Ako používať zobrazenie tabule v kalendári Microsoft 365

Každý má niekedy problém nájsť informácie, dokonca aj v rámci vlastných súborových systémov a aplikácií. Kalendár v Microsoft 365 pre web obsahuje často prehliadaný nástroj, ktorý vám môže pomôcť.

Zobrazenie tabule vám umožňuje spravovať svoj plán a úlohy na jednom mieste a zároveň mať rýchly prístup k súvisiacim súborom, poznámkam a zapamätaniu si cieľov. Vykonáva mnoho rovnakých úloh súvisiacich s riadením projektov ako Trello a OmniFocus. Ale pre ľudí, ktorí používajú Microsoft 365, môže slúžiť ako organizačná sila.

Ako používať Board View v Microsoft 365

Board View je k dispozícii v Microsoft 365 na webe. Otvorte kalendár programu Outlook a kliknite na čokoľvek vyhliadka používate (deň, týždeň, mesiac). V spodnej časti rozbaľovacej ponuky uvidíte rady.

Kliknite na Predvolené zobrazíte svoj hlavný kalendár a všetky úlohy. Prípadne môžete kliknúť Nová rada na vytvorenie tabule zameranej na konkrétny projekt.

Zobrazenie tabule otvorí plátno, na ktoré sa môžete kliknutím pohybovať. Môžete priblížiť pomocou

Ctrl + ] a von, Ctrl + [. Užitočné je, že Board View má mnoho klávesových skratiek na rýchlu navigáciu.

Po načítaní plátna pravdepodobne uvidíte niekoľko predinštalovaných miniaplikácií. Môžete zmeniť ich veľkosť a presunúť ich po plátne. Ak chcete pridať ďalšie miniaplikácie, kliknite na Pridať na nástenku vľavo hore. V rozbaľovacej ponuke uvidíte nasledujúce miniaplikácie:

• Kalendár
• Poznámka
• Zoznam úloh
• Zbierka
• Cieľ
• Súbor
• Odkaz
• Počasie
• Hodiny
• Osoba
• Miesto

Kliknutím na ktorýkoľvek z týchto widgetov ich pridáte na plátno. Ak chcete odstrániť miniaplikáciu, kliknite na tri bodky na jeho vrchu a vyberte Odstráňte z dosky.

Súvisiace: Najlepšie vylepšenia Trello na maximalizáciu tímovej spolupráce

Každý z miniaplikácií Board View má svoje vlastné využitie na riadenie projektu.

1. Kalendár

Miniaplikácia kalendára sa môže zdať samozrejmá. Môžete zmeniť zobrazenia, aby ste videli svoje celková agenda, pracovný týždeň, týždeň alebo mesiac. Hlbší pohľad odhalí ďalšie možnosti prispôsobenia, ktoré stoja za zmienku.

Nejde len o možnosť vytvoriť kalendár pre konkrétny projekt. Môžete sa prihlásiť na odber kalendára mimo Microsoft 365 prostredníctvom prepojenia alebo nahrať kalendár zo súboru .ics.

Ako súhlas s geograficky rozptýleným charakterom modernej práce je možné pridať medzinárodné sviatky z krajín z celého sveta. Táto mimoriadne užitočná funkcia plánovania znamená, že pracovníci so sídlom v Spojených štátoch už nemusia byť prekvapení, keď zistia, že ich európski kolegovia sú počas ďalšej dovolenky opäť mimo kancelárie!

Môžete tiež pridať kalendáre pre televízne relácie a športy, ktoré sledujete, užitočné pri rozhodovaní o tom, čo by sa oplatilo sledovať.

2. Poznámka

Poznámky vytvorené v zobrazení tabule sa zobrazia aj vo vašom kanáli OneNote. Môžete urobiť základné formátovanie textu v každej poznámke a vložiť obrázok. Je dokonca možné urobiť vašu tabuľu trochu živšou zmenou farby každej noty.

K poznámkam môžete priradiť aj dátum dokončenia. Označte ho ako dokončený alebo odstráňte termín dokončenia, to všetko v zobrazení tabule.

3. Zoznam úloh

Miniaplikácia Zoznam úloh má slúžiť ako centrum, ktoré zobrazuje úlohy uložené v aplikácii Microsoft To Do a poznámky s termínmi. Zoznam úloh sa synchronizuje s To Do, takže môžete vidieť úlohy z danej nástenky v rámci danej aplikácie. Každá tabuľa má svoj vlastný zoznam.

Úlohy, ktoré vytvoríte v zozname Board View v rámci To Do, sa budú synchronizovať s týmto zoznamom úloh, jedným z mála prvkov tohto nástroja, ktoré sú vhodné pre mobilné zariadenia, ako bude uvedené nižšie.

4. Zbierka

Môžete vytvoriť kolekciu na zoskupenie súvisiacich miniaplikácií. To môže byť užitočné najmä vtedy, ak pracujete na projekte s viacerými krokmi alebo dlhým časovým rámcom.

Po umiestnení kolekcie na plátno môžete do nej pretiahnuť ďalšie widgety. Zbierka sa rozširuje, keď pridávate miniaplikácie. Každú kolekciu, ktorú vytvoríte, môžete pomenovať.

5. Cieľ

Táto funkcia je zameraná na to, aby ste sa mohli sústrediť. Ciele môžete pridať na svoje plátno Board View alebo do jednotlivých kolekcií.

Priraďte dátum splatnosti a zobrazí sa odpočítavanie s počtom zostávajúcich dní. Cieľ sa automaticky pridá do vášho kalendára. Môžete tiež zmeniť farbu pozadia každého cieľa.

6. Súbory

Chcete skočiť do konkrétneho súboru? Môžete ho pridať ako miniatúru a odkazovať priamo na plátno alebo kolekciu.

Ide o šetrič v reálnom čase, pretože prekoná klikanie vo OneDrive alebo dokonca vyhľadávanie súboru podľa názvu. Ak spolupracujete s kolegami alebo členmi rodiny, môžete zabezpečiť, aby mali prístup k správnemu súboru umiestnením priamo na plátno.

Tu môžete umiestniť odkaz na plátno. Názov stránky a obrázok sa vytiahnu na tabuľu. Opäť platí, že pomôckou je umiestniť informácie relevantné pre váš projekt na jedno miesto, vďaka čomu je funkcia odkazu príjemná.

8. Počasie a hodiny

Títo dvaja sú skvelí, keď pracujete s medzinárodne rozptýleným tímom. Môžete pridať aktuálne počasie a miestny čas na inom mieste.

Funkcie ako tieto vám môžu v najlepšom prípade poskytnúť kontext o inej osobe a prinajmenšom zabezpečiť, aby ste im nezavolali uprostred noci.

9. Osoba

Chcete túto osobu rýchlo kontaktovať? Ich kontaktné informácie môžete pridať priamo na plátno, takže vás delí len pár kliknutí. Táto funkcia je obzvlášť dobrá, ak vaše projekty zahŕňajú externú podporu, ktorá nie je v adresári spoločnosti.

10. Miesto

Funkcia polohy je tiež dobrá na pochopenie situácie iných ľudí, pretože vám umožňuje ukladať adresy priamo na plátno. Neskôr môžete skopírovať adresu alebo otvoriť trasu na miesto pomocou máp Bing.

Súvisiace: Ako používať PowerPoint Speaker Coach na zlepšenie svojich prezentačných zručností

Na mobile chýba zobrazenie tabule

Board View má množstvo silných funkcií projektového manažmentu. Hlavným úskalím je však nedostatočná mobilná integrácia, aj keď má tento nástroj poskytnúť 360-stupňový pohľad na to, čo musíte urobiť.

Môžete vidieť úlohy zobrazenia na tabuli v úlohách, ciele v kalendári a poznámky vo OneNote. Napriek tomu, že nemáte mobilnú možnosť pre Board View, pôsobí to ako nástroj, ktorý je stále vo vývoji.

Neexistencia silných mobilných schopností pre nástroj, ktorý obsahuje funkcie určovania polohy, zvyšuje tento dojem a vyvoláva určité otázky o záväzku spoločnosti Microsoft udržiavať Board View. Našťastie Microsoft tak rýchlo nezabíja nástroje, na rozdiel od svojho konkurenta Google, ktorý je neslávne známy tým, že začína projekty a potom ich zabíja.

Board View spája všetko dohromady

Board View ponúka pohlcujúci prehľad vašich projektov na jednom mieste. Hoci nedostatok vyhradenej mobilnej aplikácie je frustrujúci, ak používate Microsoft 365 na webe, je to nástroj bohatý na funkcie na správu toho, čo potrebujete urobiť.

5 výhod používania softvéru na riadenie projektov, ktoré šetria čas

Pomocou softvéru na riadenie projektov môžete mať všetko usporiadané na jednom mieste, čím ušetríte čas. Tu sú niektoré z jeho výhod, ktoré šetria čas.

Prečítajte si ďalej

O autorovi