Ako sledovať svoje úlohy pomocou Backlog in Notion

Udržiavanie denného zoznamu úloh je skvelý spôsob, ako mať prehľad o svojich úlohách, ale nikdy nebudete mať pocit, že robíte pokroky, ak budete pridávať položky, keď sa objavia. Môžete tomu zabrániť pomocou backlogu.

V tomto článku vám vysvetlíme, čo to je a ako si ho môžete vytvoriť v Notion.

Čo je to nevybavené veci?

Nevybavená položka je hlavný zoznam vašich úloh, ktoré nie sú naliehavé alebo aktuálne. Keď sa dozviete o novej úlohe, zapíšete si ju do svojho nevybaveného zoznamu, namiesto toho, aby ste si ju zapísali do svojho aktuálneho zoznamu úloh alebo ju hneď priradili k dátumu.

Hlavnou výhodou používania nevybavených úloh je, že na úlohu nezabudnete, no nová úloha vás tiež nerozptyľuje, pretože viete, že sa k nej dostanete neskôr. Na pomoc môžete použiť aj tento hlavný zoznam alebo sériu z nich dostať svoj zoznam úloh späť na správnu cestu ak sa cítite trochu neorganizovane.

Keď si vytvoríte svoj backlog, budete naň odkazovať pri písaní svojho denného zoznamu úloh, presúvaní položiek na základe priority alebo podľa vlastného uváženia.

Udržiavanie nevybavených úloh vám navyše poskytuje čas na zváženie dôležitosti úlohy, a nie na jej okamžité vykonanie, pretože ste nadšení alebo znepokojení. Niekedy sa môže stať, že úloha, ktorá sa momentálne javí ako skvelý nápad, môže byť ľahkovážna.

Výber medzi kontrolným zoznamom alebo databázou v predstave

Existuje mnoho spôsobov, ako môžete urobiť nevybavené veci v Notion. Prácu zvládnete dokonca rýchlo vytvorením novej stránky a pridaním zoznamu s odrážkami. Pri každodennej zaneprázdnenosti však môže byť ľahké zabudnúť na detaily.

Zahrnutie niekoľkých výziev na ďalšie poznámky vám určite pomôže neskôr, keď budete odkazovať na svoje nevybavené veci. Navyše, Notion má k dispozícii všetky druhy skvelých funkcií – tak prečo ich nevyužiť? V tomto príklade vám ukážeme, ako vytvoriť nevybavené položky pomocou databázy tabuliek.

Pri sledovaní premýšľajte o tom, ako by ste ho prispôsobili, aby vyhovoval vášmu pracovnému postupu – a ak ste v Notion nováčikom, možno budete chcieť prečítajte si o používaní databáz aby pochopili, aké sú univerzálne.

Ako vytvoriť koncept nevybavených vecí

Ak chcete začať s nevybavenými úlohami, vytvorte novú stránku výberom možnosti v ľavom dolnom rohu a zadaním názvu. Pre túto stránku nebudete potrebovať šablónu. Stlačte tlačidlo Zadajte na klávesnici, aby ste mohli pracovať bez nej, a teraz ste v textovom editore.

V editore stlačte lomku, aby ste vyvolali ponuku príkazov a začnite písať tabuľky. Nájdite a vyberte Tabuľkový pohľad a potom Nová databáza v spodnej časti Vyberte zdroj údajov Ponuka.

Vaša nová tabuľka sa zobrazí s a názov a Tagy stĺpec. Odstráňte stĺpec "Značky" kliknutím na jeho názov a výberom Odstrániť vlastnosť.

Stĺpec Názov, ktorý si chcete ponechať. Tu zahrniete názov svojej úlohy – ktorá sa stane vlastnou stránkou, ak potrebujete pridať ďalšie poznámky o projekte.

Na vytvorenie Priorita kliknite na symbol pridať v pravom hornom rohu tabuľky. Zadajte názov do poľa nižšie Upraviť vlastníctvo a pod Typ vybrať si Vyberte.

Teraz ste pripravení na výber možností ponuky. V stĺpci Priorita kliknite do bunky a zadajte nízka. Zobrazí sa výzva na vytvorenie nízka ako možnosť, keď to urobíte.

Táto možnosť sa teraz zobrazí v zozname, kde môžete kliknutím na tri bodky zmeniť jej farbu. Opakujte s ostatnými možnosťami a všetkými ďalšími možnosťami, ktoré chcete pridať.

Pre Časová os a kto sa pýta pridajte nový stĺpec, ako ste to urobili so stĺpcom Priorita, ale vyberte si Text ako typ nehnuteľnosti.

Môžete tiež použiť a Dátum vlastnosť pre stĺpec Časová os. Pomocou textového poľa však môžete zadať voľnejšie časové harmonogramy, napríklad budúci mesiac, ASAP alebo kedykoľvek, takže si nemusíte robiť starosti s priraďovaním presného dátumu pri zapisovaní poznámok.

"Kto sa pýta?" Tento stĺpec tiež pomáha určiť prioritu položky a pripomína vám, komu sa zodpovedáte, čo nemusí byť potrebné, ak ide o osobný zoznam úloh.

Majte na pamäti, že to môžete prispôsobiť ľubovoľným spôsobom. Ďalšie návrhy pre vaše nevybavené veci môžu byť a Odkaz stĺpec, ak často potrebujete kontrolovať odkazy, a Súbory a médiá stĺpec, ak potrebujete odkazovať na prílohy alebo poznámky, alebo a Vytvorený čas Ak chcete rýchly spôsob, ako skontrolovať, kedy ste vytvorili úlohu.

Pri vytváraní stĺpcov myslite len na typy informácií, na ktoré sa pri práci často potrebujete odvolávať. Aby ste predišli preplneniu vášho stola, kliknutím na stránku úlohy môžete vyplniť ďalšie informácie.

Ako presunúť úlohy v poňatí

Keď ste pripravení prevziať úlohu zo svojho nevybaveného zoznamu, môžete ju presunúť do svojho aktuálneho zoznamu úloh dvoma spôsobmi. Jedným zo spôsobov je kliknúť pravým tlačidlom myši na riadok a vybrať Presunúť do. Odtiaľ si vyberiete stránku zo zoznamu možností a presunie sa. Nájdete ho v spodnej časti stránky, kde ho môžete presunúť myšou kamkoľvek chcete.

Iný spôsob, ako presunúť položky z nevybavených úloh, je presunúť ich priamo zo stola do bočného panela, pričom umiestnite kurzor myši na stránku, na ktorú ich chcete umiestniť. Rovnako ako prvá metóda sa zobrazí aj v spodnej časti stránky.

Ak pre svoj zoznam úloh používate databázu a vlastnosti sa zhodujú, informácie sa po presunutí úlohy na miesto zobrazia rovnako.

Počet úloh, ktoré presuniete, je na vás, ak však hľadáte návrh, metóda Ivy Lee používa šesť úloh denne. Dôležité je zapamätať si, aby ste sa vyhli hromadeniu ďalších položiek do zoznamu, keď ste všetko zaškrtli.

Skráťte svoj denný zoznam úloh s nápadom

Nevybavené položky vám pomôžu udržiavať váš denný zoznam úloh organizovaný a aktuálny. Ak použijete jeden z nich, môžete byť pri výbere svojich úloh cielenejší a môžete si viesť kratší denný zoznam bez toho, aby ste mali pocit, že na niečo zabúdate.

Prečo to neskúsiť so svojím aktuálnym zoznamom úloh, aby ste zistili, či vám to vyhovuje?

Ako načrtnúť pracovný tok v predstave

Prečítajte si ďalej

O autorovi