súborov požadovaných pre konkrétne úlohy a umožňuje vám efektívnejšie organizovať prácu. Skontrolujte svoj zoznam tabuliek a zistite, či by sa niektoré z nich nedali skombinovať, aby bola práca jasná a ľahko sledovateľná.

Niekedy nie je možné zlúčiť tabuľky, pretože údaje spolu priamo nekorelujú. Stále však možno budete potrebovať prístup k viacerým hárkom pre zložitejšie procesy, ktoré zahŕňajú viac ako jednu úlohu.

V týchto prípadoch môže byť užitočné pridať hypertextové odkazy do pracovného hárka, aby ste získali rýchly prístup k inému. To tiež slúži ako užitočná pripomienka celého procesu. Ak napríklad zadávate údaje o klientoch, môžete zahrnúť hypertextový odkaz na hárok spätnej väzby od klienta.

Súvisiace: Typy excelových tabuliek a grafov a kedy ich použiť

To sa dá jednoducho urobiť v Exceli a Tabuľkách Google súčasným stlačením CTRL + K na klávesnici. To prinesie a Hypertextový odkaz okno, kde môžete Vyhľadávanie pre súbor a názov text, ktorý sa má zobraziť v bunke.

Môžete dokonca vytvoriť kartu, ktorá obsahuje hypertextové odkazy na všetky ostatné tabuľky s informáciami o tom, kedy ich použiť. Je to skvelý nápad, ak chcete zabezpečiť, aby ste vy a vaši kolegovia boli na rovnakej stránke a pracovali s rovnakými súbormi, a nie so zastaranými.

4. Zvážte alternatívny softvér

Tabuľkové hárky dokážu urobiť len toľko, a ak trpíte nadmerným používaním, môže to byť len preto, že na zvládnutie pracovného zaťaženia potrebujete špeciálny softvér. Naozaj potrebujete napríklad tabuľku ročných dovoleniek, ak je to pre vás sledované v systéme ľudských zdrojov?

Keď sa podnikanie rozrastá, často prerastie tabuľky a začne vyžadovať softvér na správu množstva informácií. Asana je fantastická aplikácia na riadenie projektov a je ich veľa alternatívy softvéru na riadenie projektov ktorý za vás zvládne manuálne pracovné postupy.

Namiesto toho, aby ste sa snažili držať krok s neustále rastúcimi požiadavkami spoločnosti, hľadajte iné spôsoby ukladania a správy informácií. Ušetrí vám a vašim kolegom čas a zautomatizuje množstvo úloh, ktoré by si bežne vyžadovali dodatočný dohľad.

Súvisiace: Asana vs. Jira: Čo je lepšie v agilnej metodológii?

5. Skontrolujte svoje procesy a odstráňte duplikáciu

K nadmernému používaniu tabuliek môže dôjsť v dôsledku snahy o organizáciu, ale niekedy to môže zájsť príliš ďaleko. V týchto scenároch môžete v skutočnosti skončiť mikromanažovaním seba alebo svojich kolegov, pričom v skutočnosti vám to uberie čas od dôležitých úloh.

Sledovanie informácií v práci je nevyhnutné pre bezproblémový chod, no občas sa môže stať, že sa budete snažiť sledovať príliš veľa nepotrebných vecí. Zamyslite sa nad svojimi aktuálnymi procesmi a zvážte, či na ne naozaj potrebujete tabuľku.

Podobne používanie tabuľky na zaznamenávanie údajov, ktoré sú už uložené inde, vytvára zbytočnú duplicitu práce a je vysoko neefektívne. Odložte príslušné tabuľky a pracujte zo zdroja.

Tabuľky môžu pracovať proti vám

Pomocou vyššie uvedených tipov budete mať množstvo spôsobov, ako vyčistiť priečinok s tabuľkami a začať pracovať efektívnejšie. Riaďte sa inštinktom, ktoré práce si zaslúžia vyhradené údaje a ktoré možno spravovať inak.

Ak si stále nie ste istí, pozorne sledujte, ako budete v najbližších týždňoch pracovať. Možno si začnete všímať, kde by sa veci dali zefektívniť, a môžete vytvoriť časovo efektívnejší a organizovanejší digitálny priestor.

8 najlepších spôsobov, ako používať aplikácie Google Workspace na riadenie projektov

Aplikácie Google Workspace dokážu splniť väčšinu vašich potrieb projektového manažmentu. Tu sú niektoré z najlepších spôsobov, ako ich použiť.

Prečítajte si ďalej

O autorovi