Ako nastaviť míľniky projektu na zvýšenie produktivity

Začať projekt bez míľnikov je ako pracovať celý deň bez prestávok. Okrem toho, že sa vyčerpáte, budete sa aj nudiť.

Projektové míľniky vám dávajú dôvody byť nadšení z vášho projektu, aj keď je koniec ďaleko. Ukazujú vám odmenu za vaše úsilie a inšpirujú vás k tvrdšej práci.

V tomto článku budeme diskutovať o dôležitosti projektových míľnikov a o tom, ako nastaviť efektívne míľniky projektu pre úspech.

Čo je míľnik projektu?

Míľniky projektu sú špecifické body, ktoré označujú, kedy sa v projekte dokončí udalosť, fáza alebo cieľ. Efektívne míľniky vám pomôžu sledovať projekt a veci potrebné na jeho dokončenie.

Projektové míľniky sa vzťahujú na celú životnosť projektu, od začiatku až do konca. Rovnako ako smerovky na ceste vás nútia dokončiť projekt.

Niektoré bežné príklady míľnikov projektu sú schválenie projektu, financovanie projektu a zostavenie členov projektového tímu.

Prečo sú míľniky projektu dôležité?

Míľniky sú piliere úspešného projektu. Bez projektových míľnikov sa váš projekt môže začať zdať únavný alebo nudný. Je to tak najmä pri veľkých projektoch, ktorých realizácia trvá dlho. Projektové míľniky patria medzi veci, ktoré udržujú váš tím motivovaný počas celej cesty.

Tu sú niektoré dôležité míľniky projektu.

1. Efektívna spolupráca

Míľniky v projekte vám pomáhajú delegovať úlohy smerom k odškrtávaniu míľnikov. Namiesto toho, aby členovia tímu zostali nečinní, budú neustále zapojení a budú pozitívne prispievať k projektu.

Tam, kde je, dôjde k zvýšeniu produktivity spolupráca v rámci tímua každý vie, čo musí v každom bode urobiť. Výsledky budú zrejmé na ich výkonoch.

Míľniky, ktoré zahŕňajú testy a kontroly, povzbudia zamestnancov, aby správne zvládli svoje úlohy, aby prešli testom.

2. Udržiavať vysoké štandardy

Aký štandard chcete vo svojom projekte dosiahnuť? Zameranie sa na konkrétny štandard v konečnom výstupe vášho projektu bez míľnikov nie je možné. Je jednoduchšie splniť dohodnuté normy, keď ich meriate pri rôznych míľnikoch.

Uistite sa, že míľniky dosahujú stanovené štandardy predtým, ako ich začiarknete ako dokončené. Nemôžete dosiahnuť stanovené štandardy, keď je kvalita akýchkoľvek míľnikov pod očakávaniami.

3. Robte informované rozhodnutia manažmentu

Pomôže vám v tom nastavenie míľnikov robiť lepšie skupinové rozhodnutia dokončiť svoj projekt včas. Budete poznať kroky, ktoré treba podniknúť, potrebné zdroje a množstvo času, ktorý na projekt potrebujete. Uvedomenie si týchto dôležitých faktorov zníži lenivosť a plytvanie časom.

Váš tím môže pokračovať v projekte aj vo vašej neprítomnosti, pretože vie, že má zdroje na prijímanie správnych rozhodnutí. To tiež zvýši produktivitu a váš tím bude viac orientovaný na akciu.

4. Identifikujte možné výzvy

Efektívny spôsob, ako vyriešiť problém, je identifikovať problém vopred a míľniky vám v tom pomáhajú. Výzvy v rámci vášho projektu môžu predstavovať nedostatočný rozpočet, nedostatok zdrojov alebo členov tímu.

Dokážete rozoznať výzvy, ktoré môžu brániť úspešnému dokončeniu míľnika, a okamžite ich riešiť. Ak tieto výzvy zanedbáte, následky sa môžu objaviť vtedy, keď ich najmenej čakáte.

5. Motivujte tím

Motivácia tímu je základom úspechu projektu. Ako projektový manažér musíte motivovať svoj tím pokračovať v presadzovaní a môžete to urobiť pomocou míľnikov.

Míľniky odhaľujú aktuálnu fázu projektu a povzbudzujú tím, aby vynaložil viac úsilia na jeho dokončenie. Ak chýbajú míľniky, váš tím nemôže merať svoju výkonnosť.

6. Sledujte termíny

Chcete mať kontrolu nad termínmi svojich projektov? Míľniky vám dajú vedieť, kedy musíte začať a dokončiť konkrétnu úlohu. Sledovanie vášho projektu vám to umožní dodržať termín a dokončiť úlohy bez zbytočného tlaku.

Ak nebudete mať svoje termíny pod kontrolou, môže to viesť k nízkej produktivite a nakoniec projekt nedokončíte.

5 tipov na nastavenie efektívnych míľnikov projektu

Pred dokončením míľnikov projektu si musíte byť istí, že sú reálne a dosiahnuteľné. Stanovenie míľnikov, aby ste sa vzrušili, je kontraproduktívne. Budete sklamaní, keď sa vám nepodarí dosiahnuť míľniky, a to ovplyvní váš postoj k celému projektu.

Tu je niekoľko tipov na nastavenie efektívnych míľnikov projektu.

1. Vyberte si správne načasovanie

Mať svoje míľniky príliš blízko pri sebe vytvára falošný pocit pokroku. Rozmiestnite svoje míľniky dostatočne dobre, aby výsledky boli významné pre celý projekt.

Uistite sa, že vaše míľniky sú náročné a trvá vám určitý čas, kým ich dokončíte. Nenechávajte ich však príliš ďaleko od seba, pretože by to mohlo viesť k strate motivácie.

Nie ste si istí, ako umiestniť svoj projekt? Použite nástroj ako napr ProofHub rozdeliť svoj projekt na viacero míľnikov a sledovať čas realizácie.

2. Zamerajte sa na pokrok

Aby boli vaše míľniky efektívne, musíte zabezpečiť, aby vás posunuli o niekoľko krokov bližšie ku koncu vášho projektu. Dobrý míľnik vás presunie z bodu A do bodu B. Ak vás míľnik opustí na rovnakom mieste, nie je progresívny.

Aby boli vaše míľniky progresívne, musíte zabezpečiť, aby sa neprekrývali. Každý míľnik by mal byť nezávislý od iného. Používajte nástroje projektového manažmentu ako napr Brightpod aby sa zabezpečilo, že sa vaše míľniky nebudú prekrývať, aby sa pracovný tok hýbal.

3. Zjednodušte míľniky

Najúčinnejšie míľniky sú jednoduché a ľahko pochopiteľné pre každého v tíme. Ak členovia tímu nerozumejú komponentom míľnika a tomu, ako ho dosiahnuť, budú mať problémy s jeho dosiahnutím.

Môžete využiť nástroje projektového manažmentu ako napr Plánovač míľnikov zjednodušiť vaše míľniky do komplexných častí pre ľahké pochopenie.

4. Vytvorte jednoduchú dostupnosť

Ako projektový manažér by ste vždy mali svojim členom tímu sprístupniť míľniky projektu. Skrytie ktorejkoľvek časti míľnika spôsobí oneskorenie pracovného postupu. Pokiaľ nejde o súkromný projekt, nechajte svoje míľniky otvorené, aby členovia tímu sledovali postup. Budú vyvíjať väčší tlak na dosiahnutie blízkych míľnikov.

Použite nástroj na riadenie projektov, napr Kissflow aby boli míľniky vášho projektu dostupné členom vášho tímu. K vášmu hlavnému panelu projektu môžu kedykoľvek pristupovať na diaľku v jeho cloudovom úložisku.

Míľniky vášho projektu nebudú účinné, ak ich nikto neberie vážne. Nechajte členov svojho tímu pochopiť dôležitosť dosiahnutia každého míľnika tým, že ich budete brať na zodpovednosť.

Ak sa tímu nepodarí dosiahnuť míľnik, niekto alebo skupina ľudí za to musí niesť zodpovednosť. V opačnom prípade sa vaši zamestnanci budú zdráhať vykonávať prácu.

Zostaňte motivovaní vďaka míľnikom projektu

Spokojnosť, ktorá prichádza s úspešným dokončením projektu, je na nezaplatenie. Členovia tímu budú na seba hrdí, že odviedli skvelú prácu.

Míľniky projektu sú indikátory toho, že vy a váš tím ste na správnej ceste. Keď je projekt ťažký a máte chuť skončiť, dosiahnuté míľniky vás budú motivovať pokračovať. Ak dokážete dosiahnuť tieto míľniky, môžete dosiahnuť tie, ktoré sú pred vami.

5 výhod používania softvéru na riadenie projektov, ktoré šetria čas

Pomocou softvéru na riadenie projektov môžete mať všetko usporiadané na jednom mieste, čím ušetríte čas. Tu sú niektoré z jeho výhod, ktoré šetria čas.

Prečítajte si ďalej

O autorovi