5 efektívnych tipov na zlepšenie písomnej komunikácie

Čítate si nejaké správy od svojich kolegov, ktoré vás potierajú? Správy nemusia byť urážlivé, ale tón je jednoducho vypnutý. Cítite sa urazení a odráža sa to na vašom vzťahu k nim. Pravdepodobne nemysleli zle, ale použili nesprávny výber slov.

Písomná komunikácia môže smerovať na juh mnohými spôsobmi. Pri zlepšovaní písomnej komunikácie musíte byť uvážliví, aby vaše zámery neboli nesprávne pochopené.

Čo je to písomná komunikácia?

Písomná komunikácia je proces odosielania textových správ a pokynov prostredníctvom listov, správ, manuálov atď.

Písomná komunikácia, ktorá sa používa na odovzdávanie informácií na pracovisku, má často formálny prístup. Je obsiahnutý v oficiálnych dokumentoch, ktoré slúžia ako dôkaz a referenčný bod.

Nový vývoj sa tímu oznamuje písomne. Keď členovia tímu prejavujú neposlušné správanie, dostanú otázku prostredníctvom písomnej komunikácie a odpovedajú rovnakým spôsobom.

Na rozdiel od verbálnej komunikácie, ktorá môže byť zabudnutá, ak nie je zaznamenaná, písomná komunikácia trvá dlho, najmä ak sa s ňou nemanipuluje.

Výzvy písomnej komunikácie

Rovnako ako pri iných formách komunikácie je cieľ písomnej komunikácie zmarený, ak príjemcovia nerozumejú obsahu správy.

Písomná komunikácia má niekoľko háčikov, ktoré by mohli zmeniť význam správy alebo zámer odosielateľa. Poďme sa na niektoré z nich pozrieť.

1. Nedostatok jasnosti

Komunikácia stráca svoju podstatu, keď je zložitá. Výber slov, ktoré používa odosielateľ v písomnej komunikácii, môže príjemcu zmiasť. A keďže odosielateľ nie je k dispozícii, aby veci objasnil, zmätok pretrváva.

Ak sa zamestnanci cítia po prijatí zložitých písomných správ nútení konať, môžu sa dopustiť chýb v dôsledku nepochopenia správ.

Chyby urobené v práci v dôsledku problémov s prehľadnosťou sú pre organizáciu prekážkou, pretože sa plytvá časom a zdrojmi.

2. Časové obmedzenie

Najúčinnejší pracovný postup je ten, ktorý sa neustále pohybuje. Členovia tímu by mali okamžite získať všetky potrebné informácie a použiť ich vo svojej práci. Ale to nie je vždy prípad písomnej komunikácie.

V písomnej komunikácii odosielateľ odošle správu príjemcovi. Namiesto toho, aby dostali okamžitú odpoveď, musia počkať, kým príjemca správu prijme a potom odpovie. Čas strávený medzi tým môže byť v naliehavých situáciách drahý. Škoda mohla byť spôsobená už pred zhromaždením informácií.

3. Nedostatok flexibility

Správa, ktorú ste poslali kolegovi v práci, môže obsahovať nepresné informácie. Možno budete chcieť správu aktualizovať, aby bola prehľadnejšia. Ale keď ste to už odoslali, nemôžete to urobiť.

Musíte napísať ďalšiu správu od začiatku, ktorá sa bude zaoberať dezinformáciami alebo vrátane aktualizácií, ktoré chcete odovzdať. Robiť všetko, čo je stresujúce, najmä keď máte na rukách kopu práce.

4. Oneskorenie v rozhodovaní

Rozhodovanie na pracovisku si vyžaduje určitú rýchlosť. Každý, kto je zapojený do rozhodovacieho procesu, musí byť informovaný o najnovšom vývoji a musí včas poskytnúť svoje vstupy.

Keď je rozhodovací proces koordinovaný s písomnou komunikáciou, čas strávený prijímaním, čítaním a odpovedaním na správu oneskoruje rozhodovací proces. Môžete rozšíriť svoju skupinu rozhodovací proces so správnymi nástrojmi.

5 spôsobov, ako zlepšiť svoju písomnú komunikáciu

Ak chcete vo svojej práci alebo kariére prosperovať, musíte venovať väčšiu pozornosť písomnej komunikácii. A to preto, že takmer každý deň komunikujete s ľuďmi písomne.

Uistenie sa, že rozumejú posolstvám, ktoré im oznamujete, vám pomôže získať požadovanú odpoveď. Vo svetle toho poďme diskutovať o niektorých spôsoboch, ako môžete lepšie komunikovať písomne.

1. Identifikujte Cieľ

Čo sa snažíte dosiahnuť správou? Je dôležité, aby ste to identifikovali na začiatku, aby ste mohli formulovať svoje myšlienky týmto smerom. Môžete k tomu dostať ľudí otvorte a prečítajte si e-maily ľahko s efektívnym písaním.

Písomná správa bez jasného cieľa je ako bežiaci komentár. Budete mať celú stránku obsahu bez toho, aby ste povedali niečo konkrétne. Obsah vašej správy môže byť pre príjemcu zavádzajúci, ak nepoznáte svoj cieľ.

2. Vstúpte do topánok príjemcu

Písomná komunikácia míňa cieľ, ak príjemca nemá potrebné základné informácie alebo kontext, aby porozumel správe, ktorú číta. Ak niekomu napíšete a spomeniete veci, na ktoré zabúda, stratí sa.

Pri vytváraní správy sa vžite do kože čitateľa. Koľko toho o téme vedia? Potrebujú základné informácie alebo kontext?

Pochopenie stavu mysle čitateľa týkajúceho sa predmetu vám tiež pomôže vybrať správne slová a tón na vyjadrenie vašej správy.

3. Zapíšte si nápady

Keď si v duchu urobíte poznámku na napísanie správy, začnite sa na ňu vopred pripravovať zapisovaním myšlienok, ktoré vám prídu na myseľ.

Keďže svoju správu nemôžete ľahko získať od príjemcu, aby ste ju mohli upraviť alebo aktualizovať, zapíšte si všetky body vopred, aby ste ich mohli zahrnúť do správy.

Na tento účel nemusíte nosiť notebook. Aplikácia na písanie poznámok Simplenote uľahčuje vám zapisovanie nápadov do mobilných zariadení na cestách. K svojim poznámkam môžete pristupovať na diaľku, kedykoľvek ich budete potrebovať.

4. Buďte jasní a jednoduchí

Najúčinnejšia písomná komunikácia je jasná a jednoduchá. Teraz nie je čas zapôsobiť na čitateľa veľkými slovami a gramatickými výrazmi.

Existuje tendencia, že budete chcieť pôsobiť ako inteligentný s použitím vymyslených slov, ale to je v písomnej komunikácii kontraproduktívne. Pamätajte, že pri čítaní správy čitateľom nebudete fyzicky prítomní. Nemôžete teda veci objasniť, ak čitateľa mätú.

Ak pracujete na projekte, môžete napíšte vyhlásenie o účele projektu s efektívnou písomnou komunikáciou.

5. Dôkladne upraviť

Čítanie správ s gramatickými chybami a preklepmi je na zahodenie. Ušetrite príjemcovi problémy tým, že svoje správy pred odoslaním dôkladne upravíte.

Odoláva nutkaniu posielať písomné správy v zhone. Nech je to akokoľvek naliehavé, urobte si čas na jeho úpravu. V správach môžu byť zbytočné slová, výrazy a chyby. Ak si ich prejdete ešte raz, pomôže vám to rozpoznať, ale nestane sa to, ak si na to nenájdete čas. Aplikácie ako Gramaticky sú skvelé na úpravu a dolaďovanie vášho písania.

Ak máte povesť odosielateľa správ s chybami, ľudia sa zdráhajú čítať vaše správy. Umožnia vašim správam zotrvať, kým nebudú mať duševnú silu, aby odolali stresu, ktorý im spôsobuje čítanie vášho obsahu.

Efektívne odovzdávanie správ

Verbálne interakcie v práci môžu byť hlučné. Písomná komunikácia pomáha vytvoriť pokoj. Spoluhráči dokážu komunikovať v akejkoľvek situácii bez toho, aby na seba upozorňovali.

Keď je vaša písomná komunikácia jasná a správnym tónom, môžete ľudí prinútiť, aby robili to, čo chcete, bez toho, aby ste museli niečo objasňovať. Vybudujete si tiež povesť toho, kto efektívne komunikuje.

Ako rýchlo napísať efektívny e-mail (4 nástroje AI, ktoré môžete použiť)

Bojujete s písaním e-mailov, aby ste veci zvládli? Tu je niekoľko tipov, ako rýchlejšie písať lepšie e-maily, spolu s niektorými nástrojmi, ktoré môžete použiť.

Prečítajte si ďalej

O autorovi