5 tipov na písanie dlhých e-mailov, ktoré si príjemcovia môžu prečítať

Odosielanie dlhých e-mailov vašim klientom a spolupracovníkom je zvyčajne odmietané. Sú však chvíle, keď stačí poslať zdĺhavú aktualizáciu alebo prehľad.

V takom prípade budete chcieť urobiť sebe a príjemcovi láskavosť tým, že sa dostanete priamo k veci a ubezpečíte sa, že sa nebude musieť prehrabávať zdĺhavými odsekmi kvôli informáciám.

V tomto článku vás prevedieme prípadmi, ktoré môžete použiť na to, aby boli vaše dlhšie e-maily čitateľnejšie a ľahšie sa na ne odpovedalo.

1. Na zhrnutie použite odrážky

Jednou z najdôležitejších vecí, ktoré si treba pamätať pri písaní dlhého e-mailu, je, že príjemca si ho pravdepodobne prečíta. Pritom im môžu uniknúť dôležité informácie alebo otázky, pretože toho bolo jednoducho príliš veľa na čítanie.

Pri písaní dlhého e-mailu sa chcete uistiť, že príjemcovi uľahčíte pohľad naň, no napriek tomu nájdete kľúčové informácie – inými slovami, chcete byť presný vo svojich e-mailoch. Týmto spôsobom dostanú informácie, ktoré potrebujú, a vy pravdepodobne dostanete premyslenejšiu odpoveď.

Každý z tipov v tomto článku vám pomôže dosiahnuť prehľadnejší a vecnejší e-mail – najmä pomocou odrážok.

Písanie informácií v bodovej forme neznamená, že nemôžete byť konverzačný. Môžete byť v iných častiach svojho e-mailu, ako je pozdrav a odhlásenie. Zhrnutím informácií do bodov sa však posolstvo dostane rýchlo a efektívne.

Namiesto toho, aby ste zahrnuli každý detail, identifikujte kľúčové informácie zo svojej správy a vyhnite sa rozvláčnosti. Príjemca nepotrebuje hrať každú tému, potrebuje len hlavné body.

2. Pre dôležité body použite tučné písmo

Používanie veľkých písmen v e-maile nie je profesionálne. Môžete však svojho čitateľa prikývnuť správnym smerom jemným tučným písmom. Samozrejme, nechcete to robiť pri všetkom, ale ak existuje určitá informácia, ktorú chcete zabezpečiť, aby sa im zobrazila, napríklad dátum, pripomienka alebo akcia, zvýraznite ju tučným písmom.

Príklad používa tučné písmo len pre nadpisy a dve frázy, pričom obe z nich odosielateľ chce čitateľa podniknúť kroky – vyhľadať ďalšie informácie v zápisnici zo stretnutia a nezabudnúť na a stretnutie. Ak si e-mail prečíta, je pravdepodobnejšie, že upúta jeho pozornosť a zvyšok si môže prečítať kvôli kontextu.

Keďže ide len o jemnú zmenu v texte, je menej pravdepodobné, že príjemca bude mať pocit, že kričíte, ako to môže mať s veľkými písmenami.

3. Rozdeľte e-mail na témy s nadpismi

Pridávanie nadpisov do vašich e-mailov môže znieť ako posielanie románu príjemcovi, ale to neznamená, že pod každým z nich musí byť veľa informácií. Ak to urobíte, jednoducho im to pomôže rýchlejšie prejsť e-mailom, ak existujú určité informácie, ktoré hľadajú, alebo sa na ne potrebujú odvolať neskôr.

Vložením nadpisu tučným písmom a použitím zalomení riadkov medzi jednotlivými časťami môžete medzi jednotlivé časti vložiť medzeru, čím sa uľahčí čítanie – podobne ako v akomkoľvek inom dokumente.

Používanie nadpisov je užitočné, ak máte viacero tém, ktorým sa chcete venovať a ktoré si nevyžadujú samostatné e-maily – napríklad denný prehľad alebo aktualizácie o pokroku.

4. Použite iné formátovanie pre cenové ponuky

Ak potrebujete sprostredkovať informácie presne tak, ako ich napísal niekto iný, vykonajte jemné zmeny vo formátovaní, ktoré vám pomôžu oddeliť ich od vášho vlastného príbehu. Týmto spôsobom nedochádza k zámene, kde končí vaša správa a začína druhá.

Úvodzovky by samozrejme mohli pomôcť, ale ak už máte veľa textu pred a po, vytvorte dlhý odsek, ktorý je menej vhodný na čítanie a náročnejší na získanie informácií na prvý pohľad.

Ďalšia vec, ktorú treba mať na pamäti, pokiaľ ide o formátovanie textu v e-mailoch, možno sa budete chcieť vyhnúť používaniu viacerých písiem a farieb, pretože to môže spôsobiť, že e-mail bude vyzerať neprofesionálne.

5. Uložte si otázky až do konca

Položili ste niekedy e-mailom viacero otázok a dostali ste odpovede možno na polovicu? To sa môže stať aj pri tých najkratších e-mailoch alebo správach.

Pokúste sa uložiť svoje otázky až do konca a udržiavať ich krátke a vecné. Nielenže to čitateľovi pomôže vidieť ich, ale tiež nezabudnú, na čo ste sa ich cestou pýtali, pretože potom už neposkytujete žiadne ďalšie informácie.

A čo viac, môžu vám poslať odpoveď, ktorá jasne odpovie na otázky v poradí, v akom ste ich položili.

Môže to znieť hlúpo, ale myslite na všetky e-maily, texty, správy a digitálne médiá, ktoré sa vám denne prezentujú. Je ľahké nechať sa rozptyľovať preťažením e-mailom alebo nechať jednu informáciu vyniknúť nad druhou.

Extra tip – buďte konkrétni vo svojom predmete

Tento extra tip funguje vo všeobecnosti pre všetky e-maily. Tým, že je konkrétne vo vašom predmete, pomáhate príjemcovi mnohými spôsobmi – bude presne vedieť, o čo ide, môže to uprednostniť a neskôr to môže znova nájsť, ak sa na to bude musieť odvolať.

Môžete napríklad použiť slová ako nasleduj, otázka, pripomienka, aktualizovať, alebo správa aby ste im oznámili typ e-mailu. Ak ide o konkrétne stretnutie alebo projekt, uveďte názov. Ak ide o opakujúci sa e-mail, uveďte dátum.

Odoslanie e-mailu s predmetom nasleduj sám o sebe neznie veľmi klikateľný alebo dôležitý, najmä ak váš príjemca môže mať v doručenej pošte niekoľko ďalších e-mailov s rovnakým názvom.

Môžete dokonca dať ľuďom vedieť v riadku predmetu, ak je vaša správa naliehavá, ale uistite sa, že si to vyhraďte pre záležitosti, ktoré skutočne sú.

Komunikácia je kľúčová

Aj keď niektorí môžu neodporúčať posielať dlhé e-maily, niekedy to jednoducho musíte. Najlepšia vec, ktorú môžete pre svojho príjemcu urobiť, je držať sa veci a zabezpečiť, aby si to mohol prelistovať. Nielenže im to pomôže nájsť informácie, ktoré na začiatku potrebujú, ale tiež im to pomôže neskôr sa na ne znova odvolať.

Keď budete nabudúce potrebovať poslať dlhý e-mail, skúste jeden alebo viacero z týchto tipov a uvidíte, ako to pôjde.

5 tipov a nástrojov na samoúpravu na zlepšenie vášho písania

Mnohí spisovatelia zápasia s procesom úpravy. Ak však chcete vytvárať kvalitný obsah, má zmysel zlepšiť svoje editačné schopnosti. Tu je postup.

Prečítajte si ďalej

O autorovi