Ako vyjadriť bežné sťažnosti na pracovisku v profesionálnych e-mailoch

Ak ste niekedy pracovali v kancelárii, poznáte výzvy, ktoré prináša veľa rôznych ľudí. Častým problémom je strach konfrontovať problémových spolupracovníkov a zastaviť ich správanie, no môžete sa vyjadriť profesionálne, či už ste zamestnanec alebo manažér.

Jedným z najjednoduchších spôsobov je vložiť svoje myšlienky do e-mailu. Túto záležitosť rozoberieme na príkladoch bežných sťažností na pracovisku. Naučte sa najkonštruktívnejšie spôsoby, ako ich povedať, a ďalšie e-mailové triky, ktoré vám môžu pomôcť.

1. Stále čakám, kým túto úlohu dokončíte

Nie každý pracuje rovnakým tempom, ale je problém, keď jeden človek zastaví tímový projekt. Ak vaša úloha závisí od toho, či váš spolupracovník odošle svoje vlastné, môžete ho podnietiť k akcii niekoľkými slovami v e-maile.

Tu je niekoľko profesionálnych spôsobov, ako pristupovať k tejto sťažnosti a vyjadriť ju, ktoré môžete prispôsobiť svojim okolnostiam:

• Musíme zlepšiť náš pracovný postup, aby sme nezaostali za plánom. Je (dátum a čas) pre vás dobrý termín? Potom môžem dodržať termín (dátum a čas).
instagram viewer
• Potrebujete pomôcť s touto úlohou? Projekt musíme dokončiť včas, preto (meno spolupracovníka) ponúkol pomoc s akýmikoľvek problémami na vašej strane.

Cieľom nie je uraziť svojho kolegu, ale stanoviť ciele a riešenia a zároveň dať jasne najavo, že ste obaja súčasťou tímu s aktívnym záujmom dotiahnuť veci do konca.

Uistite sa, že ich zhromaždíte čo najviac tipy na dodržiavanie termínov a dokončovanie úloh ako len vieš. Ľuďom bude ľahšie radiť podľa potreby.

2. Termín je zajtra

Tu je ďalšia bežná sťažnosť, ktorú môžete mať vo vnútri. Ak to váš kolega aj napriek niekoľkým pripomienkam príliš blízko, môžete ho motivovať v e-maile bez toho, aby ste stratili nervy.

Dôvod, prečo ich kontaktujete, je naliehavý, takže riešenia, ktoré ponúkate, si vyžadujú určitú priamosť, hoci len preto, aby váš spolupracovník bral veci vážne.

Vyskúšajte tieto alternatívy:

• Projekt by mal byť dokončený zajtra, ale stále existuje niekoľko nedostatkov. Urobme dnes popoludní videokonferenciu s tímom, aby sme prediskutovali riešenia.
• Vedenie očakáva projekt zajtra. Ak je nepravdepodobné, že by ste termín dodržali, mohli by ste vysvetliť prečo v správe, ktorú môžeme predložiť so všetkým ostatným?

Aj keď e-maily predstavujú jednoduchší spôsob, ako vyjadriť zložité myšlienky, nemajú rovnaký vplyv ako osobné diskutovanie o problémoch. Keď sa teda pokúšate zmeniť niekoho zlé návyky pracovného toku, váš e-mail musí byť jednoduchý a inteligentný, aby ste upútali jeho pozornosť.

3. Prestaňte prokrastinovať

Rovnaký konštruktívny prístup je najlepší pre všetky vaše sťažnosti na pracovisku, podané pokojným a neutrálnym jazykom. Koniec koncov, prokrastinujúci spolupracovník môže zaťažiť pracovný tok podniku, ale nie vždy to robí, pretože je lenivý.

Pozrite sa, či ich nerozptyľuje príliš veľa alebo či nie sú zavalení úlohami. Nájdite problém a podľa toho prispôsobte svoj e-mail pomocou riešení a stimulov. Inšpirujte sa týmito príkladmi:

• Kancelária môže pôsobiť rušivo. Ak je pre vás ťažké sústrediť sa na prácu, porozprávajte sa o zmenách a o tom, aké ciele vám môžeme stanoviť.
• Na konci týždňa si prejdeme všetky dokončené a zostávajúce úlohy, aby sme budúci týždeň mohli využiť produktívnejšie.

4. Nemám čas robiť všetky tieto úlohy

Vaša stratégia písania e-mailov by sa mala mierne zmeniť, keď sa snažíte chrániť pred vyhorením. Ide o to, aby ste ukázali, že poznáte svoje povinnosti, ako ich uprednostňujete a za čo nenesiete zodpovednosť.

Slušne si stanovte hranice a vo svojich e-mailoch použite výrazy, ako sú tieto:

• S touto úlohou vám rád pomôžem. Nevadilo by vám počkať, kým dokončím svoje súčasné úlohy? Sú splatné skôr.
• Žiaľ, ak prijmem ešte nejaké úlohy, budem potrebovať nadčasy. Mohli by ste to prejsť (meno výkonného pracovníka) a prediskutovať, ako by to fungovalo?

Ak vaše pracovisko používa softvér na správu tímu, môže byť jednoduchšie zdieľať celý váš rozvrh. Môžete tiež organizovať svoje úlohy v ásane, napríklad, aby boli dôležité úlohy jasne viditeľné, vrátane ich termínov a spolupracovníkov.

5. nepracujem pre teba

Dominantní spolupracovníci môžu zaviesť svoje správanie príliš ďaleko a očakávať, že budete skákať, keď vám zavolajú alebo od nich prijmete prácu navyše. Toto je ďalšia situácia, ktorá zúfalo potrebuje hranice.

Pred prijatím vážnejších opatrení sa skúste s kolegom porozprávať prostredníctvom dobre zostaveného e-mailu. Malo by to byť zdvorilé, ale pevné, pretože vytvára rovnaké postavenie na pracovisku. Tu je niekoľko formulácií na vyskúšanie:

• Je mi ľúto, že vaše pracovné vyťaženie je zdrvujúce. Nebudem vám môcť pomôcť kvôli svojim vlastným povinnostiam, ale ak sa obrátite na svojho manažéra, mohli by ste vypracovať udržateľnejší plán.
• Ďakujem, že ste na mňa mysleli kvôli tejto práci, ale viac sa hodí na iné oddelenie. Ak budú mať čas, môžu s vami spolupracovať.

6. Prestaňte hovoriť o ľuďoch

Konkurencia na pracovisku je nevyhnutná. Žiaľ, kolegov to núti vyniknúť, aj keď to znamená prerušovať rozhovory, aby ponúkli svoje vlastné myšlienky. Niektorí ľudia tiež prerušujú nevedome a neuvedomujú si, že je to nepríjemné.

Existujú diplomatické spôsoby, ako ich povzbudiť, aby prestali s týmto správaním. Keďže to možno robia pre pozornosť, apelujte na túto ich stranu vo svojom e-maile a zároveň povzbudzujte myslenie tímového hráča.

Skúste niečo ako tieto výrazy:

• Často prispievate hodnotnými nápadmi. Zaznamenáva sa váš proaktívny prístup k hľadaniu riešení. Každý zamestnanec je pre spoločnosť rovnako dôležitý a my radi počúvame hlas každého na pracovisku.
• Tento projekt si vyžaduje tímové úsilie a tiež jasnú komunikáciu. Na zabezpečenie hladkej spolupráce musí mať každý, kto prispieva do diskusie, rovnakú šancu hovoriť.

Ak sa snažíte riadiť tímový projekt s ľuďmi, ktorí majú tendenciu sa medzi sebou rozprávať, môžete si v skupinovom e-maile nastaviť základné pravidlá. Nájsť tipy, ktoré zlepšujú písomnú komunikáciu a použiť ich na vytvorenie priateľského, ale produktívneho prostredia.

7. Prestaňte mi písať mimo práce

Kontaktuje vás kolega alebo váš šéf vo voľnom čase? Toto je bežný problém, ktorý zvyčajne zahŕňa posielanie textových správ. Je to obzvlášť nepríjemné, keď nie ste tak oboznámení alebo keď sa chcú porozprávať o obchode, zatiaľ čo vy potrebujete relaxovať.

Ak ignorovanie týchto ľudí nefunguje alebo zachádzajú príliš ďaleko, najlepším riešením je poslať im e-mail s vysvetlením vášho postoja. Posolstvo by malo zdôrazniť dôležitosť profesionálnych hraníc a najmä vášho voľného času.

Pozrite sa na tieto možnosti a zistite, ako ich môžete prispôsobiť svojim potrebám:

• Uvedomte si, že nemusím byť k dispozícii na rozhovor po pracovnej dobe z dôvodu osobných záležitostí. Keď som späť v kancelárii, rád preberiem pracovné záležitosti.
• Akokoľvek je pre mňa moja práca dôležitá, trpí, ak nevyužijem svoj voľný čas naplno. Preto dúfam, že oceníte moju potrebu vyhradiť si komunikáciu súvisiacu s prácou na úradné hodiny.

8. Nehovor takto

Spolupracovníci často zabúdajú, že sú v profesionálnom prostredí a môžu povedať nesprávne veci alebo sa dostať do nevhodných rozhovorov. Toto správanie môže veľmi rýchlo znepríjemniť pracovný priestor.

Takéto problémy musíte riešiť skôr, ako spôsobia trenie a eskalujú. Ak nemôžete vziať svojich kolegov bokom na mieste, rýchly e-mail vám môže pomôcť.

Vezmite nápady z nasledujúcich výrazov:

• Aj keď si veľmi ceníme priateľskú spoluprácu, existujú témy rozhovorov, ktoré by mali zostať mimo pracoviska. Pomôžte nám zachovať pokojné prostredie a vyhýbajte sa diskusiám (citlivé témy).
• Dnes došlo k interakcii, ktorá znepríjemnila zamestnancov. Prosím, snažte sa zachovať profesionálny prístup a podporovať priateľskú tímovú prácu.

Môže byť užitočné špecifikovať, čo bolo povedané, aby váš spolupracovník presne vedel, čomu sa má v budúcnosti vyhnúť. Zvážte tiež zostavenie webovej stránky alebo dokumentu s podrobnými informáciami o nežiaducich témach a správaní, ktoré potom môžete priložiť alebo prepojiť vo svojom e-maile.

Všeobecné tipy na písanie e-mailov na riešenie problémov na pracovisku

E-maily môžu byť vaším najlepším priateľom, pokiaľ ide o riešenie zložitých situácií v kancelárii bez toho, aby ste museli čeliť zamestnancom tvárou v tvár.

Tu je niekoľko ďalších tipov, ktoré treba mať na pamäti, vďaka ktorým môže byť proces efektívnejší.

• Vyvážte negativitu e-mailu pozitívnymi bodmi, aby ste podporili zlepšenie.
• Uistite sa, že váš formálny jazyk nezakrýva to, čo sa snažíte povedať.
• Buďte jasní a struční – neoceniteľné, keď písanie dlhých emailov.
• E-maily si uschovajte pre budúce použitie pre prípad, že sa situácia nezlepší.

Buďte pripravení riešiť rôzne výzvy na pracovisku

Tímy neustále čelia problémom, najmä v strese. Či už ide o fyzické alebo digitálne prostredie, či ste šéf alebo zamestnanec, stojí za to poznať najlepšie spôsoby, ako zmeniť návyky k lepšiemu.

Diplomacia prostredníctvom e-mailu je správna stratégia, pokiaľ sťažnosti vyjadrujete jasne a profesionálne. Neprehliadnite však ďalšie zdroje, ako sú digitálne nástroje navrhnuté na uľahčenie tímovej práce.

5 nástrojov na prekonanie problémov vzdialenej tímovej komunikácie

Prečítajte si ďalej

O autorovi