5 najlepších aplikácií, ktoré môžete použiť na písanie efektívnych rekapitulácií stretnutí

Cítili ste sa niekedy sklamaní, pretože ste si na stretnutí nemohli robiť poznámky o dôležitých detailoch? Môže sa to stať z niekoľkých dôvodov, od prílišnej zaneprázdnenosti až po rozptyľovanie spolupracovníkmi alebo absenciu písacích nástrojov.

Efektívna aplikácia na písanie rekapitulácií stretnutí vám pomôže ľahko zachytiť relevantné informácie na stretnutí.

Čítajte ďalej, keď diskutujeme o spoločných funkciách, na ktoré treba dávať pozor v aplikácii na písanie rekapitulácií stretnutí a identifikácii tých najúčinnejších.

Funkcie aplikácií na písanie rekapitulácií stretnutí

Hlavným účelom aplikácie rekapitulácie stretnutia je robiť si poznámky počas stretnutia pomocou inteligentných zariadení. Po skončení udalosti sa informácie zosumarizujú a uložia do zariadenia, aby pomohli členom tímu držať krok so všetkým, čo sa prerokovalo alebo dohodlo.

Napríklad môžete uskutočniť úvodné stretnutie projektu a zaznamenajte si podrobnosti o stretnutí pomocou efektívneho nástroja na rekapituláciu stretnutí. Väčšina týchto aplikácií sa dodáva s určitými funkciami, ktoré zjednodušujú a sprístupňujú dokumentáciu. Medzi tieto funkcie patrí:

1. Dobré rozhranie

Rozhranie efektívnej aplikácie na rekapituláciu stretnutí je ľahko dostupné bez toho, aby to bolo komplikované. Dobré rozhrania podporujú rýchlu navigáciu pre technicky zdatných aj netechnických znalcov. Keďže písanie schôdzí musí byť rýchle, používatelia by nemali strácať čas hľadaním položiek v aplikácii.

Dobrá aplikácia na rekapituláciu stretnutí je tiež navrhnutá tak, aby vám to umožnila organizovať produktívne virtuálne stretnutia a stále brať na vedomie všetko, o čom sa diskutuje.

2. Správne označenie

Väčšina z týchto aplikácií má správne označenie pre zodpovednosť. Tieto zahŕňajú názov stretnutia, dátum stretnutia, program stretnutia, trvanie stretnutia a miesto stretnutia. Tieto funkcie uľahčujú dokumentáciu nových a existujúcich stretnutí pre rýchle vyhľadávanie.

3. Pridanie členov tímu

Keďže tímy spolupracujú, efektívna aplikácia na písanie rekapitulácií stretnutí umožňuje pridanie viacerých používateľov, ktorí môžu zadávať informácie. Každý, komu bol udelený prístup k dokumentu, môže v prípade potreby prezerať, čítať a meniť schôdzu. Funkcie ako tieto zabraňujú potrebe vytlačiť tlačené kópie posledného stretnutia pre váš tím.

4. Integrácia iných aplikácií

Ďalšou funkciou, ktorú majú niektoré z týchto aplikácií, je ich integrácia s inými aplikáciami na zvýšenie produktivity. Môžete pridať aplikácie ako Zoom, iCal, Kalendár Google a niekoľko ďalších, ktoré poslúžia ako skvelý nástroj na pripomenutie, plán schôdze alebo preplánovanie.

5 aplikácií, ktoré môžete použiť na napísanie efektívnej rekapitulácie stretnutia

Je toho len toľko, koľko si ľudský mozog dokáže zapamätať, najmä s niekoľkými vecami, na ktoré treba myslieť. Používanie správnej aplikácie na rekapituláciu stretnutí pre vaše stretnutia zaisťuje, že žiadne informácie nezostanú vynechané alebo zabudnuté.

Teraz, keď ste si vedomí niektorých funkcií dostupných v aplikáciách rekapitulácie stretnutí, tu je niekoľko, ktoré by ste mohli zvážiť.

Hyperkontext je vytvorený pre spolupracujúce tímy, ktoré sa zaviazali dosahovať stanovené ciele efektívnou komunikáciou na stretnutiach.

Pomocou hyperkontextu môžete sledovať každú minútu stretnutia a prideľovať povinnosti členom tímu ako vedúci tímu alebo manažér. Pomáha tiež pri podpore zdravej konverzácie medzi vami a členmi vášho tímu tým, že navrhuje rôzne otázky súvisiace s agendou vašej schôdze.

Ak ste senior manažér na svojom pracovisku, Hyperkontext vám môže pomôcť preklenúť priepasť medzi vami a zamestnancami, ktorí k vám nemajú priamy prístup. Pomáha lepšie porozumieť novým a vzdialeným zamestnancom, aby si vybudovali produktívny pracovný vzťah.

Máte možnosť integrovať hyperkontext s inými aplikáciami alebo nástrojmi, ako sú Kalendár Google, Slack, Microsoft Teams, Google Meet, Zapier a Outlook.

Cena:

• Základný plán zadarmo.
• Verzia Pro, ktorá účtuje 5,60 USD na osobu mesačne za ročný plán a 7 USD za mesačnú platbu.
• Obchodná verzia, ktorá účtuje 8,80 USD na osobu mesačne za ročný plán a 11 USD za mesačnú platbu.

Beenote je softvér na správu stretnutí vytvorený s ohľadom na riaditeľov, projektových manažérov a členov predstavenstva. Umožňuje vám dokumentovať rôzne fázy stretnutí. To siaha od počiatočnej fázy plánovania, akcie a sledovania.

Aplikácia Beenote vám umožňuje začať aktívnu spoluprácu medzi vami a účastníkmi (zamestnancami) bez fyzického kontaktu. Umožňuje vám tiež zapisovať si poznámky o spolupráci, rozhodnutia a úlohy počas stretnutia, ktoré sa automaticky spoja do vašich zápisníc zo schôdze.

Môžete efektívne monitorovať pokrok členov tímu počas projektu kvôli zodpovednosti.

Cena:

• Platba Beenote závisí od počtu používateľov.
• Platba sa počíta mesačne, ale s ročnou faktúrou.
• Každý balík má bezplatné skúšobné obdobie.

nTask je produktívna aplikácia na riadenie projektov s mnohými funkciami správy tímu vrátane správy schôdzí, správy úloh, riadenia rizík, sledovania času a sledovania problémov.

S nTask môžete plánovať a spravovať stretnutia so svojím tímom bez problémov na cestách, bez potreby prepínania medzi aplikáciami. Môžete opraviť program schôdze, zaznamenávať body diskusie, vytvárať následné akcie a vytvárať opakujúce sa stretnutia.

Súvisiace: Najlepšie vlastnosti nTask pre bezproblémové riadenie projektov

Počas procesu nahrávania umožňuje odhadnúť a zrevidovať zápisnicu zo schôdze pred jej zverejnením. To zaisťuje, že vy a váš tím budete na rovnakej stránke o podrobnostiach stretnutia.

Ďalšou vynikajúcou vlastnosťou nTask je, že vám dáva na výber posielanie zápisníc zo stretnutí e-mailom účastníkom alebo členom tímu, ktorí nie sú súčasťou vašich násteniek nTask.

Cena:

• Má základný bezplatný plán.
• Cena prémiového plánu je 3 doláre mesačne na používateľa.
• Podnikateľský plán je dostupný za 8 USD mesačne na používateľa.

Magic Minutes ponúka platformu, kde si môžete robiť poznámky zo schôdze a rovnako vytvárať úlohy, ktoré možno prideliť členom tímu s naplánovanými dátumami a vysvetleniami.

Programy môžete vytvárať okamžite alebo si ich môžete nastaviť vopred, aby ste zaručili, že vaše stretnutia budú zamerané bez akéhokoľvek rozptyľovania. Do svojich minút môžete jednoducho pridať obrázky alebo snímky obrazovky, aby boli veci zrozumiteľnejšie – pomáha to pri demonštrácii vašich bodov a zachytení momentov relácie na tabuli.

Po stretnutí je možné záznam vašich minút odoslať členom prostredníctvom e-mailu alebo si ho pozrieť priamo na ich palubnej doske pri používaní Magic Minutes. Ak chcete zabezpečiť, aby bol účel stretnutia vynaliezavý, môžete si dohodnúť následné stretnutie. Túto funkciu aktivujete jednoduchým stlačením tlačidla. Všetci členovia budú pozvaní a v prípade potreby si vyžiadate aj správy.

Cena:

• Magic Minutes ponúka účastníkom stretnutia bezplatný plán. Môžu zobrazovať a vykonávať funkcie, ale nemôžu vytvárať ani spúšťať stretnutia.
• Jeho prémiový plán je 12 GBP mesačne na používateľa.
• Jeho tímový plán je 6 £ mesačne na používateľa

Čo robí Meeting Booster jedinečným, je to, že všetko centralizuje do zápisníc zo stretnutí. Ponúka funkcie vyhľadávania a spájania, ktoré vám umožňujú vyhľadávať konkrétne zápisnice zo stretnutí a vyberať si témy, poznámky alebo úlohy. Výsledky potom môžete spojiť do jedného konsolidovaného dokumentu. Vďaka tomu je proces hodnotenia jednoduchý a zvyšuje sa efektivita vašich stretnutí.

Cena:

• Ponúka bezplatnú skúšobnú verziu. Používatelia si potom môžu vybrať platenú možnosť.

Napíšte si efektívne rekapitulácie stretnutí ako referenciu

Stretnutia sú kritické udalosti, pri ktorých sa prijímajú dôležité rozhodnutia a uvádzajú sa plány do pohybu. Je dôležité vziať na vedomie diskutované body ako referenciu. V opačnom prípade môžu členovia tímu neskôr ponúknuť protichodné informácie alebo nápady.

Aby ste sa uistili, že schôdza bude primerane sledovaná, je najlepšie použiť vhodnú aplikáciu na rekapituláciu schôdze, ktorá efektívne zachytí a zosumarizuje relevantné informácie.

7 najlepších aplikácií AI Meeting Assistant, ktoré by ste mali používať

Aplikácie asistenta schôdzí môžu automatizovať úlohy súvisiace so schôdzami a zefektívniť pracovné postupy. Tu sú niektoré z najlepších, ktoré by ste mali vyskúšať.

Prečítajte si ďalej

O autorovi