Ako číslovať riadky v programe Microsoft Excel

Formátovanie údajov v programe Microsoft Excel môže byť zložité, najmä ak potrebujete upraviť už vyplnenú veľkú množinu údajov. Číslovanie riadkov v Exceli je príkladom takéhoto formátovania.

Ak je množina údajov malá a súvislá, je možné jednoducho očíslovať jej riadky manuálne alebo sekvenciou automatického vypĺňania. Keď je množina údajov veľká a nekonzistentná, niektoré údaje je potrebné pridať alebo odstrániť zo stredu, alebo keď potrebujete filtrovať údaje v konkrétnom stĺpci, číslovanie sa pokazí.

Poďme preskúmať rôzne spôsoby číslovania riadkov konzistentných a nekonzistentných (prázdne riadky) množín údajov v programe Microsoft Excel.

1. Číslovanie riadkov konzistentnej množiny údajov v Exceli pomocou funkcie Fill Handle a Fill Series:

Ak máte konzistentnú množinu údajov bez prázdnych riadkov, najjednoduchší spôsob číslovania riadkov je použitie funkcie Fill Handle alebo Fill Series.

Pre lepšie pochopenie použijeme oba spôsoby číslovania riadkov na množinu údajov zobrazenú nižšie:

Ak chcete očíslovať riadky pomocou funkcie Fill Handle, postupujte takto:

1. Dajte 1, 2 a 3 v bunkách A2, A3 a A4.
2. Vyberte bunky A2 cez A4.
3. A ikona plus sa zobrazí v pravom dolnom rohu poslednej vybratej bunky, keď na ňu umiestnite kurzor myši.
4. Dvojitým kliknutím naň očíslujete všetky súvislé riadky pod ním.

Ak sa teda v množine údajov neobjavia žiadne prázdne riadky, ide o rýchlu metódu číslovania riadkov. Funkcia Fill Handle však nefunguje v týchto dvoch prípadoch:

1. Vždy, keď sa rukoväť naplnenia stretne s nezrovnalosťou (prázdny riadok), automaticky sa zastaví.
2. Ak je vedľajší stĺpec, v ktorom používate Rukoväť výplne, prázdny, nebude fungovať.

Existuje však riešenie, a to manuálne automatické vypĺňanie sekvencie. Týmto spôsobom, aj keď je v množine údajov nekonzistentnosť alebo je priľahlý stĺpec prázdny, stále môžete očíslovať riadky až do konca.

Automatické vypĺňanie je také jednoduché ako potiahnutie pravého dolného rohu vybratých buniek, kde je zobrazené znamienko plus, a jeho predĺženie až na koniec.

Táto metóda však nie je realizovateľná z nasledujúcich dôvodov:

1. Očísluje aj všetky prázdne riadky, ktoré mu prídu do cesty, čo samozrejme nechceme.
2. Manuálne pretiahnutie súboru údajov nadol sa stáva problematickým, ak je súbor údajov rozsiahly.

Prípadne môžete použiť metódu Fill Series, ak nechcete manuálne presúvať sekvencie vo veľkej množine údajov, ale stále chcete údaje automaticky dopĺňať až do konca. Pozrime sa, ako to funguje.

1. Zaznamenajte si celkový počet vyplnených riadkov v množine údajov stlačením CTRL + Koniec.
2. V bunke A2, zadajte 1.
3. Vyberte séria z Vyplňte rozbaľovacia ponuka v Úprava časť Domov tab.
4. Vyberte si Stĺpce v Séria in a Lineárne v Typ.
5. Set Stop hodnota k celkovému počtu vyplnených riadkov a Hodnota kroku do 1.
6. Kliknite OK.

Riadky budú automaticky očíslované až po posledný vyplnený, vrátane prázdnych. Aj keď eliminuje ručné preťahovanie a neprestáva vypĺňať prázdny riadok, nebude fungovať pri vytváraní profesionálnych tabuliek, pretože čísluje prázdne riadky, čo nechceme.

Okrem toho, keďže obe metódy sú statické, ak odstránite riadok a presuniete ho alebo nahradíte, budete ho musieť prečíslovať. Napriek tomu sa obe metódy ľahko používajú a fungujú dobre, keď sú údaje konzistentné.

SÚVISIACE: Ako odstrániť prázdne riadky v Exceli jednoduchým spôsobom

Pozrime sa, ako očíslovať nekonzistentné množiny údajov s prázdnymi riadkami pomocou funkcií COUNTA a IF.

2. Používanie funkcií COUNTA a IF na číslovanie riadkov v nekonzistentnom súbore údajov

Funkcia COUNTA preskakuje prázdne riadky pri postupnom číslovaní vyplnených riadkov. Ak chcete vidieť, ako to funguje, aplikujte to na nekonzistentnú množinu údajov:

1. Zvážte nasledujúci súbor údajov:
2. Do bunky vyplňte nasledujúci vzorec A2:

   =IF(ISBLANK(B2),"",COUNTA($B$2:B2))

3. Pomocou automatického vyplnenia vyplňte zostávajúce bunky nižšie.

Môžete vidieť, že preskočilo prázdne bunky, zatiaľ čo očíslovalo iba vyplnené v poradí. Tu funkcia IF rozhoduje, či je susedná bunka prázdna. Ponecháva riadky prázdne, ak sú susedné bunky prázdne, a spočítajte ich, ak sú vyplnené.

Okrem toho je tento spôsob číslovania riadkov dynamický, takže keď pridáte, nahradíte alebo odstránite riadok, číslovanie sa automaticky aktualizuje.

Čo však v prípade, že potrebujete vyplniť množinu údajov a chcete zachovať čísla riadkov? V tomto prípade nepomôže kombinácia IF a COUNTA a nepomôže ani Fill Handle alebo Fill Series.

Potom môžete použiť iný prístup pomocou funkcie SUBTOTAL na zachovanie číslovania riadkov v údajovom hárku pri filtrovaní údajov.

3. Použitie funkcie SUBTOTAL

Pozrime sa na syntax funkcie SUBTOTAL predtým, ako ju použijeme na množinu údajov.

=SUBTOTAL(číslo_funkcie, rozsah 1, [rozsah 2..])

Rozsah 1 označuje rozsah množiny údajov, kde sa má funkcia použiť. The číslo_funkcie označuje, kde sa v zozname nachádza požadovaná funkcia, ako je uvedené nižšie.

Ak chcete očíslovať riadky pomocou SUBTOTAL, postupujte takto:

1. Choďte do bunky A2.
2. Tam zadajte nasledujúci vzorec:

   =SUBTOTAL(3;B2:$B$2)

3. Ak chcete vyplniť položky v bunkách nižšie, vyplňte postupnosť.

Teraz, ako je uvedené nižšie, keď filtrujete údaje v akomkoľvek inom stĺpci, číslovanie riadkov sa automaticky zmení v správnom poradí.

Porovnanie použitia jednotlivých metód

Stručne zopakujme, kde sú všetky tri metódy užitočné:

1. Pokiaľ máte konzistentné údaje bez prázdnych riadkov, môžete na očíslovanie riadkov použiť funkciu Fill Handle alebo Fill Series.
2. Ak sú údaje nekonzistentné a potrebujete iba očíslovať riadky (bez toho, aby ste ich neskôr filtrovali), môžete použiť druhú metódu kombinácie funkcie COUNTA s funkciou IF.
3. Funkcia SUBTOTAL bude fungovať vždy, keď potrebujete filtrovať údaje pri zachovaní číslovania riadkov.

SÚVISIACE: Ako vložiť viac riadkov do Excelu

Ľahko číslujte riadky v programe Microsoft Excel

Týmto spôsobom, bez ohľadu na to, či sú údaje konzistentné alebo nie, môžete jednoducho očíslovať riadky. Vyberte si spôsob, ktorý najlepšie vyhovuje vašim potrebám.

Okrem týchto troch metód môžete použiť aj funkciu ROW a vytvoriť excelovskú tabuľku na číslovanie riadkov, ale každý z týchto prístupov má svoje obmedzenia.

Je vždy problém spravovať viacero pracovných hárkov s nekonečnými riadkami a stĺpcami? Riadky a stĺpce môžete jednoducho zoskupiť, takže s údajmi sa vám bude ľahšie manipulovať a vaši klienti a kolegovia sa v nich budú ľahšie orientovať. Použite ich vo svojich tabuľkách, aby vyzerali profesionálnejšie.

Ako zoskupiť riadky a stĺpce s obrysmi a medzisúčtami v Exceli

Zistite, ako zoskupiť riadky a stĺpce v Exceli, aby ste používateľom uľahčili prístup k vašim súhrnným prehľadom.

Prečítajte si ďalej

O autorovi