Ako nastaviť opakujúcu sa automatickú odpoveď v službe Gmail

Pravdepodobne poznáte odpoveď Gmail v neprítomnosti. Je to automatický e-mail, ktorý si môžete zapnúť vždy, keď idete na dovolenku. Informuje vašich priateľov a kolegov, že nie ste pri počítači, a keď sa vrátite, odpoviete im.

Akokoľvek je táto funkcia užitočná, niekedy nestačí. Napríklad, ak máte počas týždňa bežný deň voľna, možno budete chcieť, aby sa v tento deň vždy spúšťalo upozornenie na neprítomnosť.

Aj keď to Gmail nedokáže sám o sebe, existujú dva ďalšie spôsoby, ako dosiahnuť tento automaticky sa opakujúci e-mail.

Pre svoj e-mail mimo kancelárie použite aplikáciu Auto Reply Pro

Prvou možnosťou je doplnok Google Marketplace s názvom Automatická odpoveď Pro. Hoci je to platená funkcia, má aj bezplatnú úroveň, ktorá vám umožňuje posielať 50 automatických e-mailov mesačne. Ak vaša doručená pošta nezvykne mať takú návštevnosť, môže to byť pre vás ideálne riešenie.

Pri konfigurácii postupujte podľa týchto krokov:

1. Nainštalujte aplikáciu a pripojte ju k požadovanému účtu Gmail.
2. Vo svojom účte Gmail stlačte tlačidlo
   instagram viewer
   Automatická odpoveď Pro ikonu na pravej strane obrazovky. Vyzerá to ako modrá, hranatá šťastná tvár.
3. V okne, ktoré sa objaví, kliknite Začať.
4. Kliknite Pridať / spravovať pravidlá v aplikácii. Tým sa otvorí nové okno.
5. Stlačte tlačidlo Preskočiť aby ste pristáli na domovskej obrazovke aplikácie.
6. Kliknite na ľavú stranu Automatická odpoveďa v ponuke, ktorá sa otvorí, kliknite na Pridať nové mimo kancelárie.
7. Pomenujte pravidlo a kliknite Ďalšie.
8. Na tejto obrazovke si môžete vybrať podmienky. Napríklad iba e-maily s určitou témou alebo od konkrétnych príjemcov. Keďže to chceme posielať na všetky e-maily, nič sme neoznačili a stlačili Ďalšie.
9. Marka Povoliť iba pre konkrétny dátum a čas.
10. Tu môžete nastaviť, kedy sa bude e-mail odosielať. Je to však trochu ošemetné. Môžeš si vybrať PovoliťDenne, ktorá odošle e-mail každý deň v konkrétne hodiny (napríklad v čase obeda a po práci).
11. Ak chcete zablokovať celý deň, musíte si vybrať Povoliť pre udalosti kalendára. Tu máte dve možnosti. Buď si vyberiete svoj bežný kalendár a pravidelne si v ňom blokujete dni voľna, alebo si vytvoríte nový kalendár, venovaný práve blokovaniu voľných dní. Majte na pamäti, že ak si vyberiete prvú možnosť, e-mail bude odoslaný vždy, keď máte udalosť, aj keď nie v deň voľna.
12. Po zasiahnutí Ďalšie, kliknite Pridať novú akciu>Vytvoriť a odoslať nový e-mail (v novom vlákne).
13. Tu si konečne môžete prispôsobiť svoj e-mail. Pridajte obsah, stlačte Ďalšie nastavenia pošty nastaviť Predmet a akékoľvek iné prispôsobenie, ktoré chcete. Po dokončení kliknite Vytvorte odpoveď mimo kancelárie v spodnej časti obrazovky.

To je všetko, všetko je pripravené. Ak ste trochu zmätení v tom, ako nastaviť kalendár, aby fungoval s automatickou odpoveďou, prečítajte si viac o ako blokovať čas v kalendári Google. Môžete tiež nastaviť určený pracovný čas ak máte účet cez organizáciu.

Ako nastaviť bežnú automatickú odpoveď so Zapierom

Ďalšou dobrou možnosťou nastavenia opakujúcej sa automatickej odpovede je Zapier. Táto možnosť vyžaduje platené predplatné; pre niektorých to však môže stáť za to. Je oveľa flexibilnejší a umožňuje vám automatizovať mnohé časti vašich pracovných postupov, nielen e-maily.

Takto vytvoríte neprítomnosť po registrácii do služby:

Vytvorte nový spúšťač

Ak chcete, aby sa lopta rozbehla, musíte Zapierovi povedať, kedy chcete, aby sa akcia uskutočnila. Toto sa nazýva spúšťač.

1. Kliknite Vytvorte Zap v ľavej hornej časti domovskej obrazovky.
2. Vyzdvihnúť Gmail ako Spúšť pre Zap.
3. Z rozbaľovacej ponuky pod Spúšťacia udalosť, vyberte si nový email a stlačte ďalej.
4. Prihláste sa do svojho účtu Gmail, povoľte prístup a po dokončení stlačte ďalej.
5. Vyberte priečinok, na ktorý to chcete použiť. Zvyčajne stačí odoslať automatickú odpoveď do vašej doručenej pošty. Ak však máte filter, kde nové e-maily smerujú priamo do rôznych štítkov, možno budete chcieť vybrať aj tie. Predvolená možnosť je pre všetky e-maily. Stlačte tlačidlo ďalej.
6. Stlačte tlačidlo Testovací spúšťač aby ste sa uistili, že pripojenie funguje a ďalej.

Použiť filter

Ďalej musíte zabezpečiť, aby Zapier neposielal odpoveď na každý nový e-mail, ale iba na tie, ktoré boli odoslané v konkrétny deň. A Filter pomáha to nastaviť.

1. Pod Akcia, vyberte si Filter.
2. Pod Pokračujte len vtedy, ak…, vyberte z rozbaľovacích ponúk Dátum>(Text) Začína na a do posledného poľa napíšte tri písmená dňa, kedy chcete, aby bola odoslaná. V našom príklade uvádzame So alebo Ne, vrátane celého víkendu.
3. Po otestovaní filtra softvérom stlačte Zavrieťa potom + pridať akciu.

Nastavte si svoj respondér

Je čas konečne nastaviť vašu e-mailovú odpoveď a prinútiť toto dieťa pracovať.

1. Vyzdvihnúť Gmail opäť ako tvoj Udalosť aplikácie.
2. Vyberte si E-mail odoslaný ako tvoj Akčná udalosť a stlačte ďalej.
3. Keďže ste sa už do svojho účtu prihlásili, stačí si ho teraz vybrať z ponuky a pokračovať.
4. Na tejto obrazovke si môžete prispôsobiť svoj e-mail podľa svojich predstáv. Povinné sú dve polia Predmet a Telo. Pridali sme aj náš bežný podpis, aby sme vyzerali profesionálnejšie.
5. Znova, po zásahu ďalej, môžete e-mail otestovať, aby ste sa uistili, že v Gmaile vyzerá dobre. Skontroluj svoje Odoslané priečinok, aby ste zistili, či ho schvaľujete.
6. Ak ste s výsledkom spokojní, kliknite Zapnite Zap.

Naučte sa užívať si automatizáciu

Možnosť odosielania opakovanej správy o neprítomnosti môže byť mimoriadne užitočná pre živnostníkov a malé podniky. Nechcete byť pripútaní k svojmu počítaču, a to pomáha zaistiť, že sa k nim vaši klienti v určitom okamihu vrátia.

Pomocou týchto dvoch aplikácií môžete automatizovať aj ďalšie procesy a e-maily, aby ste si z dlhodobého hľadiska uľahčili život. Čoskoro zistíte, že keď raz vyskúšate automatizáciu, ľahko sa stanete závislým.

Najlepšie nástroje automatizácie, ktoré umožnia nezávislým pracovníkom získať späť svoj čas

Prečítajte si ďalej

O autorovi