4 najlepšie aplikácie zdieľaného kalendára pre váš vzdialený tím

Najproduktívnejšie vzdialené tímy zdieľajú rovnakú víziu, ciele a zámery a navyše kalendár, ktorý im pomáha koordinovať ich dostupnosť, prácu a zostať na správnej ceste.

Vzhľadom na to, že pracujete v rôznych častiach sveta, je dôležité mať jednu základňu, z ktorej všetci uvidíte, čo a kedy treba urobiť. V tomto článku sa budeme zaoberať niektorými najlepšími aplikáciami zdieľaného kalendára pre distribuované tímy.

5 funkcií, ktoré je potrebné zvážiť pri hľadaní aplikácie zdieľaného kalendára

Zdieľaný kalendár je online nástroj, ktorý umožňuje členom distribuovaného tímu zobrazovať a aktualizovať ich plány. Môže to byť užitočné pri koordinácii voľna, pracovného času, stretnutí a termínov projektov.

Pri výbere aplikácie zdieľaného kalendára pre váš vzdialený tím je potrebné hľadať niekoľko kľúčových funkcií:

1. Jednoduchosť použitia: Pridávanie nových digitálnych riešení do vášho pracovného toku môže byť výzvou a zdrojom stresu pre tých, ktorí nie sú technicky zdatní. Najlepšie zdieľané aplikácie kalendára sa ľahko používajú a na učenie sa navigácie nezaberú veľa času. Takže sa budete chcieť uistiť, že aplikácia, ktorú si vyberiete, je užívateľsky prívetivá.
   instagram viewer
2. Kompatibilita: Stavíme sa, že členovia vášho tímu používajú rôzne zariadenia a operačné systémy. Pri výbere aplikácie kalendára pre svoj tím sa uistite, že je kompatibilná so zariadeniami všetkých.
3. integrácia: Najlepšie zdieľané aplikácie kalendára ponúkajú integráciu s inými aplikáciami a službami, ktoré váš tím môže používať. Týmto spôsobom môžete mať všetky svoje stretnutia a pracovné postupy na jednom mieste vyhnúť sa nadmernému používaniu nástrojov na komunikáciu a spoluprácu.
4. Automatická synchronizácia plánov: Jednou zo základných funkcií aplikácie zdieľaného kalendára je možnosť automaticky synchronizovať kalendár s každým vo vašom tíme. Týmto spôsobom sa nemusíte obávať manuálneho zadávania vašej dostupnosti do kalendárov všetkých používateľov. Najlepšie aplikácie sa automaticky synchronizujú so všetkými zariadeniami.
5. Prispôsobenie: Dobrá aplikácia zdieľaného kalendára ponúka určitý stupeň prispôsobenia, takže ju môžete prispôsobiť špecifickým potrebám svojho tímu. Môžete napríklad chcieť pridať poznámky alebo farby k rôznym udalostiam, ktoré vám pomôžu zapamätať si, na čo slúžia.

Teraz, keď máte lepšiu predstavu o tom, čo hľadať v aplikácii zdieľaného kalendára, poďme sa pozrieť na niektoré z najlepších možností pre váš vzdialený tím.

4 najlepšie aplikácie zdieľaného kalendára pre vzdialené tímy

Toto je ľahké rozhodnutie, ak ho chcete využiť Google Workspace ekosystém produktívnych aplikácií a služieb. Kalendár Google je veľmi užívateľsky prívetivý a je ľahké pridávať nové udalosti alebo pozývať členov tímu na tie existujúce. Môžete tiež vytvárať opakujúce sa udalosti, takže ich nemusíte zakaždým zadávať ručne.

Kalendár Google udržuje váš tím v synchronizácii tým, že vám umožňuje kontrolovať a poznať plán každého na prvý pohľad. Keďže je už integrovaný do vášho účtu Gmail, môžete ho použiť na naplánovanie videokonferencie Google Meet, získať prístup k informáciám zo svojho Disku Google, odoslať rýchlu textovú správu a spolupracovať s členmi tímu v službe Google Chat a viac.

Kalendár Google je spoľahlivá možnosť, najmä ak hľadáte jednoduchosť a širokú škálu integrácií.

Stiahnuť ▼: Kalendár Google pre Android | iOS (Zadarmo, k dispozícii podnikateľský účet)

TimeTree je užívateľsky prívetivý zdieľaný kalendár s krásnym a intuitívnym rozhraním. Je to všestranný nástroj, ktorý vám umožní spravovať vaše osobné, pracovné alebo rodinné plány na jednom mieste.

TimeTree je skvelý pre tímovú spoluprácu, pretože ponúka množstvo funkcií, ako napríklad možnosť zdieľať kalendáre s ostatnými, pridávať udalosti a úlohy, prispôsobovať upozornenia a ďalšie. Má tiež funkciu poznámky, ktorá vám a vašim vzdialeným kolegom pomôže zapamätať si základné detaily alebo naplánovať nadchádzajúce projekty.

Všetko, čo musíte začať, je zaregistrovať si účet TimeTree a potom pozvať členov svojho tímu, aby sa pripojili. Má tiež mobilnú verziu, vďaka ktorej budete mať prehľad aj na cestách.

Stiahnuť ▼: TimeTree pre Android | iOS (Zadarmo)

Toggl Plan je robustný a užívateľsky prívetivý nástroj na správu projektov, ktorý ponúka funkciu zdieľaného kalendára. Je to vynikajúci nástroj pre malé a stredné podniky alebo tímy, ktoré potrebujú riadiť viacero projektov a úloh.

Zdieľaný kalendár Toggl Plan vám umožňuje vidieť všetky udalosti a úlohy vášho tímu, aby ste lepšie pochopili, čo a kedy musíte urobiť. Môžete tiež vytvárať nové úlohy, prideľovať úlohy členom tímu, nastavovať termíny a podobne. Okrem toho môžete vytvárať rôzne tímy a pozývať členov na spoluprácu.

Tento nástroj vám umožňuje pridávať prílohy, komentáre a poznámky k úlohám, vďaka čomu je ideálny pre spoločnú prácu. Plán Toggl môžete tiež integrovať s ďalšími populárnymi nástrojmi, ako sú Slack, Toggl a Calendar.

Toggl Plan je vynikajúcou voľbou, ak hľadáte nástroj na riadenie projektov so vstavaným zdieľaným kalendárom.

Stiahnuť ▼: Toggl plán pre Android | iOS (bezplatná skúšobná verzia, k dispozícii je prémiová verzia)

Calendly je vynikajúci nástroj na správu vlastného rozvrhu ako aj koordinácia s ostatnými. Má čisté a intuitívne rozhranie, ktoré uľahčuje zobrazenie nadchádzajúce udalosti a plánovanie nových. Taktiež ponúka celý rad funkcií, ako napr Predvoľby dostupnosti, ktorá vám umožňuje prispôsobiť, kedy chcete byť kontaktovaní.

Tento nástroj má tiež a Plánovanie tímu funkcia, ktorá vám umožní ušetriť čas pri manuálnych a nadbytočných úlohách, ako je priraďovanie schôdzí, zisťovanie časov schôdzí a ďalšie. Keď si každý prispôsobí svoje predvoľby dostupnosti, Calendly automaticky vygeneruje plán stretnutí, ktorý bude vyhovovať všetkým. Stále sa však môžete rozhodnúť odosielať prieskumy schôdze, aby ste zúžili najvhodnejší čas pre všetkých.

Calendly sa integruje s ďalšími populárnymi aplikáciami zdieľaného kalendára, ako sú Kalendár Google, iCal, Outlook, aby sme vymenovali aspoň niektoré, a krížovo kontroluje plány, aby sa zabránilo dvojitým rezerváciám. Má tiež mobilnú aplikáciu, ktorá vám umožní spravovať svoj plán na cestách.

Stiahnuť ▼: Momentálne pre Android | iOS (K dispozícii je bezplatná, prémiová verzia)

Získajte svoj distribuovaný tím na rovnakej stránke so zdieľaným kalendárom

Či už sa rozhodnete pre aplikáciu zdieľaného kalendára, ktorá je súčasťou rozsiahlejšieho balíka nástrojov, alebo all-in-one nástroj na riadenie projektov s funkciou kalendára, v tomto sa určite nájde niečo pre vás zoznam.

Aj keď je ťažké vybrať jednu cez druhú, pretože to závisí od vašich konkrétnych potrieb, všetky tieto aplikácie sú skvelými možnosťami, ktoré vám umožnia lepšie si spravovať čas a plánovať.

Ako produktívne pracovať so vzdialeným tímom vo viacerých časových pásmach

Prečítajte si ďalej

O autorovi