Ako jednoducho naplánovať projekt pomocou papiera Dropbox

Plánovanie projektu môže byť únavné a zdrvujúce, najmä ak vyžaduje, aby celý váš tím spolupracoval na samostatných úlohách, brainstormingoch a ďalších.

Našťastie existujú technické nástroje, ktoré môžu zjednodušiť proces plánovania projektu. A čo je najlepšie, niektoré z nich sú zadarmo. Dropbox Paper je bezplatný nástroj na vytváranie a úpravu dokumentov, ktorý ponúka Dropbox. Všetko, čo potrebujete, je účet Dropbox.

Plánovanie projektov s papierom Dropbox

Papier pre schránku obsahuje všetky nástroje, ktoré potrebujete na jednoduché a rýchle plánovanie projektov. Môžete napríklad použiť nástroj časovej osi na nastavenie dátumov pre úlohy a do vizualizovať celý svoj projekt.

Môžete tiež vytvoriť zoznamy úloh a označiť konkrétnych členov tímu, ktorí sú zodpovední za jednotlivé úlohy. Najlepšia časť? To všetko môžete urobiť v jedinom dokumente, vďaka čomu budete môcť jednoducho sledovať všetky podrobnosti.

Papier Dropbox je vhodný pre brainstorming

Skôr než sa do toho pustíme, chceme sa podeliť o toto: Pred použitím týchto nástrojov nemusíte mať vypracovaný celý svoj projekt. Tiež možno budete chcieť

dozvedieť sa viac o tom, čo to vlastne Dropbox Paper je.

Je ľahké spolupracovať so svojím tímom na brainstormingu na projektoch, keď ich plánujete. Všetci členovia vášho tímu môžu súčasne prezerať a upravovať dokumenty Dropbox Paper.

Rozvíjanie časových osí pomocou časovej osi projektu

Najprv si vytvorte základnú časovú os projektu. Otvorte nový dokument Dropbox Paper a pomenujte ho podľa svojho projektu. Potom postupujte podľa týchto krokov:

1. V spodnej časti dokumentu uvidíte panel s nástrojmi Dropbox Paper. Vyberte ikonu časovej osi, ktorá vyzerá ako miniatúrny kalendár.
2. Zobrazí sa vaša časová os. Potom vyberte šípku vedľa 2 týždne na výber dĺžky vášho projektu.

Stanovenie míľnikov

Ďalším krokom je nastavenie míľnikov projektu, ktoré má váš tím v priebehu projektu dokončiť. Urobiť tak:

1. Umiestnite kurzor myši na dátum a a Ikona vlajky objaví sa. Vyberte to.
2. Pomenujte svoj míľnik.

Ak zadáte míľnik nesprávne alebo ho jednoducho chcete odstrániť, kliknite na míľnik na časovej osi a vyberte ikonu smetného koša.

Pridávanie do Úloh

So zadanými všetkými míľnikmi budete chcieť prejsť a pridať konkrétne úlohy do dátumu dokončenia. Toto sú úlohy, ktoré musíte splniť, aby ste dosiahli každý míľnik.

1. Umiestnite kurzor myši na prázdne miesto pod každým dátumom, aby sa zobrazila sivá oblasť. Výberom ho otvoríte Okno Nová položka.
2. Zadajte názov svojej úlohy a v prípade potreby pridajte popis úlohy.
3. Priraďte úlohu výberom Priradiť ikonu (telo s kruhom okolo neho).

Ak chcete upozorniť na konkrétne úlohy, môžete ich farebne odlíšiť výberom položky Ikona palety v pravej hornej časti okna. Napríklad úlohy s vysokou prioritou môžete zafarbiť červenou farbou.

Organizovanie úloh pomocou zoznamu úloh

Ak sa chcete vzdať časovej osi, môžete použiť nástroj Zoznam úloh. Alebo môžete použiť zoznam úloh s nástrojom časová os na ďalšiu organizáciu projektových úloh.

Môžete napríklad umiestniť kľúčové míľniky na časovú os a svoje úlohy s dátumami do zoznamu úloh. Po dokončení úloh jednoducho začiarknete políčko vedľa úlohy.

Ak chcete nastaviť zoznam úloh:

1. Vyberte Ikona zoznamu úloh (čo vyzerá ako začiarknutie) na paneli s nástrojmi v spodnej časti obrazovky.
2. Zadajte názov svojej úlohy.
3. Vyberte dátum a zadajte dátum.
4. Ak chcete priradiť úlohu niekomu z vášho tímu, vyberte Priradiť ikonu a zadajte ich meno alebo e-mail.

To je všetko! Ak chcete komentovať konkrétne úlohy, môžete tak urobiť výberom položky Ikona komentára (ktorý vyzerá ako rečová bublina) vedľa úlohy.

Ďalšie funkcie pre plánovanie projektu

Po vyplnení časovej osi projektu a zoznamu úloh ste na dobrej ceste k plánovaniu dokonalého projektu. Ak chcete plánovanie projektu posunúť ešte ďalej, tu sú niektoré ďalšie funkcie, ktoré by mohli byť užitočné.

Označovanie dokumentov

Máte viacero dokumentov pre každý projekt, na ktorom pracujete? To môže byť pre váš tím rýchlo mätúce a frustrujúce. Najjednoduchší spôsob, ako usporiadať svoje projektové dokumenty, je označovanie.

Označenie (#) vám umožňuje umiestniť štítok na vaše dokumenty a súbory, aby ste ich mohli ľahko nájsť pri vyhľadávaní. Označenie dokumentov:

1. Nájdite dokument alebo súbor, ktorý chcete označiť, v Dropboxe a vyberte ho.
2. V okne napravo pridajte značku do Pridajte značku box.
3. Použite značky, ktoré popisujú váš projekt. V tomto príklade by fungovala napríklad #March2022Marketingová kampaň.

Keď chcete nájsť dokumenty s vašimi štítkami, zadajte štítok do vyhľadávacieho panela Dropbox.

Šablóna plánovania projektu

Nechcete vytvárať projekt v Dropboxe od začiatku? Dropbox to zjednodušuje pomocou šablóny plánovania projektu, ktorú nájdete tu.

Jednoducho si vyberte Použiť šablónua šablóna sa otvorí vo vašom účte Dropbox Paper. Táto šablóna obsahuje zoznam úloh a časovú os, ako aj ďalšie informácie, ako napríklad informácie o projekte.

Vyplňte svoje informácie a môžete ísť. Je tiež plne upraviteľný, takže môžete vykonávať zmeny podľa svojich špecifických potrieb.

Ďalším skvelým spôsobom, ako udržať súbory projektu pohromade, je prepojiť tieto súbory s hlavným projektovým dokumentom.

Ak chcete použiť túto funkciu, otvorte dokument plánovania projektu. Potom postupujte podľa týchto krokov:

1. Na paneli s nástrojmi vyberte položku Ikona Vložiť súbory Dropbox, ktorý vyzerá ako otvorená krabica.
2. Pomocou vyhľadávacieho panela nájdite súbor, ktorý chcete vložiť do dokumentu. Môže to byť čokoľvek od zmlúv až po prezentácie. Dokumenty môžete nahrať aj výberom Nahrať súbory.
3. Zvýraznite dokument a vyberte Vyberte si.
4. Súbor, dokument alebo obrázok sa vloží do vášho dokumentu. Môžete tiež kliknúť na súbor, aby ste ho ďalej otvorili a zobrazili na celej obrazovke.

Čo ešte môžete robiť so svojím účtom Dropbox?

Dropbox Paper je skvelý nástroj na všetko od plánovania projektov až po vytváranie dokumentov s kompletnými vizuálmi. Takže, čo ešte môžete robiť so svojím účtom Dropbox? Obloha je limit.

3 jedinečné a kreatívne použitia pre účty Dropbox

Účty Dropbox majú rôzne jedinečné využitie, ktoré si môžete vychutnať s nástrojmi na zdieľanie a nástrojmi tretích strán. Tu je niekoľko na vyskúšanie...

Prečítajte si ďalej

O autorovi