Ako znížiť počet stretnutí na pracovisku pomocou dokumentácie pracovného toku Tango

Zasahujú do vášho dňa stretnutia v reálnom čase? Tieto interakcie môžu zbytočne zaberať váš plán, keď pracujete na diaľku. Samozrejme, niektoré stretnutia sú cenné a nikdy by sme sa nehádali inak.

Ak ste sa však niekedy dostali na koniec videohovoru a považovali ste to za stratu času alebo ešte horšie, ak by ste si urobili viac poznámok, budete radi, že existuje alternatíva: dokumentácia pracovného toku Tango nástroj.

Ako stretnutia v reálnom čase znižujú produktivitu?

Nástroje pre videokonferencie sa stali štandardom v kultúrach práce na diaľku. Softvér ako Zoom, Microsoft Teams a Google Meet sú neoddeliteľnou súčasťou udržiavania pripojených a zapojených distribuovaných tímov. Ale fungujú? Výskum naznačuje opak.

Štúdia na pracovisku, "Prieskum webovej kamery: vyčerpaný alebo zaujatý?“, sa zameral na negatívny vplyv používania softvéru na videokonferencie. Pocítilo to 49 % americkej pracovnej sily, teda 32 miliónov ľudí Vyhorenie zoomu v dôsledku zvýšeného počtu stretnutí v kombinácii s tlakom na používanie webovej kamery.

Ani návrat do práce po videohovore nie je jednoduchý. Fortune Keď schôdza rozdelí váš pracovný postup, obnovenie zamerania trvá 25 minút.

A Stanfordská štúdia odhaľuje, že tretina pracovníkov nemá minimálnu referenčnú hodnotu 90 % pripojenia na internet, ktorá je potrebná na účasť na virtuálnych stretnutiach. To môže spôsobiť stres pre zamestnancov, ktorí nedokážu efektívne spolupracovať so svojimi spoluhráčmi.

Ako dokumentácia pracovného toku zmierňuje tlak na videokonferencie?

Možno si hovoríte: „Keby existovala iná cesta“. A tu vstupuje do hry nástroj na dokumentáciu pracovného toku Tango. Tango je bezplatné rozšírenie prehliadača Chrome, ktoré vytvára dokumentáciu pracovného toku vrátane pokynov a sprievodcov.

Dokumentácia pracovného toku nie je vhodnou náhradou všetkých virtuálnych stretnutí. Ale ak ste zapojení do interakcií v reálnom čase tam, kde to potrebujete zdieľajte svoju obrazovku počas stretnutia so zoomom alebo vysvetlite proces svojim spoluhráčom, potom je Tango fantastickou alternatívou na použitie asynchrónne.

Pomocou rozšírenia prehliadača si zaznamenáte pracovný postup na pracovnej ploche a prejdete presnými akciami, ktoré musíte vykonať. Softvér vytvorí podrobný súhrn týchto akcií, ktorý môžete exportovať a zdieľať so svojím publikom. Skontrolujú to asynchrónne vo svojom vlastnom čase, bez stresu z pokusu naplánovať si s vami stretnutie v reálnom čase.

Aký typ stretnutí odstraňuje tango?

Tango je vynikajúcou alternatívou k nasledujúcim typom stretnutí:

1. Prihlásenie

Vytvorte dokumentáciu pracovného toku Tango, ktorá vašim novým zamestnancom ukáže, ako sa orientovať vo vašich systémoch. Budete poskytovať poznámky o všetkom od prvého prihlásenia do aplikácií až po prispôsobenie ich ovládacieho panela. Očakávajte menej problémov so začiatkami a plynulejší proces zaraďovania vďaka konzistentnej dokumentácii.

2. Návody na školenie

Tango môže tiež vytvoriť internú školiacu dokumentáciu, ktorá sa bude uchovávať v zdieľanom zdroji pre vašich zamestnancov.

Príklad: ak potrebujete naučiť svoj tím, ako používať nový dátový nástroj, použite Tango na vytvorenie sprievodcu krok za krokom. Môžete tiež predviesť osvedčené pracovné postupy a ako používať aktualizované funkcie produktu.

3. Ukážky produktov

Ak máte úžasný produkt SaaS, o ktorý sa môžete podeliť so svojimi zákazníkmi, Tango vám zjednoduší ukážku, ako presne ho používať. Zahrňte túto dokumentáciu pracovného toku do prípadových štúdií a zdieľajte ju ako súčasť svojej prezentácie.

4. Predajné ponuky

Ak posielate chladné oznámenia potenciálnym klientom alebo partnerom, už viete, že prinútiť príjemcu, aby otvoril váš e-mail, je boj sám o sebe. Keď si však prečítajú vašu správu, nebudú môcť odolať a pozrieť si rýchlu ukážku ako súčasť vašej prezentácie.

Ako vytvoriť dokumentáciu bez stretnutí pomocou tanga

Ste pripravení začať? Prvým krokom je prihlásiť sa na a bezplatný účet Tangoa potom si nainštalujte rozšírenie prehliadača Tango Chrome.

1. Nainštalujte si rozšírenie prehliadača Tango Chrome

Stiahnite si Tango z Internetový obchod Google Chrome. Potom pripnite rozšírenie tak, že prejdete na panel prehliadača a kliknete na Puzzle kus. Nájdite rozšírenie Tango a kliknutím na špendlík ho uložte do prehliadača.

2. Zachyťte svoj pracovný postup pomocou tanga

Prejdite na kartu, kde chcete začať zaznamenávať svoj pracovný postup, a kliknite na špendlík Tango na paneli prehliadača. Stlačte veľké fialové tlačidlo a začnite zaznamenávať svoj pracovný postup, keď ste pripravení, a potom prejdite krokmi, ktoré chcete zaznamenať.

Tango bude pracovať na pozadí, aby zachytil snímky obrazovky a automaticky vygeneroval popisy vášho pracovného postupu. Potrebujete vykonať úpravy?

Pomocou ovládača pracovného toku v ľavom dolnom rohu obrazovky pozastavte a obnovte pracovný postup, dokončite ho alebo ho zahoďte, ak ste s prvým záberom spokojní. Keď budete spokojní, dokončite svoj projekt stlačením zeleného začiarknutia.

3. Upravte svoj pracovný postup Tango

Na obrazovke editora Tango uvidíte svoj automaticky vygenerovaný pracovný postup. Ak chcete poskytnúť ďalší kontext, skúste pridať text, vytvoriť alebo odstrániť kroky, odovzdať ďalšie snímky obrazovky alebo zmeniť usporiadanie krokov, ak chcete.

Obávate sa, že citlivé informácie budú viditeľné? Inovujte na edíciu Tango Pro za 16 dolárov mesačne a môžete použiť obe Živé rozostrenie režim alebo Rozmazať v editore obrázkov, keď prechádzate zachyteným pracovným postupom.

Potrebujete venovať niečomu extra pozornosť? Kliknutím na pridajte užitočné šípky alebo políčka Komentovať.

4. Zdieľajte svoju dokumentáciu pracovného toku

Posledným krokom pri vytváraní profesionálnej dokumentácie pracovného toku je jej export a zdieľanie. Kroky sú rovnaké, či už ho chcete distribuovať svojmu šéfovi, spoluhráčom alebo klientom, alebo ho dokonca zverejniť na sociálnych sieťach alebo na svojej webovej stránke.

Stlačte tlačidlo Zdieľať a exportovať v pravom hornom rohu a vyberte nasledujúce možnosti:

• zdieľam: pridanie e-mailu s oprávneniami čitateľa (alebo editora s verziou Pro)
• Magická kópia: prilepte odkaz do Dokumentov Google, Notion, Confluence atď. alebo do čohokoľvek, čo podporuje HTML.
• Stiahnuť ▼: exportujte svoj pracovný postup ako PDF.
• Vložiť: skopírujte verejný kód na vloženie a vložte ho do svojho obľúbeného nástroja.

Pivot from Conferencing to Capturing

Keď sa nabudúce budete pripravovať na videohovor na diaľku, opýtajte sa sami seba, či svoje publikum prevediete postupnými procesmi. Ak je to tak, budete mať úžitok z vytvorenia dokumentácie pracovného toku namiesto toho, aby ste sa pokúšali vysvetliť svoje akcie v živom hovore.

Použite Tango ako základný asynchrónny komunikačný nástroj vo svojom arzenáli produktivity na zachytenie vášho pracovného toku a distribúciu podľa potreby.

4 najlepšie nástroje asynchrónnej videokomunikácie pre vzdialené tímy

Prečítajte si ďalej