Ako efektívnejšie používať aplikácie na odosielanie správ na pracovisku

Aplikácie na odosielanie správ nepochybne zmenili spôsob, akým komunikujeme na pracovisku, najmä počas náš prechod na prácu na diaľku a preč od e-mailu, ktorý bol na to de facto komunikačným nástrojom dlhý.

Napriek mnohým funkciám zvyšujúcim produktivitu, ktoré mnohé z týchto aplikácií ponúkajú, môžeme tiež tvrdiť, že majú tendenciu robiť opak.

Zabíjajú aplikácie na odosielanie správ vašu produktivitu? Alebo možno je to tým, ako ich používate? Poďme sa ponoriť hlbšie.

5 rôznych spôsobov, ako môžu aplikácie na odosielanie správ na pracovisku obmedziť vašu produktivitu

1. Prebytok informácií

Ako keby preťaženie e-mailom nebol dosť veľký problém, teraz musíte zápasiť s neustálym prúdom správ vo vašich chatovacích aplikáciách, ktoré sa z veľkej časti stali novými schránkami. Rovnako ako všetky nevyžiadané e-maily vo vašej doručenej pošte, nie každá správa vo vašich chatovacích aplikáciách stojí za vašu pozornosť.

Pravdepodobne ste sa ocitli v kanáli Slack, v ktorom ste nemali byť, alebo v kanáli preplnenom príliš veľa účastníkov alebo máte kolegov, ktorí diskutujú o najnovších klebetách celebrít v kanáli určenom na prácu problémy.

Výsledkom je preťaženie informáciami, ktoré môže byť rovnako vyčerpávajúce ako preplnená e-mailová schránka, čo vedie k únave z rozhodovania, stresu a v konečnom dôsledku k zníženiu produktivity.

2. Dôležité informácie sa strácajú

Jedným z vedľajších účinkov preťaženia informáciami je, že niektoré dôležité informácie sa stratia pri náhodnom miešaní. Ak sa vám nepodarí osvojiť si správne procesy, informácie súvisiace s prácou sa môžu rýchlo pochovať pod hromadou rečí o vodnom chladiči alebo diskusií mimo témy.

Väčšinu svojho pracovného dňa strávite preosievaním sa cez more správ z jedného kanála alebo komunikačnej aplikácie do druhého v nádeji, že nájdete tú kritickú informáciu, ktorú potrebujete. To môže byť cvičenie v márnosti a obrovské plytvanie časom na pracovisku.

3. Príliš veľa komunikačných aplikácií

Aký nástroj internej komunikácie používate na komunikáciu so vzdialenými kolegami? Microsoft Teams? Slack? Email? WhatsApp?

Možno kombinácia všetkého vyššie uvedeného?

Pri hľadaní najnovšej a najviac funkciami nabitej aplikácie na odosielanie správ na pracovisku ste si ich možno nainštalovali príliš veľa, čo sa môže rýchlo zmeniť na nočnú moru produktivity.

Ak počas dňa neustále skáčete z jednej aplikácie do druhej, strácate čas a trieštite svoju pozornosť, takže je ťažké sústrediť sa na akúkoľvek úlohu.

To znamená, že možno budete chcieť nájsť spôsoby vyhnúť sa nadmernému používaniu aplikácií na komunikáciu a spoluprácu na vašom pracovisku.

4. Ste „vždy zapnutý“

Neustála konektivita a očakávania, že budete kedykoľvek k dispozícii, aby ste mohli reagovať na správy, sa na dnešnom pracovisku stali normou. Avšak táto kultúra byť vždy „on“ a pracovať mimo hraníc tradičnej pracovnej doby môže viesť k niekoľkým nežiaducim následkom.

Po prvé, pracovať dlhšie hodiny nemusí nevyhnutne znamenať vyššiu produktivitu. V skutočnosti má často opačný efekt. Ak sa pristihnete, že pracujete dlho do noci alebo cez víkendy, pravdepodobne rýchlo vyhoríte, čo povedie k zníženiu kvality práce a výkonu.

Nejde však len o váš profesionálny život, ale aj váš osobný život môže rýchlo začať trpieť. Je málo času na relaxáciu a omladenie, keď ste stále „na“, čo vedie k psychickým a fyzickým zdravotným problémom.

5. Nikdy nekončiace upozornenia

V snahe byť viac pripojení v nádeji na zvýšenie vašej produktivity ste sa možno neúmyselne zaregistrovali na odber nekonečného prúdu upozornení z vašich chatovacích aplikácií. Na prvý pohľad sa tieto malé červené vyskakovacie okná môžu zdať neškodné, ale rýchlo sa môžu stať obrovským rozptýlením a neúmyselne viesť prepínaniu kontextu a zníženej produktivite.

Niekedy stačí vidieť tie červené vyskakovacie okná (aj keď si správy neprečítate), aby ste stratili pozornosť a narušili tok.

Čo teda môžete urobiť, aby ste sa vyhli týmto pasciam produktivity?

Najlepšie stratégie na dosiahnutie produktívnej komunikácie na pracovisku

1. Prijmite asynchrónnu komunikáciu

Príliš veľký dôraz na okamžité reakcie a komunikáciu v reálnom čase, najmä keď členovia tímu pracujú v rôznych časových pásmach, môže spôsobiť viac škody ako úžitku.

Namiesto toho, aby ste očakávali (alebo ešte horšie, požadovali) okamžité odpovede, objímte sa asynchrónna komunikácia. Tento komunikačný štýl vám umožňuje odpovedať na správy vo svojom vlastnom čase, čím znižuje prerušenia a umožňuje vám sústrediť sa na dôležitejšie úlohy.

Keď nájdete novú, nemusíte vždy do svojho arzenálu pridávať ďalšiu komunikačnú aplikáciu. Všetkým vo vašom tíme chvíľu trvá, kým si na nový nástroj zvyknú, takže je často lepšie zostať len pri tom, čo máte, najmä keď už ponúka funkcie, ktoré potrebujete.

Namiesto prihlasovania sa do ďalšej aplikácie si nájdite čas na vyhodnotenie svojich existujúcich nástrojov, aby ste zistili, či ich môžete integrovať s inými aplikáciami, ktoré používate, aby ste zefektívnili svoj pracovný postup. Týmto spôsobom nebudete musieť tak často prepínať aplikácie a môžete sa vyhnúť súvisiacim stratám produktivity.

3. Vytvorte internú Wiki

An interná wiki je centrálnym úložiskom vedomostí a informácií vášho tímu. Je to skvelý spôsob, ako mať všetky dôležité informácie usporiadané a dostupné na jednom mieste.

Wiki môže pomôcť znížiť potrebu neustálej komunikácie tým, že členom tímu uľahčuje hľadanie odpovedí na ich otázky. Môžete tiež využiť svoju internú wiki na vytvorenie komunikačnej príručky so svojím tímom na dokumentáciu osvedčených postupov a celopodnikových smerníc.

To môže zahŕňať čokoľvek od toho, ako a kedy použiť špecifické nástroje, až po definovanie toho, čo považujete za „naliehavú“ komunikáciu, a ideálny čas odozvy.

Spôsob, akým používate nástroje na komunikáciu a spoluprácu, môže výrazne ovplyvniť vašu produktivitu. Ak vás neustále vyrušujú upozornenia, skúste si prispôsobiť nastavenia tak, aby vás čo najmenej rozptyľovali.

Môžete napríklad vypnúť upozornenia pre konkrétne kanály alebo konverzácie, nastaviť hodiny režimu Nerušiť alebo dokonca upozornenia úplne odložiť počas naplánovaného času zamerania. Prispôsobením nástrojov tak, aby lepšie vyhovovali vašim potrebám, môžete získať späť kontrolu nad svojou produktivitou.

Okrem toho, ak používate Slack, môžete pridať Rozšírenie @Must-Read do vášho pracovného priestoru, aby ste zabezpečili, že naliehavé správy budú vždy viditeľné. Táto aplikácia Slack vám umožňuje označiť konkrétne správy ako povinné čítanie a členovia tímu budú mať všetky svoje kritické správy v jednej dávke, aby nestrácali čas listovaním v histórii chatu.

Používajte svoje aplikácie na odosielanie správ správnym spôsobom na maximalizáciu produktivity

Zatiaľ čo chatovacie aplikácie môžu byť skvelým spôsobom, ako zvýšiť produktivitu, môžu tiež značne rozptyľovať, ak sa nepoužívajú správne. Môžeme konštatovať, že to závisí predovšetkým od toho, ako tieto nástroje používate.

Dodržiavaním vyššie uvedených stratégií môžete prevziať kontrolu nad svojou produktivitou a vyhnúť sa týmto nástrahám produktivity.

Ako prekonať preťaženie spolupráce na vašom pracovisku

Prečítajte si ďalej

O autorovi